Slik lager du en å-gjøre-liste som gjør at du smiler

  • Dominick Harrison
  • 0
  • 1328
  • 165

Det er 6:00. Du har nettopp voken og er klar til å ta en dusj. Etter dusjen er det på tide å spise frokost, ta nyheten ved å lese morgenpapiret, og deretter starte arbeidet.

Du føler deg fantastisk, avslappet og glad. Du har svært høye forventninger til dagen, og du vil være så produktiv som mulig.

Rask frem til 2 pm samme dag. Du jobber i et rush og du har knapt en sjanse til å ta en lunsjpause.

Du begynner å føle deg litt stresset og sliten på grunn av den travle timeplanen. Dessuten virker det som om du må gå tilbake til bestemte oppgaver og fikse dem, fordi du ikke hadde tid til å fokusere på dem riktig.

Dagen som begynte så bra, har blitt en stressende. Du hopper bare fra en oppgave til en annen - så fort som mulig - uten å gjøre noe riktig.

Du ønsker at du vil finne en tilbakestillingsknapp, slik at du kan starte dagen fra hele - med en annen strategi. Reklame

Å være for optimistisk kan være en byrde

Det du sikkert opplevde var dette: du planla dagen din natten før, og du følte at du var på toppen av oppgavene dine.

Men ting begynte å gå galt da du fortsatte å legge til oppgaver etter hverandre til listen din, og til slutt var oppgavelisten din mange kilometer lang. Listen din inneholdt også oppgaver som var ganske mye umulig å få gjort på en dag.

Det andre punktet som bidro til din hektiske og stressfulle dag, var ikke å forstå hvor mye tid det var å fullføre en bestemt oppgave, og når du skulle utføre oppgaven. Hvis du hadde denne informasjonen, ville det vært enklere å finne ut riktig tidspunkt for å utføre oppgaven.

Til slutt var det ingen fleksibilitet i planene dine. Du har glemt å legge til en buffer mellom oppgaver og forstå at bestemte oppgaver er mye større enn det de ser utendørs.

Men du vet hva - disse grunnene alene var ikke hovedårsaken til stress og busyness ...

Vet du virkelig hva du skal gjøre?

Hvor mye tid brukte du faktisk på å planlegge dagen din - var det bare 5 minutter mens fjernsynssettet var distraherende deg? Reklame

I så fall var dette trolig den største grunnen til at dagen din ble så stressende.

Når du planlegger dagene dine, bør du virkelig forstå oppgavene du skal gjøre - og hva som trengs for å oppnå dem. Dette er spesielt nødvendig med viktige oppgaver, fordi du er i stand til å gjøre fremskritt med oppgavene som betyr mest.

Mangelen på tid brukt på planlegging vil også bli vist som for mange store oppgaver fylt til din daglige liste. Hvis du ikke har brutt opp oppgaven i mindre stykker, er det sannsynlig at du ikke kommer til å få dem gjort i løpet av dagen. Dette gjør at du slår deg selv for ikke å fullføre oppgavelisten.

Til slutt, ikke behandle å opprette en oppgaveliste akkurat som noen sekundære ting du prøver å gjøre så raskt som mulig. Faktisk, når du legger større vekt på neste dags oppgaveliste, er det mer sannsynlig at listen vil være realistisk og mindre stressende for deg.

Komponenter av en god oppgaveliste

Når jeg snakker om en god oppgaveliste; Jeg anser disse egenskapene for å være en del av det:

