Forenkle produktivitetsverktøyene dine for å få mer gjort

Når en ny produktivitetsapp treffer App Store eller på nettet, er det et løp for å se om det er det nest beste, de siste app du noensinne vil trenge å bli mer produktiv, et bedre menneske, eller helvete, enda bedre. Når som helst en ny “produktivitetsguru” forteller oss hvordan vi får mer arbeid gjort, kan vi også tilbringe en uke eller måned for å prøve.

Jeg kan ikke fortelle deg hvor mye penger og tid jeg har racked opp i å prøve nye apper, betale abonnement på ting som Remember the Milk eller Toodledo, eller til og med skape nøyaktige taksonomier for merking av oppgavene mine. Reklame

Hvis du er som meg på noen måte (og du er sannsynligvis fordi du leser Lifehack.org), kan jeg hjelpe deg ved å fortelle deg nå at ingen enkelt applikasjon eller produktivitetssystem vil gjøre deg mer produktiv. Faktisk, de fleste av våre såkalte “systemer” har en tendens til å komme i vei og gjøre oss produktive når det gjelder å skape produktivitet. Og det handler om det.

Det er en racket

Da jeg først lest GTD for 4 år siden, så så min indre geek en måte å systematisere arbeidet mitt og livet. Med det kom en iver etter å se etter alles “gjennomføring” og å prøve ut mange forskjellige måter å sette opp mitt eget system på. Jeg kjøpte en labeler, arkivskap, innboks, papirplanlegger thingy, noen anstendige penner, indekskort (altfor mange indekskort), og forut for å få ting gjort.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Eller så tenkte jeg. Reklame

Det som skjedde for en god del av 2 til 3 år var min uendelige tweaking av et system og søke etter noe bedre som egentlig ikke støttet arbeidet mitt. Systemet kjørte meg og faktisk gjorde meg redd for å bruke den. Det føltes som en bunnløs grop av tomme prosjekter og oppgaver som jeg aldri ville se på eller vurdere på grunn av deres uvilje.

Alt dette brakte meg til mitt opprinnelige punkt: Produktivitetsapps og systemer gjør ikke mannen, mannen gjør produktivitetssystemet.

Skjære fettet

Så i stedet for å bli begravet i et hav av produktivitetsverktøy og ideer som ikke støttet meg, har jeg i det siste og et halvt år klippet ned systemet mitt til det mest avgjørende og nyttige. Reklame

Jeg gikk først på et papirproduktspark. Det var som en detox for en produktiv pr0n junky. Å holde prosjekter og handlingslister med papir gjør at man ikke skal være begrenset til et bestemt sett med etiketter, knapper og koder. Det lar deg bare skrive ting ned og bidrar til å holde seg ute av veien. En annen fin ting om papirproduktivitet er at den ikke er virkelig fylt med funksjoner og på grunn av det beveger deg ikke til “funksjons tweak” den. Du kan lese mer om fordelene ved papirproduktivitet her.

Mens jeg brukte papir, identifiserte jeg noen ting som jeg egentlig ikke likte at jeg visste at jeg ville trenge et digitalt system for som:

• forfallsdato sortering
• sortering generelt
• enklere manipulering av lister og endring av oppgaver uten å omskrive alt
• evne til enkelt å sende noe via e-post
• et sted å lagre notater direkte knyttet til oppgaver

Så fant jeg meg selv et sett med verktøy som oppfylte disse kravene, og tillot meg å trene systemet Getting Things Done på et minimum. Jeg kuttet fettet av produktivitetssystemet mitt og endelig satte meg i kontroll over det. Reklame

Den praktiske delen

Hvis du er som meg og har svømmet i et produktivitetsprodukt for lenge, og ønsker å eie produktivitetssystemet i stedet for å la det eie deg, er det noen få enkle trinn:

1. Gå på et produktivitetsverktøy detox. Raskt søker etter “15 beste produktivitetsverktøy på 'X' operativsystem”, Hold deg unna de mange appene som lover at de vil hjelpe deg med å bli mer ferdige og prøve noe enkelt som papir for en stund. Du vil finne ut hva du virkelig trenger i et system.
2. Mens du bruker de enkleste verktøyene som er mulige, får du faktisk noe arbeid med dem. La produktivitetsverktøyet hjelpe deg og begynne å lære å stole på det i ditt daglige arbeidsliv.
3. Lag en liste over ting som du absolutt trenger - ikke vil - i et produktivitetsverktøy, og prøv å finne den enkleste gjennomføringen av den. Prøv veldig hardt for ikke å gå på jakt etter det største produktivitetssystemet som noen gang har blitt gjort. Det finnes ikke.
4. Bli avgjort med ditt nye sett med verktøy og hold deg til dem. Når du føler at systemet støtter arbeidet ditt, gjør du en pakt om ikke å endre verktøyene dine i 90 dager. Etter det kan du revurdere og justere ting etter behov. Så hold deg til dem i ytterligere 90 dager. Skyll og gjenta.

Og det er det. Det er viktig for en informasjonsarbeider å ha et sett med verktøy som virkelig støtter hennes arbeid. Men det som er like viktig er at arbeideren har et sett med verktøy som hun stikker med, som hun vet og stoler på, og det går ikke i veien. Har du avgjort et system som støtter arbeidet ditt og lar deg få ting gjort? I så fall, fortell oss om det i kommentarene nedenfor.