Mine kampene med e-mail triage

Jeg nyter informasjon, sannsynligvis mer enn jeg burde. Jeg har klart å finne en karrierebane der informasjonen egentlig er penger - hvis jeg kan bryte en historie eller skape en ny vinkel på det, kan jeg spise på slutten av dagen. Jeg er hele tiden på utkikk etter ny informasjon som jeg kan bruke. Jeg får e-postmeldinger om alle slags ting, følger nesten 300 blogger og nettsteder via RSS og prøver generelt å vite alt øyeblikket det skjer.

Så mye som jeg elsker informasjon, er jeg villig til å innrømme at jeg har et problem. Jeg begynner å bli litt overbelastet, og mitt gamle informasjonssystem virker bare ikke for meg. Hittil har det vært nok å lese en epost eller poste og handle på det umiddelbart eller få det på listen over fremtidige oppgaver. Jeg var i stand til å ta et øyeblikk når en ny e-post dukket opp og bare gikk for det. Ikke lenger, skjønt. Jeg har nok informasjon som kommer min vei som systemet mitt trenger å modne. Reklame

Jeg hadde allerede etiketter implementert, både i min e-postkonto og min RSS-leser, men de har blitt det siste ordet i håndtering av ting. E-post nyhetsbrev er for eksempel alle merket som sådan og leses bare når flere viktige saker har blitt behandlet, og er alle lest sammen. Det samme gjelder for blogger og nettsteder. Det er noen nettsteder som jeg bare må lese for å gjøre mitt arbeid - de går øverst på listen min. Alt annet kan vente til jeg trenger et nytt prosjekt.

På mandag begynte jeg et forsøk på å kutte ned tiden jeg bruker på e-post og annen informasjon. Hittil har jeg holdt et nettleservindu åpent med min e-post, min RSS-leser og andre informasjonsverktøy åpne hele tiden. Jeg brøt sammen og tok råd fra nesten alle produktivitetseksperter: Jeg lukket vinduet. Det gjorde også en forskjell. Selv tar et minutt å slette en e-post er tilsynelatende nok til å bryte mitt tankegang. Det tok full vilje - Jeg er virkelig en informasjonsmisbruker - men på mandag sjekket jeg bare min epost fire ganger i løpet av arbeidsdagen min. Det var ok også. Jeg vet at jeg har blitt mer gjort enn jeg normalt ville ha, og ingenting som er viktig gled gjennom sprekkene. Jeg klarte å holde min RSS lesing og annen surfing til samme tidsramme. Reklame

Penelope-stammen sa noe i går, mens hun forklarte hvorfor hun aldri kommer til den første, viktigste tingen på hennes gjøremålsliste umiddelbart. Det var virkelig resonert med meg: “... Jeg setter meg ned til jobb klokka 8 og jeg svarer på e-post. Det er aldri det viktigste, men det er alltid det morsomt, for en full i-boks er som en bøtte full av lotteri-billetter: Du vet aldri, men du håper alltid at du vil slå stor.” (Resten av innlegget handler ikke om e-post, for posten.) Det er akkurat det som skjer med meg! Jeg setter meg ned, begynner å lese og støte mine første oppgaver for å behandle noen e-postmeldinger som virkelig ikke måler seg i betydning.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Jeg rørte ikke datamaskinen min i nesten 36 timer - mandag kveld til onsdag morgen. Men da jeg logget på onsdag og fant 97 e-post i innboksen min, følte jeg meg bra - så mange mennesker ønsket å snakke med litt ol 'meg! Jeg parerte det til 60 e-postmeldinger som jeg faktisk måtte gjøre noe med, fra å svare på å lage notater på kalenderen min. Vi skal ikke engang tenke på hvor mange oppdateringer som ventet på min RSS-leser. Jeg visste at jeg virkelig burde bare gjøre litt rask triage for å sørge for at ingenting var haster, og deretter fortsette å håndtere arbeidet mitt for dagen. Jeg kunne ha håndtert noe annet senere og unngikk noen bekymringer om en tidskrem på slutten av dagen. Men nei. Jeg ble fanget opp i e-postnytelsen min og tilbrakte nesten to timer gjennom alle e-postene, laget svar og lagde notater. Jeg har en fin, tom innboks for å vise for det, samt et sett med ubebrevne oppgaver. Å si at jeg falt av vognen ville sette det lett. Enda verre, da jeg forsøkte å fokusere på å få arbeidet mitt gjort, hadde jeg en svært vanskelig tid å skifte til å bruke mer som et minutt eller to på de samme tankene. Reklame

Å lage en ny metode for behandling av informasjon er et pågående forsøk på meg. Det ville være langt lettere hvis jeg ikke likte å bare lese nyheten for det, men jeg vet at vant til å ikke ha informasjon alltid på fingeren min, kan være den eneste måten for meg å fokusere på de viktige tingene - de tingene jeg får betalt for. For meg handler det om å finne balanse mellom å lese informasjonen som fører meg til fremtidig arbeid og fullføre mine nåværende prosjekter. Jeg begynner å tenke det, i hvert fall for meg, sjekker e-posten min om morgenen og en gang om kvelden ville være et godt mål. Jeg er ikke sikker på hvor lang tid det tar å nå det målet, men jeg jobber med å gjenta mandagens suksess.

Har du noen måter du holder deg på sporet? Triks for å hindre deg i å gå seg vill i e-post og annen informasjon? Vennligst del - Jeg kan trenge all hjelp jeg kan få! Reklame