Topp 10 e-post vaner som alle burde ha

  • Peter Atkinson
  • 0
  • 3338
  • 9

For den fulle, originale, uedagte artikkelen, besøk Leo Babautas blogg, Zen Habits

Og ingen vil høre brevmannens banke
Uten hjerteoppblomstring.
For hvem kan bære å føle seg glemt? '
~ W.H. Auden

E-post kan være et godt verktøy, og e-post kan være et verktøy for utsettelse eller overvelde.

Det er ikke e-post selv som bestemmer, det er hvordan du bruker det. Reklame

Det var en tid da jeg forklarte e-post konkurs, men i dag gjør jeg det 2-3 ganger daglig og strøm gjennom det raskt og minimalt.

Jeg har utviklet et sett med vaner som fungerer for meg, og hjelper meg å holde e-post minimal og produktiv og fortsatt kunne fokusere på mer viktig arbeid. Jeg kan ærlig si at minst en gang om dagen, er innboksen min tom, og det er en fin følelse. Reklame

Jeg tilbyr dem her for ikke å si at dette er e-postvanene du bør følge, men å vise en persons måte å gjøre ting på.

Mine viktige e-post vaner

E-postvanene som jobber for meg: Reklame

  1. Begrenset e-postbehandlingstid. Jeg holder ikke e-post åpen hele dagen, og jeg åpner det heller ikke ofte. Jeg har kommet til fred med ideen om at jeg kan la e-post ha opptil 20-30 meldinger, og min verden vil ikke kollapse, og det vil heller ikke være vanskelig å behandle for å tømme. Merk at jeg kaller det “e-postbehandlingstid”, ikke “epost lesetid” - Jeg åpner min e-post og prosess for å tømme, i stedet for å bare lese ting og legge dem i innboksen.
  2. Gjør noe. Når jeg åpner en e-post, tar jeg en rask beslutning: Slett / arkiver, oppfør nå (hvis det tar et minutt eller to) og deretter svar / arkiver, send et raskt svar (og deretter arkiver), legg til i min todo-liste for å gjøre senere (og stjerne og deretter arkiv). I ingen av disse sakene er e-posten igjen i innboksen.
  3. Legg øyeblikkelig til ting i kalenderen. En av mine beste vaner er å åpne kalenderen min umiddelbart når det er en dato fra en e-post som jeg trenger å huske. Hvis noen ønsker å møte eller Skype eller trene, går det på kalenderen. Hvis jeg trenger å følge opp noe i neste uke, går det på kalenderen. Det er automatisk nå, så jeg sjelden glemmer noe.
  4. Tastatursnarveier. Jeg bruker Gmail, som har et stort sett med snarveier for behandling av e-post. Jeg brukte noen få minutter å lære dem, og hvis du bevisst bruker dem, blir de snart muskelminnet. Nøkkelen til meg: 'gi' å gå tilbake til innboksen, 'a' for arkiv, Shift-3 for å slette, 'c' for å skrive, 'r' for svar, 'f' for fremover, 'a' til svar på alle, 'gs' for å gå til mine stjernemerkede meldinger, Tab Return når jeg skriver en melding for å sende og arkivere den. Jeg har også den til å gå til neste melding i innboksen etter at jeg har slettet eller arkivert en melding, i stedet for å gå tilbake til innboksen, så jeg raskt behandler fra topp til bunn.
  5. Hold e-postkort kort. Jeg svarer vanligvis med 1-3 setninger. Det er sjelden at jeg vil sende en melding lenger enn 5 setninger, og hvis jeg gjør det, må jeg virkelig rettferdiggjøre det til meg selv. Hvis noe skal skrives i lengre form, foretrekker jeg å åpne en ny Google Dok, skrive den opp, og dele den med personen (dokumentene er bedre for deling, samarbeid, redigering, lesing). Å holde e-postkort kort betyr at det er raskt å svare, og den andre personen må ikke vade gjennom et essay for å få nøkkelinformasjonen.
  6. Quick todo liste legger til. En e-post innboks er ikke en god todo liste, fordi 1) dine todos er blandet inn med alle andre ting, noe som gjør det vanskelig å finne ut hva som må gjøres; 2) emnelinjen i e-postmeldinger inneholder ikke ofte den faktiske handlingen som trengs, så du må huske hva som må gjøres når du skanner faglinjene dine; og viktigst av alt 3) Når du sjekker din todo-liste (innboksen din), kommer andre meldinger til å kreve oppmerksomhet, og du er derfor alltid distrahert. Bedre er å holde et enkelt tekstdokument. Jeg bruker Launchbar til å legge til tekst i min todo liste, så legge til et todo-element er et spørsmål om noen tastetrykk. Det gjør det enkelt, noe som betyr at jeg raskt kan danne en fin liste uten forstyrrelser i en innboks.
  7. Hold bare uleste e-postmeldinger i innboksen. Denne er kun for avanserte brukere, men jeg har hacket Gmail-innboksen min, slik at bare uleste e-postmeldinger er i innboksen min. Hva dette betyr er at hvis jeg leser en e-post og ikke handler på den, forsvinner den fra innboksen min. Det tvinger meg til å handle nå, eller jeg vil miste e-posten til eteren. Dette er innebygd motivasjon for å faktisk behandle e-posten, og i praksis hjelper dette deg med å holde innboksen tom. (hat-tips til dbuntix)
  8. Bokmerk eller les senere. Ofte vil noen sende meg noe å lese (noe de har skrevet eller en artikkel de liker). Jeg åpner lenken, så bokmerk den for å lese senere, eller legg til Instapaper for å lese senere. På den måten bruker jeg ikke masse tid på e-post fordi jeg har mye lesing å gjøre.
  9. Filter hensynsløst. Når en e-post vises i innboksen min som jeg ikke trenger å se, og det er sannsynlig at det vil skje igjen, vil jeg treffe “Avslutte abonnementet”, eller opprett et filter så det kommer ikke inn i innboksen min igjen. Dette reduserer mine e-poster drastisk. Jeg er hensynsløs over det, og vil til og med søke det på folk som plager meg.
  10. Lukk email når du er ferdig. Når jeg har behandlet e-posten så mye jeg kan, lukker jeg den. Jeg trenger ikke å åpne den igjen til noen timer senere, hvis i det hele tatt.

Hvis innboksen din er veldig full, kan du fjerne den raskt: For å-dos som er i innboksen din, stjerne dem, sett dem på en oppgaveliste og arkiver. Arkiver og slett andre, gjør noen raske svar, sett alt annet i a “å lese” eller “til-prosess” mappe hvis du trenger det. Nå har du en tom innboks som du kan holde tom med vaner i denne artikkelen.

Les neste

7 måter å bli kvitt negativ energi og bli positiv
10 ting en lykkelig person gjør annerledes
7 Kraftige vaner å vinne i kontorpolitikk
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Reklame

Å ha gode e-postvaner er viktig bare fordi hvis du stoler på å behandle e-post effektivt, vil du ikke bekymre deg for det. Du kan la det hakke opp som du gjør mer viktig arbeid, med fred i sinnet som kommer fra å vite at du får det til å tømme når du bestemmer deg for å komme seg til det.




Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.

Hjelp, råd og anbefalinger som kan forbedre alle aspekter av livet ditt.
En enorm kilde til praktisk kunnskap om å forbedre helse, finne lykke, forbedre en persons ytelse, løse problemer i sitt personlige liv og mye mer.