Slik bruker du en kalender for å lage tid og rom

Det har vært mye diskusjon på nettet og av hvordan en kalender passer inn i ens produktivitetssystem. Den generelle tommelfingerregelen er at planlagte avtaler skal gå i kalenderen din, mens oppgaver og lignende bør gå inn i hvilket oppgavehåndteringssystem du bruker.

Det som ofte går tapt i diskusjonen, er hvilke avtaler som skal gå inn i kalenderen din for å maksimere tiden din og sikre at du gjør fremgang på de tingene du virkelig vil gjøre. En av de beste måtene å gjøre dette på er å få litt mer granulert med definisjonen av avtaler, slik at du kan bruke kalenderen din mer effektivt som en del av ditt totale produktivitetssystem. Reklame

Typer av avtaler

1. Generelle avtaler

Disse er avtaler i mest tradisjonell forstand. De kan være legeens avtaler eller forretningslunsjer. Uansett er de ganske generelle når det gjelder hva vi definerer som avtaler, så de bør behandles som sådan. Disse typer avtaler kan flyttes til forskjellige datoer hvis de får nok varsel, og begge parter kan få det til å skje, selv om du bør prøve å beholde dem “som-er” i de fleste tilfeller. Reklame

2. Selvutnevnelser

Dette er avtaler du lager med deg selv. De kan være tidsblokker som du planlegger slik at du kan jobbe på oppgaver eller prosjekter uten avbrudd - selv eller andre gjennom distraksjon. Disse typer avtaler er også overførbare, men jeg vil anbefale deg å prøve å bygge et rammeverk slik at de forblir så statiske som mulig. Velg litt tid der du kan jobbe i 90 minutters intervaller som en selvavtale regelmessig slik at du kan skape en vane og forbedre produktiviteten. Bryt disse tider opp med pauser hvor ingenting er satt i stein. Du kan til og med ta de større blokkene og bryte dem ned i mindre biter ved hjelp av The Pomodoro Technique hvis du vil at du kan flytte fra oppgave til oppgave. Reklame

Les neste

10 Advarselsskilt av lav selvtillit og mangel på tillit

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Hold denne tiden hellig, men vær så snill at du kan flytte den tiden til andre timer på dagen.

3. Lagavtaler Reklame

Dette er avtaler der et lag er nødvendig for å komme sammen. Den beste måten å planlegge disse er etter at de to andre typer avtaler er låst i kalenderen din. Selv om det kan være vanskelig å planlegge disse etter at det er gjort, finnes det verktøy som Doodle, Tungle.me og til og med Google Kalender som kan hjelpe til med å velge optimale tider hvor de fleste kan være til stede. Når det gjelder disse typer avtaler, bør de mange behovene oppveie de få behovene, så selv og generelle avtaler må kanskje justeres for å få dem til å fungere. Men bare juster dem som en siste utvei - tiden din er viktig og dine lagkamerater trenger å innse det.

Konklusjon

Jeg har hørt noen produktivitetstyper si at planleggingsblokkene fungerer mot deg - at det går mot kornet og er nesten umulig å gjøre. Men John Cleese har fremført argumentet om at folk trenger to ting for å skape: tid og rom. Jeg kunne ikke enig med den vurderingen.

Hvis du husker hvilke typer avtaler du har til din disposisjon, blir kalenderen et enormt verktøy som lar deg lage denne tid og plass til deg selv.

(Fotokreditt: Nærbilde av en kalenderside via Shutterstock)