Din guide til å bli produktiv med Gmail-konto konsolidering

  • Michael Waters
  • 2
  • 4241
  • 124

Gmail er et kraftig verktøy, men mange brukere av denne tjenesten tapper ikke inn i sitt fulle potensiale. For å hjelpe deg med å bli mer produktiv og få mest mulig ut av Gmail, skal jeg tilbringe de neste par artiklene som snakker om de mest effektive funksjonene i programvaren, og teknikkene og rutene du kan bruke for å få mest mulig ut av det.

I denne første installasjonen snakker vi om kontokonsolidering. Dette vil gjøre livet ditt enklere med tusen ganger (ja, ja, hyperbole - eller så sier du for nå!) Hvis du ikke allerede gjør dette. Her er hva vi skal gjøre:

Gjør det til din sentrale e-post innboks

I dag har de fleste minst to e-postkontoer og vanligvis mer. Gjennom mine egne prosjekter, personlige kontoer, og jobber med klienter nære nok til å garantere at de gir meg en e-postadresse, har jeg samlet nær tjue (aktive) kontoer.

Å ha tjue e-postkontoer er en dårlig, dårlig ting for produktivitet. Som Dustin har nevnt i sin Back to Basics-artikkel, jo færre innboksene du har, jo bedre; det betyr mindre sjanse for at noe vil gå gjennom sprekker og færre steder du må huske å sjekke hver dag for ny informasjon. Reklame

Gmail gir deg en rekke måter å slå de mange innbokser på ett enkelt sted. Når du filtrerer alle de forskjellige kontoene til ett sted uten å miste muligheten til å svare ved å bruke adressen de ble sendt til, har innboksen helvete problemet blitt løst. Slik konsoliderer du denne delen av livet ditt.

1. Sett opp Send mail som funksjonen.

Det første du må gjøre er å gå til kontoer fanen under Gmail Innstillinger. Her kan du konfigurere Gmail for å sende e-post som om den ble sendt fra dine andre e-postadresser. For å opprettholde profesjonalitet og å holde posten sortert ved hjelp av Gmails filtre, er dette viktig.

Klikk på “Legg til en epostadresse til” lenke og følg trinnene. En bekreftelsesmelding vil bli sendt til kontoen din for å forhindre forfalskning, og når du har bekreftet at du er den du sier du er, kan du sende e-post fra den kontoen.

Skyll og gjenta til hver konto du har tenkt å filtrere inn i Gmail, er konfigurert. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem
Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker
Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

2. Få din epost ut av de andre innboksene dine og til Gmail.

Det er to måter du kan få e-post fra dine andre kontoer til å ende opp i Gmail-kontoen din. videresending eller POP3. Videresending er et bedre langsiktig valg, siden Gmail bare lar deg konfigurere fem POP3-kontoer, og bare sjekker kontoene dine fra tid til annen. Hvis du sender e-posten din fra din eksisterende konto og til Gmail, blir e-postene presset gjennom automatisk, og du kan gjøre dette for så mange kontoer som du har.

Men for å beholde arkivet ditt via e-post sentralisert, bør du noen gang finne viktige gamle e-postmeldinger (ved hjelp av Gmails utmerkede søkefunksjoner), vil POP3 først komme til nytte. Konfigurer kontoene dine under Innstillinger> Kontoer for å laste ned alt via POP3, fem om gangen. Oppsettprosessen gir deg muligheten til å spesifisere en etikett for kontoen, som du bør gjøre fra begynnelsen.

Når du er ferdig, gå inn i innstillingene for andre kontoer og sett dem alle for å videresende til Gmail-hovedkontoen din. Bare når du har videresendt, bør du gå tilbake til Gmail og fjerne POP3-kontoene, eller du kan gå glipp av noen e-postmeldinger.

