John Boone
0 
3202
224
I mine førti års arbeid klaget jeg alltid om lange, kjedelige og uproduktive møter, så bli med i klubben! Ja, gamle stilmøter har negative effekter på moral, produktivitet og motivasjon.[1]
“Han (Warren Buffett) lar ikke kalenderen fylle opp med ubrukelige møter.”- Bill Gates
Så hvorfor kan ikke møter være kortere, mer produktive og selv, tør jeg si det, morsomt?
Den gode nyheten er at mange selskaper nå leder veien til å styre sine møter.
Her er 12 hemmeligheter til et produktivt møte. Hvis du er en leder eller teamleder, vil du kanskje implementere disse. Hvis du er medlem av et lag, kan du alltid lage forslag slik at møter virkelig kan bli super produktive.
1. Tiden er ikke det virkelige problemet
De fleste klager over at de ikke har nok tid og møter kan rane dem av denne dyrebare råvaren. En annen måte å se på er å bare konsentrere seg om energinivåene du har.
Planlegg i pauser, slik at produktivitetsnivåene holdes på det maksimale. Reklame
“Behandle din energi, ikke tiden din.” - Tony Schwartz
2. Gjør møter kortere
Innstilling av en tidsbegrensning på 10 eller 15 minutter kan virkelig hjelpe. Noen ledere får faktisk en timer slik at den går av når møtet er ferdig. Det er ikke uhell at TED-samtaler har en maksimumsgrense på 18 minutter.
Årsaken er at all undersøkelse viser at vårt oppmerksomhetsområde går i en progressiv tilbakegang, hvis møter eller samtaler varer lenger. Studier gjort på Texas Christian University viser at studentene husker mer informasjon etter kortere klasser.[2]
3. Planlegg bare møter når det trengs
De fleste bedrifter har en bestemt tid og dag for møter. Dette betyr at produktiviteten er redusert, bare på grunn av en angitt tidsplan.
Det er mye bedre å møte når ting må gjøres, beslutninger og tiltakspunkter ferdigstillet.
4. Møt Stående opp eller et annet sted
En veldig interessant forskning viser at sitteplasser øker de territoriale problemene.[3]
Folk føler seg komfortable og vil også hevde sin posisjon eller autoritet. Dette gjøres ikke så lett når du står opp. Reklame
Deltakere føler seg mindre lette og ønsker å få ting gjort raskere. Det er andre innovative måter å ha møter på.
“Men uansett hvor du er, vær innovativ med din plass. Prøv et oppstartsmøte, eller la skrivebordene og hodet til parken. Få ut av det daglige miljøet ditt.”- Richard Branson
5. Planlegg agendaen på forhånd
Et kort møte trenger fortsatt en agenda, og dette bør sirkuleres før møtet om mulig. Det hjelper folk å forberede og fokusere på problemene som må diskuteres.
Her er hvordan man bygger en killer møte agenda som er enkel og effektiv.
6. Lag en Smartphone Free Zone
Spør folk om sine kolleger ved hjelp av smarttelefoner eller tabletter under møter. Flertallet forstyrrer dette fordi det viser mangel på respekt, og viser også at full deltakelse er ujevn eller fraværende.[4]
Det er mye bedre å gjøre møterommet til en smart telefon fri sone og oppfordre folk til å forlate telefoner ute i en kurv, med posten vedlagt den. Det hvite hus gjør allerede dette.
7. Begrens antall deltagere
Dette er en av anbefalingene nevnt i Kristen Gils innlegg, 'Start-up Speed'.[5] Hun er administrerende direktør i Google. Reklame
Les neste
6 enkle vaner på jobb som umiddelbart øker produktiviteten din
Hvordan produktivitetsformelen kan motivere ansatte til å jobbe effektivt
Hvordan bygge en killer møte agenda som er enkel og effektiv
Rull ned for å fortsette å lese artikkelenHvis du begrenser deltakerne til de som er direkte involvert i et prosjekt eller en prosedyre, gir de de andre mer tid til å fortsette sitt arbeid.
8. Kjør møtet som et urverk
Styre et møte er en virkelig dyktig oppgave. Ideelt sett må du gjøre noen eller alle de følgende:
- Oppgi formålet med møtet, f.eks. - “Vi møtes i dag for å fullføre revisors besøk”.
- Hold off-topic-inngrep fra dagsordenen. De kan settes inn på parkeringsplassen hvis det er tid på slutten.
- Oppfordre alle til å pitche inn.
- Motvirke show-offene.
- Hold deg til den tildelte tiden.
9. Ta bort handlingspoeng
Personen som kjører møtet, må holde alt på sporet, innen kort tidsperiode.
I praksis betyr dette at folk på slutten har en liste over handlingspunkter og at disse er merket til DRI (direkte ansvarlig person).[6]
10. Tillat transittid
Pass på at nok tid er programmert før møtet slik at folk faktisk kan komme dit til tiden.
Å tillate ti minutter før og etter andre engasjementer hjelper folk å få sin handling sammen og planlegge sitt fravær, selv om det er en veldig kort en.
En avtale blir holdt av vedtakene, og disse kan sendes som påminnelser til alle deltakere. Reklame
11. Oversikt over utfall og plan for neste møte
Forutsatt at handlingspunktene gir de nødvendige resultatene, er det alltid en god idé å skissere hva neste møte skal dekke.
Dette trenger ikke å bli satt i stein, men skal passe inn i forretnings- og markedsplanene. Det bidrar også til å markere langsiktige mål.
12. Oppmuntre til opplæring i møtefag
Delegering av noen møteoppgaver både før og under møtet er en fin måte å tilnærming til opplæring i møteferdigheter.
Bestem hvem som skal være ansvarlig for å merke ned handlingspunkter, timing og agendaer. Dette kan gjøres i rotasjon, slik at du fortsatt har det overordnede ansvaret for å lede møtet. For å hjelpe deg med å skrive møtetidene effektivt, ta en titt på disse tipsene: Hvordan skrive gode møtesteder så ingenting blir tapt i oversettelse
Mer om produktivitet på jobb
- Hvordan være produktiv på jobb: 9 grunnregler
- 6 enkle vaner på jobb som umiddelbart øker produktiviteten din
- Pomodoro Teknikken: Er det riktig for deg å øke produktiviteten?
- Hvordan produktivitetsformelen kan motivere ansatte til å jobbe effektivt
Utvalgt bilde kreditt: Unsplash via unsplash.com
Henvisning
| [1] | ^ | The Guardian: Bored møter |
| [2] | ^ | Carmine Gallo: Vitenskapen bak TEDs 18-minutters regel |
| [3] | ^ | SAGE Publikasjoner: Stående opp får grupper som blir sparket opp for lagarbeid |
| [4] | ^ | Forbes: Hvorfor vellykkede mennesker aldri ta med smarttelefoner til møter |
| [5] | ^ | Tenk med Google: Oppstartshastighet |
| [6] | ^ | Museet: Lenker vi elsker: Mastering av møtet |