Gjør møter mindre hatefulle og mer produktive

Når mange mennesker ser på møter, viser de en sjef eller veileder som spytter av krav og statistikk over lengre tid mens ansatte stirrer tankeløst mot hodet på rommet. Disse møtene kan være et enormt sløsing med tid dersom sjefer ikke involverer ansatte, og ansatte mangler fokus og dedikasjon til gjennomføring av en bestemt agenda. Men når møter er interaktive, fokuserte og planlagte, kan de være utrolig produktive. Tre aspekter å fokusere på når du setter sammen et kontormøte er:

1. Gjør dem minneverdig

Hvert møte skal skille seg ut for å gjøre det unikt og verdt å huske. Planlegg møter for ulike tider, for eksempel 9:17 i stedet for 9:15 eller 9:30. Kommunikasjonsleder for TINY Pulse Neal MacNamara forklarer at konsekvent planlegging av møter klokka 8:48 har “eliminert tardiness nesten helt” innenfor hans selskap. En slik enkel forandring vil holde ansatte på tæren morgen på møtet, og ingen kommer i å dra føttene noen få minutter for sent. Reklame

Bruk isbrytere til å starte møtet, men få dem til å henvende seg direkte til dagens dagsorden. Gi ansatte tid til å få tankene sine ut i luften, så de er ikke redd for å snakke opp når diskusjonen svinger mot emnet de snakket med en kollega om minutter tidligere. Dette “tilkobling før innhold” Metoden har gjort det mulig for ansatte hos LivePerson å bli bedre kjent med hverandre, og føle seg mer behagelig å snakke om et problem de hadde møtt.

Josh Neblett, medstifter og administrerende direktør i e-handelsselskapet Etailz, mener at de siste 5-10 minuttene av et møte skal brukes til spørsmål eller bekymringer som måtte ha oppstått gjennom hele møtet. Snarere enn å fortelle ansatte til “kom og se meg på kontoret mitt hvis du har spørsmål,” Denne bevisste tiden er satt for å møte problemer på vei. Dette er spesielt effektivt fordi det er sannsynlig at mer enn én person har et lignende spørsmål, og lederen av møtet kan få svaret ut til alle med en gang i stedet for å svare det individuelt fem forskjellige tider. Reklame

2. Gjør dem effektive

Alle møter bør ha en bestemt agenda som dikterer nøyaktig hvilke emner som skal diskuteres. Konsernsjef for Brivo Steve Van Till opprettet “Ingen re-hash” ping pong padler for alle ansatte å bruke i løpet av et møte når noen bringer noe opp som enten har blitt diskutert i lengden, eller vil forringe agendaen for hånden. I stedet for å forklare punktet eller kaste bort tiden å si “Vi har allerede snakket om dette, men hvis du har noen spørsmål ... ”, Andre medlemmer av møtet kan ganske enkelt heve padlen, og taleren vil vite for å redde det han har å si til han kan snakke med sjefen privat.

Les neste

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Andre kontorer har gjennomført straffer for å komme sent til møter. Disse straffen er ikke alvorlige; heller, de er humoristiske og pinlige måter å håndtere avbrudd og tardiness. Et selskap tvinger senkere til å gå i å synge et barnehageryt eller en annen sang, noe som selvfølgelig gjør dem ubehagelige når fokuset skifter fra alvorlig virksomhet til en slik menial avbrudd. Et annet selskap har implementert en policy som tvinger ansatte til å donere til selskapets veldedighet hvis deres mobiltelefon går av og avbryter et møte. Disse forstyrrelsene jobber sikkert mer enn noen egentlig disiplin, mens de fortsatt opprettholder en høy følelse av ansattes moral. Reklame

3. Gjør dem korte

Alle liker korte møter, ikke sant? Vel, alle møter kunne vær kort hvis tiden brukes effektivt. Mens ansatte skal holdes ansvarlig for deres aktualitet og oppmerksomhet under møter, er personen som ringte møtet den som trenger å ha effektive tidsstyringsevner for å være effektiv. Å ha (og holde fast ved) en klar, konsis agenda er det første skrittet i å sette sammen et møte som ikke overstay det velkommen. Mange bedrifter implementerer en tretti minutters tid, ved å vite at folk er hardt kablet for å kunne fokusere i bare 25-30 minutter av gangen, og alt over den tidsperioden vil gå i ett øre og utover det andre. Du kan også vurdere at "straffer" har blitt implementert for å løpe over tid, for eksempel å donere til selskapets veldedighetsorganisasjon eller feriefestkrukke. På denne måten må både deltakerne og de som kjører møtet, overholde tidsbegrensningen.

Konklusjon

Møter har en dårlig rap fordi de ofte forringer bedriftens produktivitet, som er det motsatte av hva de skal gjøre. Som alle andre progressive og innovative tiltak som er tatt i næringslivet i dag, gjør det mulig for ledere å effektivisere bruk av møter, og sørge for at ansatte får mest mulig ut av dem. Reklame

Utvalgte bilde kreditt: 140811-N-AF077-043 / Ash Carter via farm4.staticflickr.com