Utviklingen av kalenderen Slik bruker du en kalender i dag

Det er en stor migrasjon på gang som du må være oppmerksom på, for at den ikke kommer over deg uten din kunnskap. Kalenderen din blir re-formet, men det er ikke bare på grunn av ny teknologi ... det er på grunn av dine nye vaner.

For inntil 20 år siden var kalenderen bare et papirelement som enten ble sittende fast i veggen din, funnet i dagboken din eller satt på skrivebordet ditt der det samlet inn avtaler. Den ble utformet som et objekt som du registrerte møter med andre mennesker ved hjelp av en penn eller blyant. Datoene ble fylt i kolonner, lister eller som en matrise av bokser, slik at du kan representere en tidsforespørsel som et okkupert rom på siden. (EN “tids etterspørsel” er en forpliktelse laget av en person for å fullføre en oppgave i fremtiden.)

Raskt fremover gjennom innovasjonene de siste 30 årene. Regneark, e-postprogrammer med elektroniske kalendere, Palm PDAer, Blackberrys, iPads, Google Kalender, Microsoft Exchange ... og når du ankommer i 2012, finner du vaner og teknologier som ble inspirert av hva en kalender pleide å være, men er fortsatt begrenset av vår gamle begreper.

Du kan se disse grensene i dagens mest populære tidshåndtering og produktivitetsbøker - skrevet, som de var, av “baby boomer” forfattere. For dem har det tradisjonelt vært vanskelig å endre et element på en kalender. Det er involvert å finne den rette siden, ved hjelp av en viskelær eller White-Out for å fjerne en oppføring, finne en penn eller blyant, og skrive på en ny avtale. pent.

Bare noen få storskalede kalendere vil gi deg mulighet til å registrere aktiviteter i intervaller på 15 minutter, på grunn av størrelsen på håndskriftet ditt, så du vil fokusere på å ta opp kun store avtaler. Det faktum at disse kalendere var på papir betydde at de kunne rive, bli våte eller være igjen på et fly. Du ville definitivt ikke lagre hele livet på en papirkalender.

Out kom en regel som passer disse tider, og den er innebygd i dagens produktivitetsbøker: Reklame

“Bare sett avtaler med andre personer i kalenderen din.”

(Dens etterfølgelse er: “Ikke legg noe annet i kalenderen din.”)

Noen har endret dette for å si at du bare bør sette store forpliktelser som “må” Skje på en bestemt dag og tid i kalenderen din. (Den svake definisjonen av “må” gjør regelen en uklar en.) Det er problemer med denne tilnærmingen. Hvis du som student ikke trenger å studere i kveld for en eksamen neste uke, kan du ikke bry deg om å planlegge den tidlige gjennomgangssesjonen, og til slutt se på en film i stedet.

Disse var rimelige retningslinjer for en tid da begrepet “i kalenderen din” mente at en tidspørsel som du hadde opprettet, ble bokstavelig skrevet på et papirdokument som en avtale. Det er en gammel tankegang som bare ikke passer til teknologien vi har tilgjengelig i dag. I dagens verden, som David Allen fra GTD-berømmelse setter den, er en kalender bare en spesiell type liste.

Han har rett.

Den eneste forskjellen mellom en generell liste og en kalender er datoene og varighetene som er inkludert i sistnevnte. Reklame

Når du legger til denne informasjonen på elementene i en liste, kalles den “tidsmessig merking” og denne handlingen forvandler en handling som “Plukk opp melken” inn i “Plukk opp melken klokken 17 på mandag, tar 20 minutter”. Når tidskrav er tildelt tidsmessige koder, kan de legges ut i pene kalendervisninger som svarer til dager, uker, måneder, år osv..

Dette er ikke helt nytt. Min gamle DayRunner Diary forlatt i 1997 ga flere måter å se på tidenes krav i livet mitt, i form av forskjellige papirinnlegg.

Det som har endret seg, er måten vi bruker teknologi til å håndtere tidskrav, og utforme disse visningene.

