Jeg trenger en brukerhåndbok for mitt liv!

Jeg gjorde noe rutinemessig for noen dager siden - betalte noen første av månedsregningen på nettet - og jeg ble sittende fast. For livet til meg kunne jeg ikke huske navnet på et av de menneskene jeg sender utbetalinger til. All informasjon er lagret i innstillingene for bankkontoen min, men jeg må oppgi mottakerens navn, akkurat slik det vises i postene mine, for å få alt annet opp.

Det var da det slo meg:

Jeg trenger en brukerhåndbok for livet mitt! Reklame

Jeg har en passord manager, personlig informasjon manger, Treo, online todo liste, påminnelse system, Moleskine notatbok - men ingen steder hadde jeg skrevet ned trinnvise instruksjonene for å gjøre denne betalingen. Jeg skjønte heller ikke, hadde jeg en oversikt over de fleste oppgavene jeg rutinemessig gjør. I stedet husker jeg det første trinnet (besøk et nettsted, ring noen, åpne et program osv.) Og stole på de presenterte signalene. Hvis jeg ikke kan huske hvordan jeg skal gjøre noe, jobber jeg på det til jeg finner det ut.

Hvor mye tid tror du jeg har kastet bort, prøver å huske enkle ting, som de skrittene som trengs for å behandle bilder jeg har tatt for å skrive ut dem, eller hvordan du betaler min kvartalsvise skattebetalinger, eller hvordan du godtar nye bidragsytere til Lifehack.org-bassenget og få dem til fart?

Det jeg burde ha, skjønte jeg, er et enkelt sted hvor disse prosessene, fra det avgjørende til det verdslige, ble registrert. Det er noen gode grunner til å ha noe slikt: Reklame

1. For å spare tid: Som jeg sa, slipper jeg nok et par ekstra minutter på omtrent hver rutineoppgave jeg utfører. Mens jeg er i daglig basis, ville jeg sannsynligvis ikke trenge å sjekke min "brukerhåndbok", det ville vært fint å ha en enkelt referanse jeg kunne slå til da jeg ble forvirret.
2. For inspirasjon: Skrive en oppgave, trinnvis, kan bidra til å identifisere bortkastet innsats og ujevn prosesser. Kanskje det er en bedre måte å gjøre oppgave på x? Også for oppgaver som jeg sannsynligvis vil forfalle på, ville jeg ha et verktøy for å hindre meg til å bli distrahert til alle trinnene var ferdige.
3. For feilsøking: Hvor mange ganger har du gjort noe "måten du alltid" gjør, og ikke fått det forventede resultatet. Å ha en veiledning for å slå til, ville bidra til at jeg gikk gjennom alle de nødvendige trinnene og hjelper meg å se hva jeg hadde savnet første gang.
4. For trening: Hvis jeg noen gang har ansatt noen til å overta deler av arbeidet mitt, hadde jeg allerede trinnvise opplæringsprogrammer for at de skulle følge.
5. I tilfelle noe skjer med meg: Hvis jeg ble skadet eller til og med (godhet forbudt) drept, hvordan ville familien min plukke opp brikkene? Jeg er familie tech fyren - det ville være umulig for mine kjære å finne ut av sortimentet av elektroniske verktøy, programvare og maskinvare jeg bruker til å administrere min virksomhet og andre prosjekter.

Hva ville være i det?

Hva vil jeg sette i brukerhåndboken? Ganske mange ting kommer til å tenke, inkludert:

• Verktøyene, både online og av, bruker jeg til å akseptere, behandle og foreta betalinger.

