3 personer du trenger å trene for å bruke innboksen

Når du kommer til skrivebordet ditt, er det en meldingsliste på tastaturet ditt? Kanskje en Post-It notat på skjermen din? Kanskje en stabel med viktige filer på stolen din? Hver av disse haugene av papirarbeid trenger din oppmerksomhet, men det er ikke akkurat noen ordre til det. Filene vil bli stablet et annet sted på skrivebordet ditt slik at du kan sette deg ned. Meldingsglasset vil bli skjøvet til en side slik at du kan ta vare på noe på nettet umiddelbart - og noe lignende vil skje med Post-It, slik at du kan se skjermen. Alle de svært viktige stykkene er trolig tapt i de forskjellige øyeblikkene etter at du setter deg ned. Ønsker du ikke at de alle gikk til bare en innboks, slik at du faktisk kan behandle alt på en gang, når du har tid? Reklame

Det er relativt å sørge for at alle dine e-post- og nettmeldinger går til høyre innboksen. Med viderekobling av e-post og noen få filtre kan du til og med kunne automatisere e-postinnboksen din. Men når du jobber med papir, kan du lett komme opp spredt over et halvt dusin innboks, og sliter med å holde tritt med papirarbeidet. Selv i tilsynelatende "papirløse" kontorer, slår du fremdeles med mye papirarbeid du trenger å behandle. Det er veldig mulig å strømlinjeforme papirarbeidet ditt, men det kan ta litt trening for å sikre at alt kommer opp i innboksen. Det er et fw folk som spesielt trenger trening.

1. Du!

Når det gjelder å sørge for at papirene gjør det inn i innboksen din, er du en nøkkel skyldig. Først av alt, har du en innstilt innboks? Mange behandler hele skrivebordet som en innboks - og de er enda verre hjemme. Ditt første skritt bør være å sette ut en kurv eller på annen måte angi innboksen din. Derfra må du sørge for at alt som må behandles gjør det til innboksen din, i stedet for å falle noe annet sted. Den stakken med filer på stolen og meldingsglasset på tastaturet må begge stilles inn i innboksen din så snart du setter deg ned. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Det er også verdt å sette noe annet du trenger å håndtere i innboksen: Hvis du rutinemessig tar notater eller gjør lister på stykker papir eller i en notatbok, må disse notasjonene sannsynligvis bli sjekket og muligens fullført så mye som et notat falt på skrivebordet ditt . Å sette disse notatene i innboksen din skaper en vane med å se gjennom dem.

Du må også trene deg selv for å gå gjennom innboksen din med jevne mellomrom. Personlig finner jeg behandlingspapir umiddelbart før eller etter at jeg tar vare på e-postbrevet mitt, betyr at jeg kan blåse gjennom alt på en gang, men du må finne et system for deg selv. Målet med Inbox Zero er like viktig for papirarbeidet som din e-post. Reklame

2. Dine medarbeidere

Avhengig av din ideelle verden, vil du kanskje at medarbeiderne dine skal sende deg e-post om eventuelle nye oppgaver, prosjekter eller andre ting de vil bringe til din oppmerksomhet. Men det er ganske vanskelig å eliminere alle papirutvekslinger: Tross alt, hvis en medarbeider må avlevere en fysisk fil til deg eller trenger signaturen din på en bestemt side, vil han eller hun trolig gi deg noen papirer. Det betyr ikke at du ikke kan kontrollere akkurat hvordan den hånden går, skjønt.

Hvis du sitter ved skrivebordet ditt, kan du generelt lede medarbeiderne dine for å sette ting i innboksen din. Se det som sådan, og de fleste av dine medarbeidere vil få ideen om at innstillingspapirer vil få dem tatt vare på mye raskere. Det vil alltid være noen mennesker som ikke klarer å treffe innboksen - selv om du legger et stort tegn over det - men hvis du kan få til og med noen få personer som bruker innboksen din, kan du komme til det punktet hvor du skifter aroud papirene selv er ikke så mye av et problem. Reklame

3. Høyere Ups

Trening veiledere, ledere og andre mennesker som effektivt får å fortelle deg hva du skal gjøre kan være vanskelig. Du kan høflig be dem om å tilpasse seg systemet ditt selvfølgelig, og noen vil gjøre en innsats for å gjøre det, men noen høyere ups vil tro at du virkelig burde være i samsvar med deres system, gitt tilstanden til næringskjeden. Dette kan oversette til mer re-filing for deg, uten mange trinn du kan ta.

Men det er ikke umulig å trene veilederen din for å bruke innboksen din. Det handler om å vise effektene av å faktisk få noe i innboksen din: Hvis du kan komme til noe i innboksen din raskere enn noe utenfor det, kan du bevise verdien av å bruke den. Jeg foreslår ikke at du går helt passiv aggressiv på sjefen din og ignorerer alt som ikke gjør det til innboksen din - det kommer ikke til å hjelpe din situasjon - men det er ikke urimelig å håndtere alt i innboksen din først og deretter begynne å se for prosjekter eller oppgaver som kan ha akkumulert andre steder noen kan forvente at du skal sjekke.

Innboksen din

En innboks på skrivebordet kan høres ut som en liten ting for produktivitet. Tross alt, hvis noe er på skrivebordet ditt, vil du sannsynligvis komme til slutt. En innboks er ganske enkelt en måte å fremskynde prosessen på. Du trenger ikke å bekymre deg for hva du skal takle neste. Bare ta tak i neste element i innboksen din og fortsett å jobbe. Enda bedre, hvis du kan bli vant til å arkivere, kutte eller på annen måte sette bort papir du henter fra innboksen din, er det noe håp om å opprettholde et ganske rent skrivebord - en du lett kan jobbe med!