Hvordan få folk til å lese dine e-poster (og brev) og svar hver gang

  • Joel Harper
  • 0
  • 2222
  • 511

Skrive forretningsbrev er noe vi alle må gjøre fra tid til annen, men vi trener vanligvis ikke i skole om hvordan man faktisk skal gjøre det. Å få ditt brevformat feil kan få deg til å se slurvet og uprofesjonell, men når du får det grunnleggende nede og har noen eksempler å jobbe fra, gjør det forretningsbrev skriving det mye lettere.

Hva er det største “Nei nei” når du skriver et brev?

Sannsynligvis det vanligste problemet folk har når man skriver forretningsbrev, bruker feil formatformat.[1] Innenfor dette formatet er det noen få alternativer, men for det meste er det slik det gjøres.

Øverst på brevet ditt bør du være kontaktinformasjon: navn, firma (hvis aktuelt), adresse og telefonnummer. Noen mennesker legger også sin e-postadresse her.

Neste kommer datoen og personen du skriver er kontaktinformasjon: navn, firma og adresse.

Så blir det en hilsen - vanligvis noe i tråd med “Kjære herr / mrs. Jones.” Brevets kropp følger, deretter en avslutning (Vennlig hilsen, Best, hva du vil) og noen få blanke linjer etterfulgt av din typede signatur. Når du skriver ut brevet, kan du signere det med blekk.

Når du har formatet nede, er det innholdet som fortsatt kan være litt vanskelig. Enten du skriver et brev med oppsigelse eller anbefalingsbrev, er det noen grunnleggende regler du kan følge. Her er en titt på 10 forskjellige typer forretningsbrev du kanskje trenger å skrive,[2] brevet format for hvert og et eksempel du kan bruke som en mal.

Klagerbrev: Express skuffelse

En måte å formell uttrykke din skuffelse i en opplevelse, rapporter dårlig kundeservice eller la et selskap vite sine produkter ikke oppfyller forventningene.

Noen tips: Reklame

  • Ikke bli emosjonell eller sint; bare oppgi fakta.
  • Vær hjertelig, profesjonell og kort. Gi dem beskjed om hva som skjedde og hva du vil at de skal gjøre for å gjøre det riktig.
  • Lukk ved å gi dem en frist for å svare før du får en tredjepartsmedlem eller advokat involvert.

Eksempel på klagebrev | Federal Trade Commission

Justeringsbrev: Forklar og beklager

Hvis du befinner deg på forretningssiden av et klagebrev, må du svare med et brev av deg selv. Et godt tilpasningsbrev kan hjelpe deg med å holde en lojal kunde; en dårlig kan spre seg som en brann på internett.

Noen tips:

  • I de fleste tilfeller vil du faktisk be om unnskyldning for at selskapet ikke oppfyller forventningene.
  • Gi dem beskjed om hva du gjør for å gjøre det riktig, eller forklar hvorfor du ikke gjør hva kunden spurte om nødvendig.
  • Vær profesjonell, konsis, vennlig og unnskyldende.

Eksempel på justeringsbokstaver | OfficeWriting.com

Salgsskrifter: Øk bevissthet og markedsfør produkter

Brev som skriver for å søke virksomhet er fortsatt viktig for å øke bevisstheten om ditt firma eller produkter / tjenester blant potensielle kunder.

Noen tips:

  • Hold det kort.
  • Gjør det om dem, men ikke om deg eller din bedrift.
  • Ring til handling, fortell dem hva du skal gjøre og hvordan du gjør det.
  • Om ønskelig kan du også inkludere de neste trinnene eller oppfølgingshandlingene.

Salgsskriftsmaler | Letters.org

Reklame

Forespørselsbrev: Søk informasjon

Skriv denne typen brev når du søker informasjon, for eksempel en intervjuforespørsel, en forespørsel om en katalog eller en forespørsel om et offentlig dokument.

Noen tips:

  • Vær spesifikk og kort; gjør det lettere for personen som kan spore alt du trenger for deg.
  • Å gi litt kontekst og bakgrunn kan være nyttig, men ikke hele historien om hvorfor du trenger et dokument.
  • Vær høflig og vis din takknemlighet.
  • Hvis du spør om muligheten for arbeid, bruk brevbrev format.

Forespørsel brevmaler | Eksempelmaler

Bekreftelsesbrev: Angi melding mottatt

Bekreftelsesbrev indikerer at du har mottatt noe (som et jobb eller stipendprogram eller salgsmateriale), men har ikke nødvendigvis truffet tiltak ennå.

Noen tips:

  • Vær kort.
  • Hvis det foreligger informasjon, må hver person som har sendt informasjon, vite, for eksempel når det skal fattes en beslutning om å ansette en stilling, inkludere det også.
  • Det kan være vant til å takke noen for å donere for å forårsake, så ta med i brevet med eventuelle vedlegg.