  • balansert: oppgavelisten inneholder både viktige og mindre viktige oppgaver. La oss innse det: Selv om vi alle ønsker å jobbe med bare viktige oppgaver (for eksempel målrelaterte), må vi også ta vare på de mindre viktige oppgavene (som å løve ærend, ta vare på husstanden eller andre dagligdags ting).
  • Nok fleksibilitet: Hva skjer når du har planlagt en oppgave, men du klarer ikke å ta vare på det? Har du en plan B på plass? Hvis ikke, prøv å finne ut den alternative handlingen du kan ta i disse scenariene.
  • Tid for overganger: Forstå at overgangstider også spiser din tid. Pass på at når du planlegger oppgavelisten, er denne tiden også inkludert i planene dine. Å legge til litt ekstra buffer mellom oppgaver vil gjøre listen din mer fleksibel og realistisk.
  • Ikke for mange oppgaver for en dag: Å gi deg en nøyaktig figur på hvor mange oppgaver du bør ha på din daglige liste, er vanskelig. Det avhenger av situasjonen din, men jeg er villig til å si at alt mellom 5-10 oppgaver skal være nok for en dag. Forstå at enkelte oppgaver er veldig raske å ta vare på, så det er lettere å inkludere flere oppgaver på bestemte dager. Bare vær sikker på at det også er viktige oppgaver på listen slik at du kan fortsette med dine større prosjekter.
  • Beskyttelsesskjerm: Bygg et beskyttelsesskjerm rundt oppgavelisten, slik at så få oppgaver som mulig kan lande til listen din og at antall elementer på listen din ikke vil øke i løpet av dagen. I det første tilfellet, prøv å eliminere kildene for oppgavene dine. Dette gjøres ved å redusere dine forpliktelser og begrense prosjektene du har. Faktum er at jo flere forpliktelser (eller prosjekter) du har, jo mer sannsynlig kommer de til å ende opp som oppgaver for din daglige liste. I andre tilfelle gjør du listen en lukket en. Jeg lærte dette konseptet ved å lese en bok av Mark Forster. For å opprette en lukket oppgaveliste er alt du trenger å gjøre for å tegne en linje under den siste oppgaven på listen. Når du har gjort dette, har du ikke lov til å legge til nye oppgaver på listen din i løpet av dagen. Dette sikrer at antall oppgaver faktisk faller etter hvert som dagen går videre.

La oss nå lage en oppgaveliste som gjør at du smiler

For å lage en liste som du faktisk kan oppnå neste dag, gjør følgende: Annonsering

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem
Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker
Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen
  1. Eliminer oppgavene. Gå gjennom dine forpliktelser og avgjør om du virkelig trenger hver. For eksempel var jeg aktivt medlem av vår lokale dataklubb i min hjemby, men da skjønte jeg at jeg ikke har nok tid til den aktiviteten lenger. Selv om jeg fortsatt er medlem av klubben, deltar jeg ikke lenger i sin virksomhet. Dette har eliminert oppgavene knyttet til den forpliktelsen.
  2. Ta deg tid til å planlegge listen. Ikke rush å lage din oppgaveliste - tilbringe litt tid på planleggingsfasen. Om nødvendig, “isolere deg selv” for planleggingsdelen ved å gå til et eget rom i hjemmet ditt (eller til og med gå utenfor ditt hjem). På denne måten kan du faktisk tenke på oppgavene grundig før du skriver dem inn på listen din. Prøv å bruke minst 15 minutter med listen din når du planlegger det.
  3. Flytt viktige oppgaver til begynnelsen. Når du planlegger dagen, må du kontrollere at viktige oppgaver er i begynnelsen av listen din. Dette sikrer at du får oppgavene så raskt som mulig. For eksempel, som blogger, sørger jeg for at jeg har innholdsopprettingsoppgavene i begynnelsen av listen min. Så snart jeg våkner, angriper jeg disse oppgaver umiddelbart, og de blir ferdige før jeg går på jobb.
  4. Spor de gjentatte oppgavene. Du kan ha gjentatte oppgaver på listen din, men vet du hvor mye tid de tar for å oppnå? Hvis du ikke gjør det, må du sørge for at du sparer litt tid for å finne ut det. Dette hjelper deg med å planlegge dagen bedre, da du vet hvor mye tid en oppgave tar, og hvis det er et bestemt tidsluke i din daglige plan, når oppgaven kan utføres.
  5. Batch lignende oppgaver. Se på listen din og innse om det finnes lignende oppgaver som du kan batch-prosessere. På denne måten kan du få raskere og enklere oppgaver fra listen.
  6. Definer oppgavene mer detaljert. Ikke bare ta med en oppgave som “Bygg et nettsted” på listen din; sørg for at du har brutt oppdraget til mindre biter. Jo mindre oppgavene er, desto lettere er det å ta dem.
  7. Gjør litt prep på forhånd. Pass på at du forbereder deg på bestemte oppgaver på forhånd. For eksempel skriver jeg skissene for mitt innlegg på søndager, slik at det blir lettere (og raskere) for meg å begynne å skrive de faktiske innleggene når jeg våkner opp. Med litt prep-arbeid sprer jeg opp ting og sørger for at oppgavene blir ferdige når den rette dagen kommer.
  8. Automatiser vedlikeholdet. Selvfølgelig kan du bruke en penn og papir tilnærming til oppgavelisten din, men prøv å dra nytte av teknologien også. Faktisk, prøv å finne et verktøy som tar vare på vedlikehold av oppgavelisten for deg. Mitt foretrukne verktøy er Nozbe, men det finnes andre oppgaverhåndteringsprogrammer du kan prøve også.

