Å automatisere eller ikke å automatisere ditt personlige produktivitetssystem

Vi handler om å gjøre ting raskere og bedre her hos Lifehack. Og en del av å gjøre ting raskere og bedre, har et solid personlig produktivitetssystem som du bruker daglig.

Dette systemet kan være omtrent alt som hjelper deg med å komme gjennom prosjektet eller oppdraget ditt, og hjelper deg med å komme nærmere dine mål i livet. Enten det er papir eller piksler, spiller det ingen rolle. Men siden du leser Lifehack, må jeg anta at piksler og teknologiske enheter er en viktig del av arbeidsflyten din.

“Personlig produktivitetssystem” definert

Et personlig produktivitetssystem (minst definisjonen som denne artikkelen vil bruke) er et sett med arbeidsflyter og verktøy som gjør det mulig for en person å få jobben sin best mulig..

arbeidsflyt kan være hvordan du importerer og håndterer bildene dine fra kameraet ditt, hvordan du skriver og lager blogginnlegg, hvordan du distribuerer kompilert kode til en server, etc. Annonsering

Verktøy er ting som planleggere, todo-ledere, kalendere, utviklingsmiljøer, applikasjoner, etc..

Når automatisering er dårlig

Du kan tenke at jo mer vi automatiserer våre systemer, desto mer blir vi ferdig. Dette er for det meste tilfelle, men det er en veldig stor “tok deg” når det kommer til automatisering av noe.

Automatisering er en dårlig ting for ditt personlige produktivitetssystem når du ikke forstår prosessen med noe iboende.

La oss ta betalinger for eksempel. Dette kan virke veldig tydelig, men hvis du ikke kan holde fast på et månedlig budsjett og har problemer med å finne pengene til å foreta betalinger til rett tid, så automatiserer du regningen din hver måned er helt ubrukelig og kan være farlig for din personlige økonomi. Reklame

Et annet eksempel er å bruke et produktivitetsverktøy til “fortelle deg” hvilke oppgaver er viktige og hva de skal gjøre neste. Hvis du ikke har tatt et skritt tilbake og funnet ut hvordan produktivitetssystemene dine skal fungere sammen, vil denne typen automatisering trolig holde deg fra å få ting gjort.

Du kan bare automatisere noe i ditt personlige produktivitetssystem som har klart for en stund. Hvis du prøver å automatisere ting som ikke styres godt allerede, vil du sannsynligvis føle deg litt ute av kontroll og ha større følelse av å overvelde.

En annen ting å huske er at noen ting alltid skal gjøres av deg selv, som å svare på viktige e-postmeldinger og kommunisere med andre. Automatisere disse tingene kan vise kolleger og kolleger at du ikke bryr deg nok til å kommunisere deg selv.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Når automatisering er bra

På den annen side er automatisering en flott ting for ditt personlige produktivitetssystem når du forstår prosessen med noe, og kan da automatisk få trinnene gjort. Når du vet hvordan du håndterer noe effektivt og forstår trinnvis prosessen med en del av systemet, er det sannsynligvis en flott tid å automatisere den. Reklame

Jeg har flere arbeidsflyter som jeg har introdusert i det siste året som tar noen av “tankeløs” jobbe fra meg så jeg kan være mer kreativ og ikke trenger å bekymre deg for detaljene i noe.

På min Mac bruker jeg en kombinasjon av Automator-arbeidsflyter, TextExpander-utdrag, og nå Nøkkelord Maestro-snarveier for å gjøre ting som automatisk berøre bilder importert fra min iPhone 4S eller åpne alle appene og nettstedene som trengs for et ukentlig møte i forkant av min skrivebord ved å skrive noen få nøkler. Når du åpner deg selv for å automatisere noen av prosessene dine, begynner du å se andre deler av systemet som kan ha nytte av automatisering.

Igjen; Ingen av dette fungerer med mindre du forstår dine prosesser og vet hvilke verktøy du kan bruke til å få dem gjort automatisk.

De tre trinnene for å avgjøre om noe er “moden” for automatisering

Hvis arbeidsflyten din passerer disse tre trinnene, så automatiserer du bort, baby: Annonsering

1. Du kan gjøre denne prosessen i søvne og det krever ikke din fulle, hvis noen form for oppmerksomhet. Det kan (og har vært) administrert i noen form før du automatiserer det.
2. Prosessen er tidkrevende.
3. Prosessen krever ikke “menneskelig finesse” (dvs. kommunisere og svare på noe personlig)

Automatisering av dine personlige produktivitetssystemer kan være bra for deg i det lange løp hvis du er forsiktig og oppmerksom på hva du gjør. Du må først forstå prosessene som du prøver å automatisere før du automatiserer dem selv. Ikke hold deg fast i å tenke at alt og alt skal automatiseres i livet ditt, fordi det sannsynligvis ikke burde.

Velg og velg disse prosessene klokt, og du vil finne de som tar opp mesteparten av tiden din for å være de beste som skal automatiseres. Hva har du automatisert i ditt personlige produktivitetssystem?

Utvalgt fotokreditt: Pexels via pexels.com