Hva Cop Show Blue Bloods kan lære deg om å lage gode e-poster

CBS-serien Blått blod stjerner Tom Selleck som New York City Police Commissioner Frank Reagan, gjør en perfekt New York aksent. (Bare tuller om den siste delen.)

I en fantastisk scene, gir kommissær Reagan en pressekonferanse når en snooty reporter forstyrrer å spørre om en kontroversiell politistyring (involverer kommisjonærens egen politimannssønn). Var offiser Reagan nødt til å drepe mannen? Var det virkelig nødvendig? Den typen ting. Her er den korte utvekslingen som følger. (Jeg omskriver dialogen.)

Kommissær Reagan: Ok, la oss late som et øyeblikk at i stedet for å sikte pistolen mot en gruppe skolebarn, som han var, satser våpenmannen på deg. Hva gjør du?

Snooty Reporter: Vel, først, ville jeg ... Jeg antar jeg ville ønske å vite-

Kommissær Reagan: For sent. Du er død. Reklame

Hva kan dette lære oss om å skrive bedre e-poster (og forbedre vår skriving generelt)? Mye.

Du har bare sekunder å fange lesernes oppmerksomhet.

Du er opptatt. Leserne dine er også. Og fingrene dine er alltid klare over musen eller mobilskjermen, klar til å bytte til noe annet, øyeblikkelig begynner de å føle at det uansett hva de leser er sløsing med deres dyrebare tid.

Som jeg ser det, er det noe vi skriver om i dag som et billboard som er lagt ut på en motorvei uten hastighetsgrense. Du har bare nok plass til noen få ord, og leserne dine zoomer med 100 miles per time uansett. Så du bør bedre lage en melding som fanger opp oppmerksomheten deres med det samme, og deretter omhyggelig forfine og redigere for å sikre at du ikke kaster bort leseren din når som helst.

Her er tre tips for å hjelpe deg med å lage e-postmeldinger som tjener og holder leserne oppmerksom.

1. Begrens teksten til e-posten din til en skjerm.

Førsteinntrykket betyr noe. En grunn til at jeg brukte et TV-show for å finne en metafor for å skrive bedre e-post er at selv om vi aldri tenker på det på denne måten, er e-post før noe annet visuelt. I det første øyeblikk etter at de har åpnet meldingen, tar leserne dine visuelt inn hele e-posten for å avgjøre om de vil lese den eller ikke. Tenk på at mottakeren tar et mentalt bilde av meldingen din for å danne et første inntrykk av det. Hva vil du ha i det bildet? Reklame

Hvis teksten din er for lang til å bli vist på den første skjermen, vil mottakerens førsteinntrykk sannsynligvis være at lesingen din er “arbeid.” Hvis de er fokusert på noe annet på tiden, er det sjansene for at de vil lukke meldingen din for å håndtere det senere. Verre, når de åpner e-posten din, vil den slå dem av igjen.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Din melding skal bare være så lenge du trenger å formidle relevant informasjon til mottakeren din. Hvis du trenger mer enn en full e-postskjerm, har du det bedre med en annen form for kommunikasjon.

2. Gjør hvert avsnitt ikke mer enn noen få linjer.

Andre inntrykk betyr også. Lange, blokkerte avsnitt er et stort avslag og har en tendens til ikke å bli lest med en gang. Verre, leserne har en tendens til å sone ut som deres øyne og sinn er tvunget til å gjøre dobbelt plikt, prøver samtidig å fokusere på stoffet og også prøver å holde plass i avsnittet.

Å holde delene dine korte viser også respekt for e-postmottakerens tid. Dine lesere vil gjenkjenne (selv om det bare er ubevisst) at du tar deg tid til å lage e-post-chipping i det hele tatt, men de viktigste detaljene - for å redde dem når du leser det.

Over tid vil denne gjennomtenkte strategien lære dine e-postmottakere å se e-postene dine med mer tillit og større prioritet. Reklame

3. Oppgi klart ditt mål eller forespørsel om handling.

Har du noen gang ferdig med å lese en epost og tenkte: Hva skal jeg gjøre med dette?

Hvis du vil at mottakeren skal gjøre noe, gjør du forespørselen eksplisitt i forhold til hva du trenger og når du trenger det. En fin måte å gjøre dette på er å gjøre forespørselen din skikkelig utelukkende i meldingen - ved å inkludere den på en linje i seg selv.

“Vennligst gjør redigeringene i vedlagte utkast og send det tilbake denne uken.”

eller…

“Jeg trenger ditt bio (50 ord maks) innen fredag ​​12. juni kl 12.00.” Reklame

Du kan til og med dristige din forespørselsforespørsel, hvis den er kort nok. På den måten kan mottakeren skanne meldingen og innen akkurat et sekund eller to, vet nøyaktig hva du trenger. Og det er enda en måte å vise leserne på at du respekterer deres tid.

Når du lager e-post, må du alltid huske hvor opptatt og distrahert mottakerne dine er - og hvor raskt du trenger å fange oppmerksomheten, både med stoffet og den visuelle utformingen av meldingen din.

Ellers, for å sitere den flotte linjen fra kommissær Reagan, levert av Tom Selleck, som viser sitt enorme skuespilleromslag (å tuller igjen), spiller det ingen rolle hvor godt skriftlig eller viktig e-posten din er. Så langt dine mottakere vil være bekymret, “For sent. Du er død.”