Hvis du ikke har e-postarkiver på e-postserveren din, men i stedet i e-postprogrammet, ikke bekymre deg - du kan fortsatt få dem inn i kontoen. Jeg brukte Apple Mail til å migrere alt, så det kan variere noe fra program til program. Gå inn i Gmail-webmailgrensesnittet ditt og sett opp etiketter for hver av kontoene dine. Deretter går du tilbake til ditt e-postprogram for skrivebordet og setter Gmail-kontoen din opp med IMAP (ikke POP3). Du bør se etikettene dine under den kontoen. Velg all din e-post fra en bestemt konto, og dra den til den aktuelle etiketten. Ved å bruke Apple Mail fjernet dette e-postene fra harddisken når den lastet opp hver enkelt, så ta en sikkerhetskopi før du begynner hvis du vil beholde frakoblede arkiver også. Reklame

Jeg gjorde det en gang med a veldig gammel e-postkonto som hadde et arkiv, teller i fem figurer. Det tar tid, vær så tålmodig, og kanskje sett den opp før du går i seng.

3. Sørg for at kontoene dine går i riktig etikett.

Å ha hver e-post fra hver konto flom i innboksen din kommer til å bli organisatorisk helvete. Pass på at du setter etikettene og filtene dine riktig mens du fullførte trinn 2. Hvis du lastet ned e-postadressen din fra IMAP, og deretter angir den for å videresende til Gmail, har du kanskje savnet dette trinnet. Slik gjør du det:

Gå til Innstillinger og klikk på fanen Filtre. Klikk på Opprett et nytt filter og fyll inn e-postkontoen du har omdirigert til Gmail i feltet Til:. Dette vil spesifisere at når en epost blir mottatt som er sendt til den kontoen, blir den behandlet med dette filteret.

Klikk Neste steg og kryss Hopp over innboksen og Påfør etiketten, velg riktig etikett fra rullegardinmenyen (dette er etiketten du satt opp i trinn 2). Klikk på Opprett filter knappen og du er god å gå. Reklame

Bruk All Mail-funksjonen

Så, nå vil du batchprosessere hele din nye e-post. Bytte mellom etiketter for å håndtere meldinger fra hver konto er litt som start-stop-trafikk; det tar litt tid å komme hvor som helst, selv om du til slutt gjør det. Heldigvis har vi fått det fremtredende, men sjelden brukt All Mail trekk.

All Mail er egentlig bare en glorifisert etikett som automatisk blir brukt på hver enkelt melding (selv om etiketten ikke er synlig). Det lar deg se alle dine meldinger på ett sted; så enkelt som det er, når du kommer opp for å sjekke e-posten din om morgenen, kan du kaste gjennom dem en etter en uten å stoppe for å navigere fra etikett til etikett. Det er ikke uvanlig å sette en etikett av fordi “ingenting skjer i det hele tatt” og dette saboterer hele poenget av batchbehandling.

Jeg pleide å gjøre dette selv, spesielt med en bestemt konto som hadde endt med å få liten menneskelig e-post og mye mailingliste trafikk. Ved bruk av All Mail tvang jeg meg til å komme ut av min utsagnssone og håndtere hver melding. De første dagene ble brukt ved å abonnere fra mange lister, og hvis innholdet var verdifullt, byttet til et RSS-feed. Hvis de ikke gjorde en feed tilgjengelig for det samme innholdet, skrev jeg bare helt av dem (så det er en leksjon for e-postmarkedsførere som leser dette). Siden jeg har gjort dette, bruker jeg mer av min e-posttid som omhandler mennesker og mindre bekjempelse av ubrukelig bulk-e-post (og kvitt den niggling skylden for ikke å behandle all e-posten min riktig).

Din neste avdrag kommer snart!




13.02.24 09:03
katrenna mcgiffert
29.01.22 10:43
Hjelp, råd og anbefalinger som kan forbedre alle aspekter av livet ditt.
En enorm kilde til praktisk kunnskap om å forbedre helse, finne lykke, forbedre en persons ytelse, løse problemer i sitt personlige liv og mye mer.