Hvorfor kompliserte produktivitetsverktøy vil få deg fast

Jeg hadde et tilbakefall et par uker tilbake. Etter at jeg hadde fullstendig slitethet fra alt produktivitetsporno, kunne jeg ikke hjelpe meg lenger. Når jeg ser en oppdatering til en “GTD” app eller se noe nytt på nettet som ser ut som det kan være a “GTD” app, jeg får kløen til å prøve den ut. Hva trekker oss til å gjøre dette?

Jeg har prøvd alt fra enkel papir, blyant og et arkivsystem til de robuste, men kompliserte systemene som OmniFocus og til og med Microsoft Project. Jeg har funnet ut at jo mer komplisert verktøyet pleier å være, jo mer ender jeg med å finjustere det og komme inn i “kul ting å gjøre på en lørdag ettermiddag” type mentalitet som Dave Allen snakker om. Alt ser bra ut om systemet mitt når jeg tweaking, men når jeg er i “kampens varme” på mandag morgen, hvordan vil det stå opp? Reklame

Jeg har funnet et par ting om disse produktivitetsverktøyene de siste 5 eller 6 årene jeg vil gi deg inn på.

Produktivitetsverktøy suger når de bruker deg

Problemet med superkompliserte produktivitetsverktøy er at de pleier å bare fungere når du jobber med dem. Hvis du lar dem ligge stille for noen tid og har satt opp påminnelser, forfallsdato og varsler, kommer det dagen da alle de små “boops og pip” vil avstøde i stedet for å tiltrekke deg.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Har du åpnet et digitalt produktivitetsverktøy og blitt overveldet av oppgavene du har tildelt deg selv? Kunne ikke tro hvor mange oppgaver hadde forfallsdatoer som egentlig ikke gjorde noe om de var på grunn? I så fall har du blitt brukt av produktivitetsverktøyet ditt. Reklame

Det er en skitten følelse. Jeg vet.

Det verste er at hvis du ikke gjør noe drastisk, like drastisk som å slette alle oppgaver og prosjekter fra verktøyet, vil tiden din til å bruke produktivitetsverktøyet snart komme til en slutt. Du vil nok ende opp med å motstå det.

Hvis du bruker mer tid på å organisere enn å gjøre

Grunnen til at verktøyene dine kommer til å bruke deg, er at du sannsynligvis har en tendens til å bruke mer tid på å organisere arbeidet ditt enn å gjøre jobben din. Jeg vet det er tilfellet med meg selv. Reklame

Jeg elsker OmniFocus. Det er nok en av de beste produktivitetsappene rundt, men du kan virkelig komme ned i ugresset med det. Og når du gjør det, vil du finne deg selv å ta beslutninger om hvordan du organiserer oppgaver i en mer “intuitiv måte” og prøver å finne ut hvilke GTD-sammenhenger bedre passer deg som menneske.

Alle disse verktøyene forteller oss at de er laget for å få ting gjort, men ikke la deres robusthet lure deg. Hvis du er en “Tusenkunstneren” eller noen som liker å organisere ting i sitt eget “bøtter”, Komplekse verktøy vil være din egen produktivitets kryptonitt.

Helt enkle verktøy er ikke svaret

Hvis du tror at papir og blyant er svaret, tenk igjen. Mens fordelene ved papir er mange (og vi har sikkert snakket om det mye her på Lifehack) mangler det viktige ting som sortering, omarrangering, filtrering og varsling. Reklame

Snarere enn å kaste babyen ut med badevannet, prøv å finne et verktøy som ikke kommer i veien og bruke deg, mens du fortsatt har støtte for dine store mengder oppgaver, prioriteringer og tidsfrister.

Hvordan få unstuck

Den enkleste og mest fremtredende måten å komme seg ut av fra kompliserte produktivitetsverktøys vrede er å begynne frisk. Det er riktig. Begynne på nytt.

Hvis du har et anstendig produktivitetsverktøy, kan du enkelt eksportere eller lagre dine nåværende data og starte med en ren skifer. Dette er den eneste måten jeg har funnet på å ta kontroll over et komplisert system som har gått stagnerende og få meg til å løsne og gjøre de riktige tingene igjen.

Når du setter opp systemet, må du ikke bli så spesielt om navngivelse av konvensjoner, merking osv. Prøv også veldig hardt for ikke å angi “falske forfallsdatoer” for dine prosjekter. Etter det, i stedet for å tenke på de 20 måtene, kan produktivitetsverktøyet ditt være bedre, og begynner å jobbe og sjekke elementer fra lister.

Husk at produktivitetsverktøyene dine bare er like gode som du beholder dem. Hvis de er en dumpingplass og ikke aktuelt, vil produktiviteten lide.