Minimal versus maksimal produktivitetsverktøy

Hvis du ikke er ny på produktivitetsblogger, verktøy for webproduktivitet og andre ting som har en produktiv spinn eller “GTD” i dem, så har du sikkert hørt om begrepet å være “minimalistisk”. Ideen bruker absolutt minste mengder ting for å få noe gjort eller leve livet. I utgangspunktet, alle de ekstra ting som du “trenger ikke” er bare tette opp din produktive natur og må fjernes.

Men hva om du vil ha alle klokkene og fløyter av produktivitetsverktøy og den minimalistiske måten føles noe begrenset? Det er her ideen om “maksimal” produktivitetsverktøy kommer inn; verktøy som gir brukeren massevis av funksjonalitet og innstillinger som gjør at de kan tilpasse verktøyet på en måte som de ser hensiktsmessig.

Saken for minimalistiske verktøy

En av de største klagerne om kompliserte produktivitetsverktøy er at de har en tendens til å komme seg i stedet for å hjelpe deg med å få ting gjort. Dette er definitivt tilfelle med noen verktøy som kaster inn hver funksjon som kommer til å tenke og ikke har en klar måte å bare “hopp inn” og begynn å bruke verktøyet.

For eksempel er webapprogrammet Toodledo et ekstremt kraftig oppgavebehandlingprogram (for ikke å nevne en av mine favoritter), men det kan være litt skremmende å se på og bruke først. Dette er på grunn av Toodledos masse av brukeralternativer, filtre, søk, etc. Kontrast dette med a “enklere” Verktøy som Remember the Milk. Det er åpenbart hvordan du legger til oppgaver med RTM, og brukergrensesnittet er rent og enkelt på øynene. Dette er ikke å si at RTM ikke er kraftig, det er definitivt med tillegg av Smart Lists and Locations; det sier det noen ganger når du gir en bruker også mange alternativer kan forvirre og distrahere dem fra å faktisk bruke verktøyet for å få ting gjort. Reklame

Minimale produktivitetsverktøy har vært ekstremt populært de siste årene på grunn av at brukerne ønsker å ha noe enkelt som kommer ut av veien. Noen av verktøyene som kommer til å tenke er Simplenote, Ta-da List, SimpleGTD, penn og papir, og husk melken.

Saken for “maximalist” verktøy

På motsatt side av mynten er de største klagerne om enkle og minimal produktivitetsverktøy at de ikke er tilpassbare nok, og de mangler nødvendige funksjoner som tagging, lagrede søk, forskjellige lister, støtte på flere plattformer, etc. Noen brukere føler at uten disse forbedrede settene funksjoner som produktivitetsverktøyene ikke er gode nok.

Når Mr. Allen, GTD-fyren selv, snakker om systemer og produktivitetsverktøy, stjeler han et godt tilbud fra Albert Einstein:

“Gjør alt så enkelt som mulig, men ikke enklere.”

Dette kan selvfølgelig sikkerhetskopiere ideen om minimalistiske verktøy, men det får meg til å tro at det tar litt kompliserte verktøy å jobbe med og hjelpe med å kontrollere kompliserte ting som prosjektplanlegging, e-posthåndtering, etc. Som nevnt tidligere er Toodledo ganske oppgaveadministrasjon søknad og det har massevis av funksjonalitet som du aldri bruker. Men ideen om å gi brukeren ekstra funksjoner er tiltalende i det du kan “vokse inn i” et verktøy.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Toodledo er kompliserte filtre og visninger

For eksempel bruker jeg for øyeblikket OmniFocus (selv om det er kostbart som helvete) og det er en søt funksjon som lar deg relatere et sted med en kontekst. Når du er ute og sjekker iPhone for handlinger du kan fullføre, kan du sjekke plasseringen oppføringen og OmniFocus bruker GPS-en din til å gi deg handlinger som kan gjøres i nærheten. Først trodde jeg at denne funksjonen var nifty, men litt overkill, til jeg fant at jeg reiser ganske mye i løpet av en dag og kan bruke min plassering for å finne oppgaver som kan fullføres rundt meg. Prøv å gjøre det med Ta-da List.

Noen av de mest populære maksimale produktivitetsverktøyene er OmniFocus, Evernote, Toodledo, Outlook og OneNote. Reklame

Minimal vs Maksimal: Kamp!

Det siste jeg vil gjøre er å ta en side eller den andre når det kommer til funksjonsrike verktøy vs. enkle verktøy. Hva jeg kan gjøre, er imidlertid å gjøre noen anbefalinger til de der ute som ikke vet nøyaktig hvilken leir å bosette seg i: minimal eller maksimal?

1. Det beste rådet jeg noensinne kan gi, er å elske verktøyene du bruker. Hva betyr det om det er en million innstillinger eller ti innstillinger hvis du ikke elsker verktøyet du bruker?

2. Ingen verktøy vil gjøre deg mer produktiv. Bare fordi du kan lage en liste over handlinger og forholde dem til et prosjekt og få systemet til å fortelle deg hva dine neste handlinger betyr, betyr ikke at du faktisk skal gjøre dem. Verktøy gjør deg ikke produktiv; du gjør deg produktiv.

3. Det er ikke noe perfekt verktøy. Stol på meg, jeg har vært nedover veien og det er lang og vanskelig. Det er ikke noe perfekt GTD-verktøy; aldri vil bli. Så stopp Googling nå. Reklame

4. Lag en liste over funksjoner du trenger og en liste over funksjoner du vil ha i et produktivitetsverktøy. Deretter når du er på utkikk etter et nytt eller bedre verktøy, kan du sammenligne listen din med verktøyets funksjonssett. Hvis det er nært, kan du ikke helt hate det.

5. Når du har funnet et verktøy som fungerer, hold deg til det. Hvis verktøyene dine rammer det søte stedet og hjelper deg med å bli mer produktive, bør du vurdere å ta dem i et år, slik at du ikke faller inn i fellen for å skifte oppgavebehandlere hver gang du hører om en skinnende ny.

Hvilken side av leiren velger du når det gjelder produktivitetsverktøy? Ønsker du å holde ting enkelt eller gi deg et kraftig sett med funksjoner som står til din disposisjon?