7 måter å automatisere hele virksomheten din ved hjelp av elektroniske verktøy

Å drive en bedrift kan bli hektisk på grunn av alle aspekter som går inn i den. Det kan være tidkrevende; og tiden er penger. Og hvis du ikke vil bli overveldet med det ekstra ansvaret, må du ansette ekstra interne ansatte, som vil koste enda mer penger.

Du kan lindre noe av det ekstra stresset ved å automatisere firmaet ditt slik at du kan fokusere på de viktigste oppgaveinntektene. Oppført nedenfor er noen måter som kan hjelpe deg med å gjøre virksomheten mer effektiv og effektiv.

1. Sette opp virksomheten din

Når du automatiserer virksomheten din, bør du se på måter å gjøre forretningsfunksjonene mer effektive. Hvilke rutiner vil du forbedre? Hvilke oppgaver er repetitive, og kan sped opp ved å automatisere? Dokumentere hvor mye tid og penger det egentlig tar å utføre disse oppgavene uten å automatisere, i motsetning til automatisering, for å se hvor effektive resultatene dine er.

Du kan bruke batchbehandling-gruppering aktiviteter sammen for å gjøre dem alle samtidig - noe som kan spare deg tid i stedet for å ha det spredt ut gjennom dagen. Du kan batchprosess e-post, regning betalinger, sosiale medier interaksjon, og lagerbestilling. Reklame

Å ha et positivt tenkemåte kan også forbedre virksomheten din ved å jobbe for å se hvor det kan gjøres forbedringer i stedet for bare å avgjøre for de nåværende prosessene dine. Du bør alltid prøve å finne måter å forbedre bedriften din og sikre optimal effektivitet.

2. Online markedsføring

I denne alderen, hvor teknologi og sosiale medier regler, bør du finne måter å utnytte dette i bedriftens favør. Du vet at det å være kjent med firmaet ditt er viktig, men også veldig tidkrevende.

For å gjøre dette effektivt kan du bruke batchbehandling sammen med andre elektroniske verktøy. Populære e-postmarkedsføringsverktøy inkluderer AWeber, Vision6 og Mail Chimp. E-postmarkedsføring kan holde folk oppmerksomme på forretningsaktivitetene dine, som du kan automatisere ved å opprette auto responders. En planlagt rekkefølge av e-postmeldinger sendes ut automatisk. Dette vil holde kundene dine engasjert i så lenge du har satt opp.

Mange bedrifter bruker også blogging og sosiale medier til å engasjere kunder og holde folk oppmerksomme på deres aktiviteter. Du kan knytte både blogger og sosiale medier, og planlegger innlegg til de eksakte datoene og tider du vil at de skal publisere. Du kan koble kontoene ved hjelp av Jetpack, og deretter bruke verktøy - for eksempel Hootsuite - for å automatisere din sosiale medier-tilstedeværelse. Med Hootsuite kan du få tilgang til alle sosiale medier-kontoer fra ett sted. Reklame

3. Admin og Office

Mye kjedelig arbeid kan gå inn i administrasjonen og kontoret, og dette kan virkelig senke et selskap ned. Det er imidlertid mange elektroniske verktøy som kan hjelpe til med å automatisere disse oppgavene. Evernote er et populært program som kan hjelpe din bedrift til å holde notater, oppgavebehandling, kontoer, kontaktlogger, etc., organisert. Det finnes også verktøy som kan koble hundrevis av webapplikasjoner til ett sted, for eksempel Herolocity; som kan håndtere avtaler, online bestillinger, fakturering, telefonsystemer, og alt som holder deg tilbake fra kjøreinntekter - gratis. Du kan til og med automatisere dataoppføring for dine kvitteringer.

