Slik maksimerer du effektiviteten ved å gruppere oppgaver

Det er en metafor mange av bruk på daglig basis som sammenligner hjernen vår til en bil eller en sykkel med gir. Jeg må skifte gir eller Hodet mitt er i feil utstyr for dette indikerer at menneskets hjerne, for effektivitets- og konsentrasjons skyld, henger inn i oppgaven ved hånden til det punktet hvor det tar tid å fjerne konsentrasjonen fra emnet og gå videre til noe annet.

Dette er noe vi opplever hele tiden, for eksempel når jeg har jobbet med budsjettet og får fakturaer og kvitteringer for å få skatt tid, må jeg ta en pause for å oppdatere tankene mine før jeg går videre til jobb som for eksempel skriver denne artikkelen, som er en annen type arbeidsskapende data i stedet for å behandle den - og et annet emne.

I Ditt minne: En brukerhåndbok forfatteren Alan Baddeley refererer til en studie utført av nederlandsk psykolog Adriaan de Groot, der minnet om sjakkmestere ble sammenlignet med de som ble sett av gjennomsnittlige klubbspillere. Mesterne var spillerne som ofte spilte med en blindfold på.

I ett forsøk satte han ut et sjakkbrett i en stilling valgt fra et spill, fikk sjakkspillerne en serie med fem sekunders glimt av brettet, og etter hvert glimt måtte de forsøke å reprodusere posisjonen på et annet brett. Mesterne plasserte 90 prosent av stykkene etter et glimt på fem minutter, mens de svake spillerne bare plasserte 40 prosent av stykkene etter et glimt, og trengte åtte glimt før de kunne likne de første prestasjonene til mesterne.. Utdrag fra minnet: En brukerhåndbok.

Hva var konklusjonen av de Groots studie, sammen med en rekke andre eksperimenter? At master sjakk spillerens overlegne ferdigheter kommer fra deres evne til å se styret som en organisert helhet snarere enn som en masse avkoblede og individuelle stykker. Reklame

Hva har det å gjøre med noe? Hjernen din organiserer ikke på et minuttnivå, men ved å klumpe små, relaterte ting i sammenhengende helheter. For å tenke, sjekke e-post, leser RSS og leser snakkepost fra brevboksen, kommer alle til å bli en ting-kommunikasjonsbehandling.

Hvis du tenker på grupper, jobber du i grupper

Så, gjennom anekdotisk observasjon og personlig erfaring (både høyt ansett som vitenskapelig dokumentasjon, forsikrer jeg deg) har vi funnet ut at sinnet “skifter gir” for å finpusse på en bestemt oppgave og tenke på mote som kreves for å fullføre den, eller løse eventuelle problemer knyttet til den. Vi har fastslått at det tar tid å skifte girene i hjernen for å håndtere andre problemer optimalt. Og vi har oppnådd legitime vitenskapelige bevis for å forklare dette og få litt innsikt i hvorfor dette skjer.

Den naturlige, praktiske konklusjonen er at hvis du synes at i grupper av relaterte ideer som danner helheter, bør du jobbe på den måten også. Å gå imot det menneskelige sinns strøm er bare motproduktiv, så i stedet for å gjøre små biter av bokføringen mellom skriving av artikler - siden det er så hardt å fortsette å gå i det i en sittende! -Vi bør gruppere de tilknyttede bokføringsoppgaver sammen og takle dem på en gang, rett?

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Den praktiske øvelsen ville være å prøve det på begge måter og måle, til minuttet, den tiden det tar å fullføre bokføringen og artiklene ved hjelp av begge metodene. Jeg kan garantere det, hvis du blander oppgaver opp gjennom dagen:

• Du bruker mer tid på å fullføre oppgavene,
• Du bruker mer tid på å bytte mellom oppgaver,
• Du har mistet en betydelig del av dagen.

Hver gang du stopper hva du gjør og gjør en kaffe og nyte solen i ti minutter etter at halvtime-bokføringen før du sitter fast i en artikkel, mister du tiden. Hver gang du må plukke opp hvor du forlot, du mister tid å finne ut hvor du faktisk sluttet og komme tilbake til de neste oppgavene. Og på slutten av dagen, når du legger til dette, kan du miste to timer fordi din stil med oppgaveplanlegging ikke er effektiv. Reklame

Baddeley forklarer i sin del om mental organisering at hjernen også kategoriserer ting av holdninger, tro og forventninger. Dette kan virke som en åpenbar factoid å hente opp, men sannheten er at det betyr at grupper kun kan defineres av deg.

