Det er på tide å virkelig tenke på e-post

Tenk på forholdet ditt med innboksen din.

Det har gått lenge nok.

E-post har klart å ta tak i for mange liv, noe som distraherer oss fra det vi egentlig burde gjøre ved å suge oss tilbake til å svare på meldinger som kommer til oss på en kontinuerlig basis.

E-postteknologien er fantastisk fordi vi faktisk kan kommunisere med hverandre fra motsatte ender av kloden eller fra høyre nabo med bare noen få tastetrykk og en “whoosh” fra datamaskinens høyttalere, men det har kommet til en kostnad som går ut av kontroll.

Med ny teknologi blir vi ofte så begeistret for hva det kan gjøre at vi glemmer hva det var ment å gjøre. Vi begynner å la teknologien lede oss snarere enn omvendt. En ringende telefon blir besvart fordi den bare ringer, en faks blir hentet fordi den bare har blitt fersket. Og så går det med e-post. Men det må ikke være slik. Reklame

Det er på tide å virkelig tenke på e-post - fra innsiden ut.

E-post er definert som følger:

“... meldinger fordelt på elektronisk måte fra en datamaskin bruker til en eller flere mottakere via et nettverk.” - via Apples innfødte ordlisteprogram

La oss knuse det litt nedover. Men det jeg fant ganske forstyrrende fra get-go, er prøvesetningen som tilbys med definisjonen: Annonsering

“Lesing av e-post er blitt den første oppgaven til morgenen.”

Ugh. Ikke akkurat den mest produktive måten å starte om morgenen. Men jeg går ned.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

E-post er en forkortelse av “elektronisk post”, som bringer oss tilbake til begrepet “post”, som er:

“... brev og pakker formidlet av postsystemet.” - via Apples innfødte ordlisteprogram

Alt dette kan virke ganske åpenbart for mange av dere. Men la meg spørre deg: Har du noen gang stått ved inngangsdøren og venter på at posten skal ankomme? Du kan ha anledning til å vente på en bestemt pakke eller brev for å ankomme. Men har du gjort det hver dag, sjekker så ofte for å se om posten er kommet? Sannsynligvis ikke.

Så hvorfor gjør så mange av oss det når det gjelder e-post?

Det øyeblikkelige aspektet av e-post har skapt en reaksjon i mange av oss som ville være forvirrende hvis vi brukte den til vanlig gammel “brevpost”. Å forsøke å bryte seg bort fra å reagere på denne måten til e-post er vanskelig fordi det ikke bare er dine egne vaner som trenger å bli ødelagt, men vaner til dem som sender deg meldingene. Forsøker å forklare dem at du kommer til å være mindre reaksjonær når innboksen din signalerer en ny melding er kommet, er en utfordring, og det vil være en veldig tøff pille for mange å svelge.

Men det må gjøres. Reklame

Sjelden (hvis noensinne) lot folk posttjenesten diktere hvordan dagene deres gikk. Da posten kom, satt den i postkassen til den var klar til å bli hentet. I noen tilfeller vil det være flere dager før du går til postkontoret for å plukke opp det. Selv om du hadde post levert til døren, ville du ikke alltid hoppe for det da postmannen kom for å levere den. Vi må begynne å bruke samme praksis til vår elektroniske post. Vi må være mer proaktive med det enn reaktive. Vi må styre vår e-post innboks i stedet for å la det styre oss.

Når e-postprogrammet ditt signaliserer at en melding er ankommet, er det ikke en kommando å gå og sjekke det ut. Det er en alarm. Det er et varsel. Du har et uttrykk for når du går inn i innboksen din. Når du begynner å ta kontroll over e-postmeldingen, vil du oppdage at det å gå inn i e-postprogrammet ditt, er mindre og mer rutinemessig - en rutine du har designet. Tenk på det: Hvor mange e-postmeldinger sitter i innboksen din akkurat nå? Hvorfor er de der? Er det fordi du har ennå å håndtere dem og har ikke noe ønske om? Er det fordi du bruker postkassen din til å administrere hva du må gjøre daglig, i stedet for å bruke postkassen din som et middel til å samle informasjon for å legge til stedet du bør sette dem på slik at du kan ordne dine oppgaver riktig?

Hvorfor virker elektronisk post viktigere enn ikke-elektronisk post?

Sikker, elektronisk post har også erstattet telefonen i mange tilfeller. Likevel er det tider hvor vi har “holdt våre samtaler” når vi gjør noe som krever total fokus og ingen forstyrrelser eller forstyrrelser. Gjør vi det også for e-post? Vi burde. Reklame

E-postalternativer

1. Instant messaging. Skal brukes når et svar er nødvendig umiddelbart. Tenk på det som telefon for det 21. århundre.
2. Telefon. Fortsatt fungerer bedre enn begge e-postene for å formidle viktigheten av saker som er til stede. Instant messaging er mer effektivt når det gjelder å tillate folk å spore samtaler, men telefonen er mer ... menneskelig.
3. Sosiale nettverk. Tar ting utenfor din vanlige e-postboks og fungerer ofte bedre for å dele elementer. Så lenge personvern ikke er den største bekymringen, kan sosiale nettverkstjenester som Facebook, Twitter og Google+ holde innboksen rotet nede.

Hva er i innboksen din??

Det er på tide å tenke på e-post som det er: en kommunikasjonsmetode som er raskere enn de fleste andre typer vi har tilgjengelig for oss i dagens samfunn. Det er ikke noe som skal holde oss fra å gjøre det viktige arbeidet; Det er det som skal tillate oss å ha informasjonen vi trenger for å gjøre mer av det viktige arbeidet. Den må brukes tilsvarende, både av de som er i sende- og mottakeren.