Kjenn dine oppgaver og planen din

Til slutt, når du planlegger dagen, spør deg selv disse spørsmålene:

  • Hva annet har jeg på planen?
  • Er oppgaven en gatekeeper?
  • Har jeg isfjell på listen min?
  • Er oppgaven distraksjonssikker?

De første spørsmålene refererer til din personlige tidsplan. Hvis du for eksempel reiser, må du sørge for at listen din reflekterer dette. Ikke prøv å “overstuff” Listen med for mange oppgaver, siden det er mer sannsynlig, får du bare en brøkdel av dem ferdig.

Det andre spørsmålet spør om oppgaven blokkerer andre oppgaver som skal utføres. Hver gang en stund kan vi ha en oppgave, som må tas vare på først. Etter at du har gjort det, kan du bare ta vare på de sekvensielle oppgavene. Når du fokuserer på å lage din oppgaveliste på en fokusert måte, vil du enkelt kunne se portvaktene.

Det tredje spørsmålet spør om din oppgave er faktisk mye større enn hva det virker. Noen ganger når du begynner å jobbe med en oppgave, vil du snart innse at det er mye større enn det du tenkte på først (sammenligne dem med isfjellene, der bare toppen av isbreen ligger over havnivået, men flertallet av isen er under vannet).

Igjen, når du fokuserer nok på oppgavelisten i etableringsfasen, er det lettere å se på disse “isfjell” og del opp oppgavene i mindre, mye mer håndterbare biter.

Det endelige spørsmålet spør om oppgaven er distraheringsikker. Faktum er at ikke alle oppgavene er skapt like: noen tolererer mer distraksjon, mens andre krever full oppmerksomhet. Reklame

For eksempel kan jeg sjekke min Twitter-strøm eller gjøre enkelt bloggvedlikehold, selv når jeg er rundt familien min. Disse oppgavene er distraheringsfrie og jeg kan ta vare på dem - selv om jeg ikke har full oppmerksomhet på dem.

For å konkludere

Hvis du fortsatt har det vanskelig å oppnå dine daglige oppgaver, må du sørge for at du analyserer årsakene til at dette skjedde. Hvis ikke, slå ikke på deg selv for ikke å fullføre oppgavelisten din.

Ingen er perfekt, og vi kan lære av våre feil.

Det trer litt å lage en “smilende” oppgaveliste. Men når du lærer å sette alle brikkene sammen, går det mye bedre :)

Over til deg: Hvordan lager du en effektiv oppgaveliste?

Utvalgt fotokreditt: ung kvinne via Gettyimages




Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.

Hjelp, råd og anbefalinger som kan forbedre alle aspekter av livet ditt.
En enorm kilde til praktisk kunnskap om å forbedre helse, finne lykke, forbedre en persons ytelse, løse problemer i sitt personlige liv og mye mer.