John Boone
2 
1339
154
Kjenner du hvem som ikke er opptatt?
De fleste av oss våkner hver morgen og står overfor kollapsede kalendere og kilometer lange gjøremålslister. Som advokat / kone / mor / forfatter vet jeg at jeg sikkert gjør det.
Ut av nerdy fascinasjon og ren overlevelsesinstinkt har jeg laget en livslang studie av produktivitet og tidsstyring. Her er topp 10 produktivitetstipsene som hjelper meg å få gjort de tingene jeg må eller vil gjøre uten å miste meg:
1. Skriv det ned
Hver oppgave, hver forpliktelse skal skrives ned. Dette frigjør deg fra energi- og oppmerksomhetssugende jobben med å prøve å huske.
I sin seminal bok om produktivitet, Få ting gjort, David Allen peker på hvordan ufullstendige forpliktelser tar opp psykisk energi, hver gjør deg bare den minste biten mer sliten, mer distrahert og dermed mindre produktiv.
Han understreker at det første skrittet for å styre livet og tiden din, er å få hver eneste forpliktelse, stor og liten, ute av hodet og inn i et pålitelig system.
Jeg bruker OmniFocus til å fange disse forpliktelsene, men du kan starte med en enkel penn og papir.
2. Få en start
Den beste måten å slå bakken kjører, er å starte natten før.
Før du forlater arbeidsområdet, eller før du går i seng, ta ti minutter å se over neste dags forpliktelser.
Hvilke avtaler kan ikke bli savnet? Hva trenger du å ha med deg for de avtalene? (Pass på at du har samlet disse materialene og få dem klar til å gå.) Hvilke tre til fem oppgaver må gjøres?
Bestem hva du skal gjøre først. Se på denne oppgavelisten og avgjøre om noen oppgaver på den kan bli delegert til noen andre (se nummer 9 nedenfor) eller, enda bedre, krysset av listen helt (se nummer 10 nedenfor).
Jo busier dagen din, desto viktigere er det å gjøre denne raske undersøkelsen dagen eller kvelden før. Det betyr at du ikke kaster bort tid på morgenen og bestemmer hvor du skal begynne eller samle materialer (og kanskje oppdage et viktig element er ikke tilgjengelig når du trenger det).
3. Gjør din mest fryktede oppgave først
Hver og en av oss har en eller flere oppgaver på vår oppgaveliste som vi frykter å gjøre. Reklame
Kanskje det er den ubehagelige telefonsamtalen du ikke vil gjøre. Eller det blogginnlegget du har skrevet av, fordi du ikke vet hvordan du skal begynne. Eller det prosjektet som bare overvelder deg fordi det er så massivt.
Uansett, det henger over hodet ditt, distraherer deg med skyld fordi det fortsetter å bli presset til neste dag og det neste. Det er på tide å avslutte den syklusen.
Gjør det første. Forfatter Michael Hyatt snakker om å drepe drager før frokost - det er ikke noe mer motiverende for resten av dagen enn å krysse det monsteret fra listen din første om morgenen.
Men mange mennesker i stedet for å gjøre de tøffe oppgavene først, gjør de de enkle. Men hvis du virkelig vil være produktiv, er det noen oppgaver du ikke bør gjøre først om morgenen:
For å være mer produktiv, gjør aldri dette for å starte morgenen din
Så ring det. Trekk ut et stykke papir og brainstorm ideer for det blogginnlegget.
Gjøre noe om den overveldende oppgaven, kanskje du ikke kan fullføre den på en dag, men du kan i det minste komme i gang. Uansett hva det er, gjør det bare.
La deretter tilfredsstillelsen med å krysse den av listen, bære deg inn i resten av din travle dag.
4. Slå av distraksjoner
En av de største produktivitetsmordene er forstyrrelsen av konstante forstyrrelser: e-post, telefonsamtaler, folk som kommer frem til døren din ...
Teknologien som kan (og burde) gjøre livet enklere og bedre, kan også gjøre det nesten umulig å opprettholde den type fokusert oppmerksomhet som er nødvendig for å arbeide effektivt og effektivt.
Men her er saken: du kan kontrollere den teknologien.
Når du har en viktig oppgave som krever oppmerksomhet og fokus, opprett plass til å gi det ditt beste.
Enten det er et møte med en klient eller kollega, eller et viktig brev som må skrives, eller et kunstverk du vil opprette, planlegger en blokk med tid for å fokusere på det engasjementet, og så slå av alle distraksjoner. Reklame
Slå av telefonen (eller slå av ringeren i det minste). Steng av dine e-postvarsler. Koble fra internett (eller i det minste Facebook og Twitter). Lukk kontordøren din.
Bare for den tiden (eller tretti minutter eller halv dag), slå av all ekstern kommunikasjon og gi deg den nødvendige luksusen av uforstyrret tid for å virkelig fokusere på saken ved hånden.
Lære mer om Slik minimerer du distraksjon for å få ting gjort.
5. Ta pauser
Det er en grense for hvor lenge noen kan bruke dypt fokus på en oppgave.
Uansett hvor opptatt du er, etter en viss tid går loven om avtagende avkastning inn og tretthet - fysisk og / eller mental - begynner å svekke effektiviteten din.
Schedule bryter regelmessig selv i de travleste dagene. Ta ti minutter å stå opp, strek, ta en drink med vann, gå rundt blokken.