• Bankprosesser - hvordan jeg betaler regninger og mottar betalinger
• Bokholderverktøy - Hvordan holder jeg oversikt over kontoene mine
• Hvordan legger jeg klienter og annonsører inn i systemet mitt

• Google Adwords og Adsense prosesser - hvordan jeg identifiserer søkeord, hvordan jeg oppretter kampanjer, hvordan jeg legger til nye annonser på nettstedene mine
• Hvordan produserer jeg en podcast - mine lokale og online arbeidsflyter for opptak, opplasting og distribusjon av podcaster

• Fornyer min bilregistrering
• Reaktivisering av min helseforsikring (jeg lærer som en kontraktsansatt, så jeg må reaktivere det hver gang jeg fornyer kontrakten min)
• Setter en ny pensum eller nettbasert kurs sammen
• Skrive et akademisk papir
• Og så videre…

Hvordan ser det ut??

Siden en del av nytten av en personlig brukerhåndbok ville være muligheten til å dele den med andre mennesker, spesielt hvis jeg ikke var i funksjonshemming på en eller annen måte, er det ikke noe problem med å bruke noe fancy programvareverktøy eller elektronisk søknad. Den beste innsatsen ville være å beholde en enkelt fil i et standard tekstbehandlingsformat (Word. Doc, .rtf) på datamaskinen min, og en oppdatert utskrift skrevet ut i et bindemiddel.

Les neste

10 Advarselsskilt av lav selvtillit og mangel på tillit

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

Å finne informasjon i en papirkopi kan imidlertid være et problem, men et klart innholdsfortegnelse virker viktig, og et klart organisasjonsskjema. Sider - i hvert fall innenfor en seksjon - skal følge maler med samme informasjon på samme sted på hver side. Jeg er revet mellom to organisatoriske skjemaer, men: Det skal organiseres etter emne (f.eks. Betale regninger, skrive artikler, organisere kurs, etc.) eller regelmessig (ting jeg gjør hver dag, ting jeg gjør hver uke, ting jeg gjør hver måned , kvartalsvis, årlig, etc.)? Reklame

Kanskje begge, faktisk - poenget er å være så nyttig for noen andre som meg selv, og hvem vet hvor mye retning jeg kanskje kan gi, eller hvilke forhold det måtte trenge under?

Sette det sammen

Jeg hører deg der ute, tenker "Det høres ut som en forferdelig masse arbeid!" Og det gjør det. Det jeg tenker på, er at når en mal er opprettet, legges nye sider til, vil det være ganske enkelt. Og i stedet for å sitte ned og finne ut alt, kan det være mer fruktbart å holde filen åpen og dokumentere prosesser som du utfører dem i løpet av din vanlige tidsplan. Det kan ta noen ekstra minutter per oppgave i et par dager, men innen en uke vil du ha de fleste oppgavene du oftest fullt dokumenterer. Legg til månedslister i slutten av måneden, og legg til de mindre vanlige tingene som det oppstår for deg, eller når du kan legge til side en time eller to for å tenke på det.

Lyden er gal? Kanskje det er gal. Og likevel kan jeg ikke unngå å tro at så mange av de organisasjonene jeg har jobbet for - universiteter, stiftelser, museer, militæret, selskaper - ha hyller fulle av slik dokumentasjon, fra standard operasjonsprosedyrer for ulike oppgaver til opplæringshåndbøker til skribentmaler. Hvis du vil sørge for at en viss standard er nådd hver gang du gjør noe, du må finne ut og dokumentere denne standarden. Reklame

Jeg kan aldri åpne min personlige brukerhåndbok når den er ferdig - men det vil være fint å vite at jeg kunne. Det vil være fint å vite at hvis jeg noen gang er innlagt på sykehus, kan partneren min sørge for at de som trenger å vite, vet, og at minst de minimale kravene til min virksomhet kan bli tatt vare på. Det vil være fint å vite at oppgaver jeg gjør svært sjelden, dokumenteres et sted, så jeg forutser ikke ved å sette en "finne ut hvordan du gjør x"oppføring på min todo liste - og deretter forkaste denne oppgaven siden jeg ikke husker hvordan du finner ut hvordan du finner ut!

Hva med deg? Hva slags informasjon ville du sett inn i din personlige brukerhåndbok?