For eksempel legger jeg sjekke e-post, sneglepost og leser RSS i samme gruppe tidligere i artikkelen. Du kan organisere e-post, sneglepost og telefonsamtaler i samme gruppe mens du setter RSS med surfing og forskning..

Får grep på grupper

Oppfør alle oppgavene du fullfører på en dag, fra 8-e-postbekreftelsen til 5pm oppgavevalueringen (eller hva det er du gjør). Alt. Deretter grupperer du alle disse oppgavene sammen med enten papir eller et sinnsplanleggingsverktøy i det som virker som en logisk kamp for deg. Det er ikke noe riktig eller galt, selvfølgelig, siden det som din hjerne forteller deg, er måten du tenker på de oppgavene.

Hvis du har ganske store grupper eller ensomme oppgaver, er det greit. De største gruppene vil utgjøre størstedelen av knustiden din, fordi du bør takle disse oppgavene etter hvert for maksimal effektivitet. De ensomme oppgavene vil være gode for å bryte opp noen store grupper, siden det er spesielt vanskelig å skifte gir fra et veldig stort område til en annen stor en.

Du bør også finne ut hvilke oppgaver du utfører hver uke eller måned, og gruppere dem også, selv om dette kan bli vanskeligere. Prøv bare dette hvis du er en uber-produktivian, den typen person som faktisk lister på å lese denne bloggen på oppgavelisten. Reklame

Når du er ferdig, planlegg dem i grupper, lagre de mest utfordrende gruppene og de største gruppene for tidspunkter når du har mest energi, og de relativt lave involveringsgruppene for start og slutt på dagen. For eksempel er å sjekke e-post og RSS en ganske enkel, men produktiv måte for meg å komme i gang, så jeg legger det på begynnelsen av dagen min og får det ut av veien. Det får meg inn i kontorrutinen, og når disse oppgavene er ferdige, er jeg våken og klar for det virkelige arbeidet.

Eksempler på grupperinger

Kommunikasjon er stor, men dessverre er det også ganske vanskelig å gruppere. Du kan ha telefonsamtaler som kommer inn og ut hele dagen, e-postmeldinger som må håndteres på fly (unngå dette for enhver pris hvis arbeidet gir deg det ), og så videre. Men på arbeidsdagen min ser det ut slik:

• e-post
• RSS
• Sneglepost - regninger, kontoutskrifter
• Instant messaging (hvis du er en web-arbeider, det er som konferanserommet)

Husarbeid er imidlertid ganske enkelt å finne ut - og vi har alle en ganske lik ide om hva det innebærer.

• Feie, støvsuging og mopping gulv
• Vasking, vaskekjøkken
• Baderomsrengjøring,
• vaskeri

Jeg kjenner noen mennesker som sprer husarbeidet ut gjennom dagen og tar pauser i mellom. Vi alle gjør det. Men hvis husarbeid er sett på som et gruppert oppgavesett, kan det ta en time å gjøre det som vanligvis tar deg to.

Dine grupper kan (faktisk definitivt vil) variere - dette er bare eksempler på de oppgavegruppene jeg bruker for å organisere dagen min. Reklame

Ekstra fordel

I stedet for mikromanaging timeplanen, kan forhåndsinnstilte grupper meg planlegge mye raskere. Jeg kan bare plotte kommunikasjon for 8am, Forskning for 9am og skrive for 12. Det er absolutt ikke grunnen til å bruke denne planleggingsteknikken, men det gir enda en grunn til å faktisk gjøre det.

Planlegg konsistent

Utfør de grupperte oppgavene dine på en konsekvent måte - for ukentlige grupper, gjør det samme dag på samme tid. For daglige grupper, gjør dem i omtrent samme rekkefølge. Å utvikle en rutine gjør det mulig for hjernen å skifte disse girene lettere, fordi de vet hva de kan forvente.

Gruppering av oppgaver er en enkel, jevn trivial teknikk, men etter noen få praktiske tester er jeg overbevist om at det kan spare meg et par timer i hver dag - akkurat det jeg trengte å finne! Men hvis du liker å bryte opp oppgaver i mer smakelige biter og ikke ser etter noen flere timer på dagen, kan det bare føre deg til galskap for å prøve dette.