I dag har vi en vindstorm av tid som krever å blåse rundt livet vårt hver dag. De kan bli tatt på følgende måter:

• Mental: Disse finnes bare i ditt sinn (for eksempel et mentalt notat til deg selv for å ha pasta til middag i kveld.)
• Papir: Disse er skrevet (for eksempel en oppgaveliste som inkluderer handlingene som er tildelt deg i et møte.)
• Electronic: Disse finnes i biter og byte (for eksempel tiden krav begravet i e-post innboksen din.)

En delmengde av de elektroniske elementene har blitt tilordnet temporale koder. Når du drar opp kalenderen din, spør du bare om å se et snitt eller se på alle elektroniske tidskrav som tilfeldigvis er merket.

En kalender er da en utsikt. Fordi det er elektronisk, kan du be om en rekke forskjellige visninger som ikke har noe å gjøre med grensene for den skrevne eller trykte siden. Du kan merke så mange tidskrav som du vil uten å gå tom for plass. Reklame

Faktisk, hvis du hadde en magisk genie, ville du sannsynligvis feste en temporal tag til så mange tid krav i vindstorm som du kunne. Når en tidsforespørsel blir utløst av en e-post, vil du for eksempel ha følgende samtale med din geni:

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

1. “Jeg må jobbe for en time på et nytt blogginnlegg. Vis meg kalenderen min for i morgen.”
2. “Takk, geni. Det er ingen plass i morgen. Vis meg kalenderen for neste uke.”
3. “Takk, geni. Bestill det for fredag, neste uke, klokken 15.00.”

I dag trenger vi ikke å få vår egen geni for å følge trinnene som er oppført ovenfor hvis vi endrer vår mentale modell av hva en kalender er, og hvor den sitter.

Mental modell # 1: Hva den nye kalenderen er

Ved å se en kalender som en del av tiden krever, eller en visning, handlingen om å se på kalenderen din, omgjort til en dynamisk aktivitet der du skifter mellom visninger, mens du bytter elementer rundt. Å lage, omorganisere, omformulere, forlenge, forkorte og slette tidskrav blir enkelt. Nesten umerkelig, vi beveger oss i denne retningen som den nyeste teknologien i form av tabletter, smarttelefoner og bærbare datamaskiner gjør det lettere å utføre disse endringene hver dag.

Med større letthet kommer evnen til å håndtere et større antall tidskrav når vi utvikler vanen med å merke en større prosentandel av mer tidskrav og mestere elegansen og kraften til å bruke forskjellige synspunkter for å se kun den informasjonen vi trenger på bare det rette øyeblikk.

Mental Model # 2: Hvor den nye kalenderen sitter

Tidskrav i denne nye verdenen må ikke sitte på papir, i en håndholdt gadget eller på en harddisk. I stedet bor de i et elektronisk sky som nås av en skjerm som gir oss en sanntidsvisning. Å få ting våt er ikke lenger et problem, og det er heller ikke batterisvikt eller en krasj, på grunn av tilstedeværelsen av feilsikker sikkerhetskopiering. Vi er aldri uten tidens sky, selv når vi glemmer vår favoritt enhet hjemme, fordi andre metoder kan brukes til å trekke opp forskjellige synspunkter. En dag vil vi til og med ha klokker som kan trekke opp en kalendervisning. Reklame

Ny teknologi har gjort det mulig å adoptere disse nye mentale modellene, men det er våre daglige vaner som driver denne overføringen. Vi støtter jevnlig konvolutten på hvordan vi håndterer tidenes krav og er bare begrenset av teknologiinnovatorer som er sakte å forstå hva vi prøver å gjøre, og hvordan vi prøver å gjøre det.

Dessverre er forskere sakte til å ta opp også, selv om noe av det viser at tidsmessige merking og kalendervisninger brukes av de som er mer dyktige på tidsstyring. Disse teknikkene gjør det mulig for dem å håndtere et større antall tidskrav: en enda større vindstorm.

Det burde ikke være en overraskelse. Motstanden som var hardkodet i tidsstyringsbøkene, var basert på et papirparadigm. Ved omdefinering av en kalender som et tidsblikk, og skyen som den ultimate lagringsplassen, kan vi bruke vår egen magiske geni for å gjøre oss mer produktive.

Utvalgt fotokreditt: Kalender og blyant via Shutterstock og inline photo Calendar Card av Joe Lanman via Flickr (CC BY 2.0)