Du kommer tilbake til arbeidet ditt forfrisket, både mentalt og fysisk, og klar til å bli enda mer produktiv.
Hvis du ikke er overbevist ennå, les denne artikkelen om Viktigheten av å planlegge nedetid.
Les neste
Slik delegerer du arbeidet effektivt (Den Definitive Guide for Leaders)
11 Organisatoriske ferdigheter som hver smart leder trenger
Utnytte produktivitetsforbedringsplanen: 7 regler for å aldri glemme
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen6. Batch prosess
Hvis dagens krav krever rutinemessige oppgaver, kan du prøve å gruppere lignende oppgaver og planlegge bestemte tider i løpet av dagen for å slå dem ut.
Besvare e-post? Retur telefonsamtaler? Skriv inn utgifter i et regneark? I stedet for å forstyrre dine andre oppgaver for å gjøre disse tingene i stykker, batch dem.
Still inn to eller tre eller fem ganger om dagen for å sjekke og svare på e-postmeldinger. Retur telefonsamtaler klokka 11:45 og 16:45 (eller hvis du vil unngå å bli sugd i lange telefonsamtaler, returner du dem klokken 12:15 mens folkene går til lunsj og 5:15 etter at de har gått for dagen, og bare gi en beskjed!).
Ved å lagre lignende oppgaver sparer du tiden som går tapt for å rampe opp flere ganger om dagen og høste fordelene av momentum.
7. Spis en sunn frokost
Må jeg forklare dette? Det finnes utallige studier som bekrefter betydningen av frokost for å opprettholde vår helse. Reklame
Helse mennesker er mer produktive. Uansett hvor opptatt du er, spis en grei frokost. Det vil brenne deg for en fantastisk start på dagen din.
For flere frokostideer, sjekk ut dette:
31 sunne frokostoppskrifter som vil øke din energi bedre
8. Få litt øvelse
Ikke å være for repeterende, men friske mennesker er mer produktive.
Trening gjør deg sunnere, så sørg for å få litt mosjon hver dag.
Du trenger ikke å tilbringe timer på treningsstudioet for å få nytte av dette; ta en spasertur rundt blokken, eller gjør noen isometri ved skrivebordet ditt.
Prøv disse 29 Øvelser du kan gjøre på (eller i nærheten) skrivebordet ditt eller 15 enkle og hurtige kontorstrekninger for å øke arbeidseffektiviteten.
Gjør bare noe for å få hjertet ditt til å pumpe og blodet ditt. Det vil forbedre din generelle trivsel, så vel som din evne til å tenke tydeligere.
9. Delegat
Jeg bekjenner: Jeg stinker på dette. Jeg hater å be om hjelp, og det virker ofte vanskeligere å forklare en oppgave for noen andre enn å bare gjøre det selv.
Men ikke alt som må gjøres i livet ditt, må gjøres av deg.
Vurder denne oppgavelisten nøye. Hvilke oppgaver kan noen andre gjøre, og dermed frigjøre deg for å fokusere på de tingene du bare kan gjøre?
Se deg rundt: Hvem er tilgjengelig for å gjøre noen av oppgavene? En sekretær? En kollega? Et familiemedlem? En betalt hjelper?
En viktig nøkkel til produktivitet gjør bare de tingene du bare kan gjøre, og gir noen andre muligheten til å bidra ved å gjøre de andre oppgavene. Reklame
Lifehacks administrerende direktør har en unik måte å delegere arbeidet effektivt, ta en titt på sin guide:
Hvordan delegere arbeid (den endelige veiledningen for vellykkede ledere)
10. si nei
Hvor mange forpliktelser har du gjort som egentlig ikke behøver å bli holdt i det hele tatt?
Har du tatt på oppgaver som ikke egentlig betyr noe for deg eller noen andre?
Kalenderen din er rotete med møter som ikke gir noe for organisasjoner som du ikke lenger bryr deg om?
Har dagen blitt kappet av noen andres prioriteringer?
Hvis kalenderen din er fastkjørt, hvis oppgavelisten din er miles lang, ta ti minutter eller så for å se på hvert element med et forsiktig øye. Kan noen av disse avtalene eller oppgavene enkelt krysses av for å skape en rimelig margin i livet ditt?
Når noen ringer eller vises ved døren din med en forespørsel om deltakelse i noen aktivitet, ta pusten og vurder om det passer inn i dine egne prioriteringer (hvilke prioriteringer kan selvsagt legitimt inneholde å holde sjefen din eller ektefelle glad).
Hvis svaret er nei, så si bare nei. Øv det på forhånd: “Takk for at du inviterte meg, men nei.” “Takk for at du spør, men nei.” “Takk for at du tenkte på meg, men nei.”
Som en vis person har sagt, “Nei” er en komplett setning. Ingen forklaring er nødvendig. Bare nei.
Du vil kanskje lære av Leo Babauta Den milde kunsten å si nei slik at du kan sette bedre grenser for deg selv.
Flere ressurser om Time Management
- 18 Best Time Management Apps og verktøy
- 10 praktiske måter å drastisk forbedre dine ferdigheter i Time Management
- Utnytte produktivitetsforbedringsplanen: 7 regler for å aldri glemme
- 11 Organisatoriske ferdigheter som hver smart leder trenger
Utvalgt fotokreditt: Pexels via pexels.com