Bekreftelsesbrev for hver anledning | Template.net

Oppfølgingsbrev: Nudge and Remind

Et oppfølgingsbrev er en slags nudge for folk å sikre at de mottok et førstebrev og å minne dem om hva de vil at de skal gjøre. De sendes ofte etter salgsbrev, innledningsbrev eller brev som ber om informasjon.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem
Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker
Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Noen tips: Reklame

  • Vær kort for å minne mottakeren hvem du er, hva og når du ba om det.
  • Inkluder deadline hvis det første notatet ikke gjorde det.
  • Ta med et anrop til handling som en påminnelse.

Oppfølgingsmaler av alle slags | Skriv Express

Bestillingsbrev: Bestill en bestilling

En formell måte å bestille på.

Noen tips:

  • Vær konsis og presis.
  • Pass på at du inkluderer all den informasjonen en person trenger for å bestille en bestilling.
  • Inkluder all din fraktinformasjon og betalingsmåte.
  • Vis din takknemlighet.
  • Gi kontaktinformasjon for oppfølging.

Ordrebokstavseksempler | Hvordan skrive et brev

Dekkbrev: Innfør deg selv for en jobb

Et følgebrev er en måte å introdusere deg selv, spesielt når du søker om en jobb.

Noen tips:

  • Nevn jobben du søker rett foran. Du trenger ikke å være fancy.
  • Bare dekke noen få relevante punkter på ditt CV, spesielt alle relaterte opplevelser.
  • Husk å nevne dine myke ferdigheter (for eksempel kommunikasjonsferdigheter, lederegenskaper).
  • Inkluder kontaktinformasjon og gjør deg tilgjengelig for å svare på eventuelle spørsmål som ansetteansvarlig kan ha.

Forkortelsesformat | Monster

Reklame

Anbefalingsbrev: Hjelp eller referanse noen til deres applikasjoner

Denne typen brev skrives ofte av en lærer for å hjelpe en student å søke om stipend eller internship eller for opptak til en skole eller et program. Du kan også skrive en til å anbefale noen til en jobb, fellesskap eller annen mulighet.

Noen tips:

  • Vær ærlig om personen du skriver om.
  • Ikke gush eller godta å skrive et brev til noen du ikke vil støtte eller ikke vet veldig bra.
  • Bruk spesifikke eksempler for å markere personens ferdigheter og evner.
  • Skriv noe om hvorfor du vil gi denne personen den personen du skriver om.
  • Takk leseren for sin tid og ta med kontaktinformasjon dersom de har spørsmål.

Eksempel på anbefalingsbrev | Museet

Oppsigelsesbrev: Avstå fra en stilling

Ikke gi inn på noen anstrengelser at du kanskje må sende et brannmeldingsbrev. du vet aldri når du kan krysse stier med disse menneskene igjen.

  • Hold det kort og til det punktet: “Dette brevet tjener som varsel om at jeg trekker min stilling som x effektiv x. Takk for muligheten” sier nok.
  • Vurder dine ord veldig nøye hvis du er i en profilert posisjon, og brevet ditt vil sannsynligvis bli gitt ut offentlig.
  • Du kan inkludere en grunn hvis du vil, men det er ikke nødvendig.
  • Takk sjefen din og / eller selskapet for mulighetene du har hatt der.

Oppsigelsesbrev for mange formål / grunner | balansen

For mange andre mulige brev du kan trenge i din karriere, sjekk denne uttømmende listen fra balansen.

Utvalgt fotokreditt: Flaticon via flaticon.com

Henvisning

[1] ^ Engelsk Sherpa: 7 Vanlige feil ved skriving av forretningsbrev). Skrive et følgebrev for en jobbsøknad eller et salgsbrev for å få kunder, er ikke som å skrive en epost til en venn; visse regler må følges.

Du må også sørge for at du bruker riktig grammatikk og stavemåte, ikke er for tilfeldig i skrivingen din, og at du fjerner alle delene av en hvilken som helst mal du måtte bruke som skulle ha blitt fylt ut (som en dummy-postadresse på topp eller feil dato).

Kjenn grunnleggende om forretningsbrev, de er mer nyttige enn du tror.

Hvis du skriver et forretningsbrev som skal sendes, finnes det noen vanlige bokstavformatregler som kan hjelpe deg med å komme i gang. ((Balansen: Format for å skrive en forretningsskrivelse

[2] ^ Houston Chronicle: 10 typer Business Letters



Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.

Hjelp, råd og anbefalinger som kan forbedre alle aspekter av livet ditt.
En enorm kilde til praktisk kunnskap om å forbedre helse, finne lykke, forbedre en persons ytelse, løse problemer i sitt personlige liv og mye mer.