Produktivitetstips Hvordan ikke overskride din tid på en oppgave

Har du noen gang følt at du bruker altfor mye tid på noe? Du begynte å lese en bok, men til slutt innså at tiden du bruker på den, langt overstiger verdien du får. Eller kanskje jobbet du med et prosjekt, men etter at du fullførte det innså du at prosjektet faktisk kunne bli ferdig mye tidligere.

Hvorfor skjer slike ting? Selv om det kan være eksterne faktorer som bidrar til situasjonen, tror jeg at det er en hovedårsak: vi kaster bort tiden vår på unødvendige ting. Vi bruker vår tid på ting som ikke bidrar til de endelige resultatene, og som til slutt fører til at vi overskrider vår tid. Åpenbart er kuret:

Gjør ikke mer enn det som er nødvendig Reklame

Det er lettere sagt enn gjort skjønt. Her er noen tips for å hjelpe deg med å gjøre det:

1. Angi en klar forventet utgang

En viktig grunn til at vi overspender vår tid på noe, er ikke å vite presist hva det endelige resultatet vi forventer er. Hvis vi ikke engang vet hva vi vil, hvordan kan vi avgjøre om noe er nødvendig? Som et resultat gjør vi ting som senere vil bli funnet som unødvendige. Så det viktige første skrittet er å stille en klar forventet utgang. Det bør være spesifikt slik at du kan vite sikkert om du har oppnådd det eller ikke.

2. Skriv ned forventet produksjon på et fremtredende sted Reklame

Å ha en klar forventet utgang er bra, men det er ofte ikke nok. Problemet er at vi kan glemme det når vi dykker inn i arbeidet. Så vi må på en eller annen måte minne oss om det.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

En måte å gjøre det på er å skrive den forventede produksjonen på et fremtredende sted som du lett kan se. Hvis du for eksempel jobber på datamaskinen og bruker Google Desktop, kan du skrive den i Scratch Pad (se skjermbilde). Siden Scratch Pad er alltid synlig, kan du enkelt lese den forventede utgangen av det du gjør.

3. Gjør deg oppdatert med den forventede produksjonen nå og da Reklame

Mens du er opptatt av å jobbe med noe, er det lett å gå av spor. Så du må regelmessig tilpasse deg forventet utgang. For å gjøre det, bør du spørre når du skal gjøre en underoppgave: “Gjør jeg egentlig må du gjøre dette for å få jobben gjort? Kan jeg bare hoppe over det eller gjøre det på en annen - mer effektiv måte?” Disse spørsmålene hjelper deg med å evaluere måten du jobber på og få deg tilbake på sporet.

Hvis du stiller disse spørsmålene før du gjør en underoppgave, er det vanskelig, kan du alternativt spørre dem med jevne mellomrom. For eksempel, hvis du vanligvis gjør 50 minutter med arbeid etterfulgt av 10 minutter pause tid, kan du deretter stille disse spørsmålene når du går inn i pause tiden.

4. Sett en deadline og arbeid med invertert pyramide struktur Reklame

Angi en frist er en annen måte å hjelpe deg med å gjøre bare det som er nødvendig. Ved å sette en frist, er du nødt til å prioritere de tingene du gjør. Den beste måten å arbeide innen en tidsfrist, er å bruke invertert pyramidstruktur: gjør deltakene fra de viktigste til de minst viktige. På denne måten, hvis tiden er opp, kan du fortsatt levere best mulig utgang.

Arbeid på denne måten er faktisk lik den måten avisartikler er skrevet på. Ved å plassere de viktigste fakta først og minst viktige senere, kan en avisredaktør enkelt trimme en artikkel for å passe inn i ledig plass. På samme måte, ved å bruke den inverterte pyramidstrukturen, kan du enkelt trimme arbeidet ditt når du treffer tidsfristen.

5. Stopp når du allerede får forventet utgang

Det kan virke åpenbart, men når vi allerede får produksjonen og fortsatt har litt tid igjen, kan vi bli fristet til å bruke mer tid på å polere det. På slutten kan det innføre noen unødvendige ting i din ellers produktive dag.

Donald Latumahina er en ivrig lærer som blogger regelmessig om personlig vekst og effektivitet. Les artiklene sine på 26 tips for å bli rolig når situasjonen går dårlig, og hvordan du utvikler ideene eksponentielt.