Med selskaper som Shoebox, kan du sende alle dine kvitteringer til dem. Shoebox vil skanne alle kvitteringene og deretter sende den til Evernote, og du trenger ikke å bekymre deg for å måtte gjøre datainngang internt. Det finnes også verktøy for å hjelpe med filoppbevaring som gjør at du kan sikkerhetskopiere, og til og med dele filer. Boks og Dropbox kan brukes gratis, men du kan velge flere avanserte funksjoner når bedriften trenger utvidelse.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

4. Kunder og kontakter

Bruk verktøy som kontaktskjema 7 slik at folk kan kontakte bedriften din via nettstedet ditt 24/7. Du kan til og med trekke svar slik at de når den riktige personen. Du bør også inkludere en FAQ på nettstedet ditt for å redusere behovet for at kundene skal kontakte deg direkte.

Vurdere spørsmålene og problemene som ofte blir spurt, og så har svaret lagt ut på nettstedet ditt, for å redusere antall forespørsler som sendes. Sammen med en FAQ kan et billettsystem, som for eksempel Zen Desk, benyttes, slik at du kan organisere og administrere problemer som kunden din har. Reklame

Du kan også bruke programvareverktøy som kan hjelpe deg med kundeforholdsstyring. Etter hvert som bedriften din utvider, vil du ha flere kunder som trenger å være tilbøyelig til. Med CRMS, som Salesforce, kan du gi kundene den oppmerksomheten de trenger, automatisere salgstrakten din og merker varme ledninger automatisk.

5. Oppgaver og prosjekter

En annen nyttig måte å automatisere virksomheten på er å bruke oppgave- og prosjektverktøy. Det finnes nettsteder som Trello, som lar deg tilordne forskjellige brukere bestemte oppgaver, samtidig som du lar deg merke, legge ved filer og angi frister.

Hver oppgave kan brytes ned i en sjekkliste. Du kan også bruke administrasjonsverktøy som Asana og Do, som lar deg overvåke dine forretningsoppgaver.

6. Salg, inventar og kontoer

Du kan lindre deg selv fra dine interne regnskapsoppgaver, ved å automatisere virksomheten din. Xero er et populært verktøy som lar deg enkelt logge inn og ta vare på fakturering og lønn, samtidig som du lar regnskapsføreren logge inn for å fikse eventuelle feil du har gjort. Reklame

Programvaren oppdateres hele tiden, og siden den er i skyen, kan du få tilgang til den fra hvor som helst. Sammen med regnskapsoppgaver kan du også automatisere pengeproduserende aspekter ved din bedrift ved å ha en handlekurv og online bestilling. Med nettsteder som woo-handel-kunder kan bestille når de vil, og du kan tjene penger 24/7.

Med alle pengene som kommer til å gå inn og ut av firmaet ditt, kan du også budsjett online også. Programvare - for eksempel du trenger et budsjett - lar deg vite nøyaktig hvor pengene dine går, slik at du ikke feilaktig overfører, noe som kan være et stort problem med små bedrifter.

7. Personale

Dine ansatte legger så mye verdi i bedriften din, men ansettelsesprosessen kan bli tidkrevende. For å hjelpe med dette kan du bruke programvare som Recruiterbox-som kan hjelpe med å spore og svare på søkere, administrere jobbsøkinger og tillate deg å tildele brukere til ulike deler av rekrutteringsprosessen.

Etter å ha ansatt nye ansatte, må du få dem til å gå gjennom opplæring. Dette tar ekstra tid og penger, men med dagens teknologi kan du tilby opplæring av nettvideoer, lyd, veiledninger - med passordbeskyttelse for å sikre at bare dine ansatte har tilgang til det.

Gjennom nettstedet ditt kan du organisere ulike treningsseksjoner i henhold til ulike typer ansatte. Etter å ha ansatt og trent, må du roster for å holde oversikt over alle dine ansatte og de forskjellige skiftene jobbet. En programvare som kan hjelpe deg med å administrere dette, er FindMyShift, som lar deg håndtere ting som lunsj, ferie og mye mer. Dette vil redusere stresset ditt og gjøre det enklere å administrere dine ansatte.