Leksjoner om e-postbehandling fra Gmail Priority Inbox

  • Robert Barton
  • 0
  • 1142
  • 14

GMails nyeste funksjon Prioritert innboks ble rullet ut denne uken til mye fanfare, blant krav fra Google om at det vil øke hastigheten på e-postbehandling og redusere overbelastning av informasjon. Det faktum at det ikke gir resultat, til tross for den nyeste hemmelige teknologien den bruker, kan hjelpe oss alle å lære noen viktige leksjoner om produktiv e-postadministrasjon.

Google sier at den interne testen viste at verktøyet sparer gjennomsnittlig person ca 6 minutter per dag. Reklame

Det er vanskelig å se hvordan, når du skjønner at alt verktøyet gjør det, er du omformet innboksen e-post. For å tegne en enkel analogi, forestill deg at posten din leverer posten din i to batcher (forutsatt at all søppelpost er kastet bort.) En batch er bundet opp med streng og merket “høy prioritet.” Den andre batchen sitter i en liten boks og er merket “lav prioritet.”

Selv om dette ville være en fin tjeneste, ville det neppe gi noen besparelser i tid eller krefter. Enten du begynner med de høye eller lavprioriterte elementene, gjør det neppe noen forskjell på sluttresultatet - hvert stykke mail må fortsatt åpnes og leses, og det må avgjøres om informasjonen den inneholder.

Han kunne også fargekode den, alfabetisere den og sortere den etter vekt, postnummer og størrelse, men så hva? Reklame

På slutten av all den aktiviteten vil du fortsatt ha like mye tid til å behandle hele partiet. Hvis dette høres litt ut som det moren min ringte “leker med maten før du spiser den” da bør det ... fordi det er alt det er; en mildt trøstende bekvemmelighet som ikke skiller seg fra tiden det tar å behandle e-posten din, eller til de virkelige problemene med overbelastning av informasjon.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem
Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker
Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Her er det som trolig skjedde: En haug med Googleheads satte seg rundt og fant ut at de kunne bruke teknologien som ble brukt i spamfilter til problemet med å kutte informasjonsoverbelastning ved å sortere brukerens innboks. Ingen gikk neste skritt for å stille det opplagte spørsmålet: “Hvilken ny vane eller atferd endrer vi prøver å fremme?”

Når du ser på det fra det perspektivet, er det lett å se at det nye verktøyet kunne fremme noen dårlige vaner. Nå vet alle at nullboksen er bedre å ha enn en innboks som er fylt med titusenvis av meldinger. For de som ikke er forsiktige, vil Prioriterte innboks gjøre det lettere å behandle e-postene med høyest prioritet, slik at de lavprioriterte tingene slipper for “seinere.” Dette vil føre til enda ytterligere e-postoverbelastning, som illustrert i dette eksemplet. Reklame

Den gjennomsnittlige arbeidsgruppen får over 140 e-postmeldinger per dag, og la oss forestille at 20 av dem er av høy prioritet. Det etterlater 120 e-poster med lav prioritet, som vil bli ignorert på en gitt dag. Den neste dagen, hvis de samme handlingene gjentas, vokser det antallet ulest e-post med lav prioritet til 240, og deretter til 360 ved neste. “Håndter kun de høyeste prioritet e-postene” er nettopp den vane at Nero Inbox-konseptet var ment å reparere, og oppfordrer brukerne til å samle e-post i innboksen.

Den gjennomsnittlige brukeren av Gmail Priority Inbox kan veldig godt gjøre ting verre for seg selv og andre, bare fordi Google ikke har gjort leksene sine, og funnet ut nøyaktig hvilke nye vaner de ber brukeren å tilpasse seg.

Heldigvis for oss er det noen gode leksjoner å lære i alt dette. Reklame

1. Habit First, Technology Second

Det er flere nye teknologier som kommer til oss hver dag, og det er en dårlig ide å vurdere verdien til oss basert på hvem som opprettet det, hvor fascinerende det er eller hvor godt det fungerer. I stedet må vi fokusere vår oppmerksomhet på våre vane mønstre, og spør oss selv “Hvilken gunstig vaneendring vil denne nye teknologien legge til rette for?” og “Kan jeg gjøre vaneendringer som trengs?” Først da bør vi se på teknologien som vil hjelpe oss. Altfor ofte har vi alt bakover, bestemmer seg for å bruke en ny teknologi og forlater vaner for å sortere seg ut. Vitne problemet på våre veier med teksting mens du kjører som et perfekt eksempel på en dårlig teknologi-drevet vaneendring.

2. Produktivitet Først, Convenience Second

Når vi vurderer innovasjoner, er det lett å bli distrahert av den kule faktoren. Mobil-TV for eksempel blir en realitet, men det er vanskelig å forestille seg at noen vil være mer produktive fordi de bærer en tv med dem til hvert møte, samtale og verksted. Vi må være hensynsløse med vår oppmerksomhet, og sørg for at verktøyene vi bruker hver dag, faktisk gjør oss mer produktive, i stedet for å legge til litt bekvemmelighet der det ikke trengs.

3. Fokusert oppmerksomhet Først, Distraksjoner Second

Mange studier viser at vårt beste arbeid kommer fra stille fokusert aktivitet, og definitivt ikke fra å hoppe mellom tilfeldige pinger, ringer, buzzere, pip og vibrasjoner. Vi må velge verktøy og enheter som vil hjelpe oss med å håndtere vår oppmerksomhet slik at vi gjør godt arbeid, i stedet for de som er utformet for å ta oss vekk fra det som er viktig for andre ting som fanger vår oppmerksomhet rett og slett fordi vi la det.

Det er ingen slutt på innovasjonene som kommer vår vei, og resten av våre liv skal fylles med stadig mer spennende gjennombrudd. Det blir mer “Innboks i produktivitet” Det får pressens oppmerksomhet, etter hvert som hvert selskap skyver konvolutten for å tjene mer penger.

Imidlertid må disse innovasjonene filtreres før de blir brukt på våre individuelle omstendigheter, og vi må være de som bestemmer hvordan vi skal påvirke våre vaner, produktivitet og oppmerksomhet, slik at vi ender opp med sluttresultatene vi ønsker på alle områder av våre liv.




Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.

Hjelp, råd og anbefalinger som kan forbedre alle aspekter av livet ditt.
En enorm kilde til praktisk kunnskap om å forbedre helse, finne lykke, forbedre en persons ytelse, løse problemer i sitt personlige liv og mye mer.