5 alternativer til tidsavbruddsmøter

Ingen liker møter. Vel, ikke “ingen” - den eldre mannen med skjegget som ingen synes å vite personlig som kommer til hvert møte? Han liker møter, fordi han får en gratis doughnut og en lur. Men bortsett fra ham ser de fleste mennesker på møter som altfor uproduktiv og tidkrevende å være likbare. Nødvendig, noen ganger, men ikke likbar.

Det er mange grunner til at møter kan kaste bort mer tid enn de er verdt. Selvfølgelig kan møter være uplanlagt, uten en agenda (eller verre, med en uklar agenda) og ingen reelle mål i tankene. Møter kan ofte også bli slagmarken for intra-office politikk, med alliansens tid bortkastet mens kontoret Alpha og Beta brystet tuller på hverandre.

Andre måter møter sløsingstid har å gjøre med faktorer utenfor møtet. De forstyrrer hva du jobbet med på den tiden, uansett hvilken strømningsstil du kanskje har vært i. Det er alltid noen viktige som kjører sent, tvinger alle til å avkjøle sine hæler venter, eller å starte og så kaste bort tiden da de endelig dukker opp og må fylles ut. Reklame

Og til slutt er det selve møtet i møtet. Brainstorming møter stall som folk på hvem begrepet brainstorming er tapt, løp feasibility sjekker på hver ide kastet ut. Informative møter staller når lederskap møter motstander de ikke hadde forventet og fumler, uforberedt, for svar. Og møtene faller generelt ned som stemmer og egoer øker i en clamor for alle å bli hørt - og å være riktig.

Fem alternativer til møter

Som jeg sa, er det noen ganger møter som er nødvendige, men i stedet for et første svar, må møter reserveres for spesielle anledninger, når bare et møte fra ansikt til ansikt vil gjøre jobben. I andre tider kan du prøve ett av disse fem alternativene og se om de ikke sparer tid og litt stress.

Instant Messaging

Mens Instant Messaging (IM) sannsynligvis vil bli sett på som en tidsavfall for tenåringer og ensomme geeks, kan mye bli gjort via chat. IM gir deg og dine partnere mulighet til å opprettholde en langsiktig virtuell “tilstedeværelse” som du jobber, legger spørsmål, oppdateringer og ideer som de slår deg eller som du kommer over problemer i arbeidet ditt. Siden IM-programmer opprettholder en fullstendig oversikt over chat-økten, er det ingen fare for å savne noe eller miste det - bare bla opp.

Det er et par regler å følge for produktiv IM. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

1. Klipp chatteren. For å holde fokusert, bør hver person bare snakke a) når de har noe viktig å legge til, eller b) som svar på et spørsmål.
2. Uten frills.Dagens IM-programvare leveres med stemme- og videofunksjoner, avatarer, ansiktsmorfringsfunksjoner, flerfargede skrifttyper og mer. La de være for din tolv år gamle datter - du jobber og spiller ikke IM.

Alternativer til IM inkluderer private chatrooms som Campfire eller til og med Twitter hvis du kan motstå siren-anropet til vennenes tweets.

Teleconferencing

Hvis du trenger mer personlig kontakt og sanntidsdeling, kan du prøve et telekonferansesystem som Adobe Acrobat.com eller GoToMeeting. De fleste tjenestene tillater skjermdeling, samarbeidspost og andre substitusjoner for tilstedeværelse i samme rom - uten å pendle til møtet (selv om det bare er nede i tre etasjer), de uopphørlige avbruddene for kaffe og bad bryter, ansikt til ansikt sosialt , eller tvungen fravær fra skrivebordet mens du venter på den viktige e-posten. Siden de fleste også lager et transkripsjon, trenger du ikke noen å ta minutter heller.

wikier

Wikis gir et samarbeidsmiljø som er ideelt for utvikling av arbeidsdokumenter og uttalelser, samt materiale som må refereres til igjen og igjen. For engangsprosjekter er en online wiki som WetPaint eller PBWiki ideell: gratis, enkel å sette opp og brukervennlig. For mer misjonskritisk materiale, spesielt når du planlegger å bruke det gjentatte ganger, og hvor sikkerhet er et stort problem, kan organisasjonen din ganske enkelt enkelt opprette en intern wiki på intranettet, ved hjelp av avansert programvare som MediaWiki, programvaren som kjører Wikipedia.

Wikis er selvorganiserende og enkelt å opprette og redigere, og de holder styr på endringer som er gjort sammen med en oversikt over hvem som er ansvarlig for hver redigering (ikke mer dickering over kreditt!). Hvis det ikke er nødvendig med realtidsinteraksjon, kan bygging av en wiki over en lengre periode være langt mer produktiv enn en møtekjede - men sørg for å tilordne ansvar og gi tid til wiki-arbeid. Reklame

E-postlister / grupper

En annen løsning der sanntidsinteraksjon ikke er en faktor, er den gammeldags e-postlisten. Noe av mote i disse dager, kan e-postlister fortsatt være ganske produktive måter å få ting gjort som en gruppe - og både Yahoo og Google tilbyr tjenester som er gratis og enkle å sette opp.

En effektiv e-postliste skal nok ha en moderator - ikke å godkjenne meldinger, men å minne folk om når de går av spor. God etikett er viktig i dette miljøet; noe om mediet oppfordrer flamme kriger. Men med noen forholdsregler kan e-postlister fortsatt være ganske effektive verktøy, noe som gjør det mulig å gjennomtenke, vurderte utvekslinger og automatisk opprettholde et søkbart arkiv av tidligere diskusjoner..

Samarbeidsprogrammer

Endelig kan effektiv bruk av en prosjektstyringsapplikasjon forhindre behovet for de fleste møter. Systemer som Wrike og Basecamp tillater notater å bli utvekslet, oppgaver som skal tildeles og filer som skal deles. De tilbyr også en rekke måter for brukerne å samhandle: SMS, e-post, Internett, RSS, eller bruk av et tredjepartsprogram via Basecamps API.

Hvis fullverdig prosjektledelse er for mye, bør du vurdere å bruke elektroniske tjenester som Google Dokumenter (som kan installeres til ditt eget domene via Google Apps) sammen med Google Talk eller en annen chat - du kan dele dokumenter, legge til og redigere hverandres arbeid, og opprett et lager av materialer samtidig. Reklame

La oss avbryte

Jeg forsøker ikke å hevde at alle møter kan byttes ut via online-tjenester eller desktop-applikasjoner. Noen ganger er et personlig møte den beste og mest hensiktsmessige måten å få ting gjort på.

Men lad ikke møter bli standard modus for itneraction. Alt for ofte representerer møter kommunikasjonsfeil, ikke fremdriften av det - de kalles når ingen er på samme side lenger, eller verre når [ting] er i ferd med å slå fanen. Mer effektiv planlegging og bruk av ressurser kan ofte forhindre behovet for møter, og la alle involverte tilbringe mer tid driver med arbeid i stedet for snakker om det.