Løst å gå papirløs, men vil gjøre det på den smarte måten? I denne artikkelen vil vi dekke 4 store feil du kan gjøre i din søken om å gå papirløs.

Feil å unngå når du går papirløs

Feil # 1 - Ikke stopper strømmen av papir til deg

• Har du fortsatt papirmagasiner? Avbryt disse abonnementene nå: Hvor ofte sitter de bare og hopper opp før du får en sjanse til å lese dem?
  • Hvis du elsker blader og trenger et digitalt alternativ, kan du prøve Applikasjonen for neste utgave.
• Meld deg på for papirløs fakturering og unngå at massevis av papirvarer sendes til postkassen din.
• Avslutt abonnementet fra uønskede sendinger på den enkle måten: Bruk en app som Paper Karma for å ta et bilde av til og fra adresser på utsendelser og de vil ta vare på resten.

Feil # 2 - La papiret pile opp

For å lykkes når du går papirløs må du stoppe papiret fra å pile opp rundt deg. Reklame

• Håndter papir når du tar det inn i huset:
  • Gjenvinne eller kaste bort e-post eller merker du ikke trenger. Pass på å bruke Paper Karma for å stoppe neste gjenstand fra det firmaet som dukker opp på døren din.
  • Oppgi et sted for alt papir som må håndteres, f.eks. Hvis du har en regning du må betale, kan du legge den til en betegnet bin for regninger.
    • Ikke glem å registrere deg for papirløs fakturering for eventuelle tilbakevendende regninger.
  • Eventuelle papirer som må arkiveres, skal skannes umiddelbart og deretter krympes eller resirkuleres.
  • Hvis du trenger å beholde originaldokumentet av en eller annen grunn, skann den først og deretter filen på et trygt sted.
    • Jeg holder generelt kvitteringer som kan være nødvendig for retur i en fil for inneværende skatteår.
    • Små varekvitteringer blir krympet etter et par måneder, med mindre det er nødvendig for skattemessige formål.
    • Store billettkvitteringer skal sendes inntil du ikke lenger har varen.
• Flere bedrifter og leverandører tillater nå papirløs kvittering, noe som virkelig vil hjelpe oss med å gå papirløst.
  • Videresend eventuelle kvitteringer du har til din Evernote kvitteringsmappe og merk med dato, selskap og element (hvis det er aktuelt).
• Be familie og venner å sende e-post eller e-kort i stedet for papirkort. Sjekk ut AmericanGreetings.com eller Apps som Red Stamp for å sende gode digitale kort.

Feil # 3 - Skanner feil når du prøver å gå papirløs

Jeg kjenner en gentleman som tilbrakte timer og timer med å skanne alle sine dokumenter i sitt forsøk på å gå papirløs. Jeg trodde det var flott før kona hans fortalte meg detaljene om hvordan han skannet dem. Vennligst ikke gjenta disse feilene i din papirløse søken: Annonsering

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

• Skanner ikke-relaterte dokumenter i en stor klump. Sikker på at det kan gjøre skanning raskere, men da har du store .pdf-filer av papirer som ikke er relaterte og kan ikke arkiveres elektronisk på en meningsfull måte.
• Lagrer dine skannede dokumenter til et hvilket som helst gammelt sted på harddisken din.
• Har ikke et system for å kunne finne dokumentene du skanner.

Denne gentlemanens kone hadde ingen anelse om hvor han skulle finne noe han hadde skannet. Hun sa det var nå mye vanskeligere å finne noe og måtte alltid be ham om å prøve å finne et dokument. Det var ingen produktivitetsforbedringer som kom fra dette prosjektet. Reklame

Unngå disse skanningsfeilene ved å skanne som papir sammen, og opprettholde et godt elektronisk arkiveringssystem for å kunne finne dokumenter du lagrer. Jeg bruker Evernote til å oppnå sistnevnte, kopiere arkiveringssystemet mitt i Evernote via Notatbøker og tagger. Søket innen Evernote er eksemplarisk og lar brukeren enkelt søke i et dokument for søkeordene de trenger for å identifisere det. Spesielt nyttig er Evernote Pro PDF-søkefunksjonen, som er et must for alle som ønsker å gå papirløs.

Feil # 4 Har ikke et sikkerhetskopieringssystem på plass

Hvorvidt de skannede dokumentene dine er på harddisken eller i skyen, vær sikker på at du har en sikkerhetskopi. Jeg anbefaler minst ett sett lokalt, og en i skyen.

Har du startet din papirløse søken ennå? Hvis så, vennligst del dine beste tips for å gå papirløs i kommentarene nedenfor. Gi oss også beskjed om hvordan disse tipsene hjelper deg på reisen din.

Reklame