Slik lukker du et prosjekt på riktig måte

Toningen med å få ting gjort (GTD) gjennom teknologier, verktøy og psykologiske tweaks har hjulpet oss med å oppnå nye høyder i produktiviteten. Dette er flott siden jo flere ting vi kan klare, jo raskere kan vi komme videre til andre (ofte større og bedre) ting. Det kan bety at du plukker opp mer penger, ferie tid eller muligheter til å prøve nye ting - det som er viktig på det tidspunktet. Men vær ikke for mye av et rush for å lukke en fil eller slutt å slipe ut de siste 10% av en oppgave. Det er noen gode måter å fullføre ting som kan gi viktige fordeler for deg og de som er involvert. Disse fordelene kan ofte utvide til de som senere kommer inn på scenen. Reklame

Å stenge et prosjekt bør inneholde følgende elementer:
Reklame

• Erkjennelse. McDonalds har sin langvarige ansatt av Månedens bilderammeprogram. Dell har et Frivillig Program for Distinction for sine ansatte som blir involvert i frivillige prosjekter. Toastmasters International har mange priser for sine medlemmer som fullfører ulike oppgaver og vilkår. De beste programmene har fem aspekter:
• oppnåelig: Standardene er høye, men ikke så høye som å motvirke alle, men overachieverne fra å prøve å nå dem.
• Objektiv: Folk trenger å vite hva de kan forvente og å oppleve tildeling av priser som ikke å være en altfor subjektiv prosess.
• Praktisk: Inkluder belønninger som er fornuftige motivatorer. Tid og penger gir ikke mye mening hvis du er kort bemannet og kontanter festet. Men når kupongene er fulle og du er i en langsom sesong, vil tid og penger være bedre motivatorer enn et salongbord.
• Timely: Jo nærmere tildeling av en pris til ferdigstillelse av oppgaven, jo bedre.
• Nyttig: Hvor det er mulig måle og belønne noe som bidrar til å produsere ønskede resultater.
• dokumentasjon. De fleste bedrifter har en tendens til å gjøre en ganske god jobb med å dokumentere gjennomføringer, siden det vanligvis innebærer økonomiske regnskapsmessige aspekter. Ikke-for-profit organisasjoner er ofte beryktede for ikke å korrekt dokumentere prosjektet fullføringer og adresseoverføring problemer. Å gjøre en god jobb med disse aspektene kan gjøre livet mye lettere for de som overtar kontorer i fremtiden. For eksempel, hvis en organisasjon har en årlig konferanse, bør den utarbeide en elektronisk fil med alle materialene som brukes til å planlegge, markedsføre, drive og fullføre arrangementet. Kanskje brenne en CD og gi den til årets konferansestol.
• Gjennomgå og revurdere. Dette er en del av smørbrød - ting i midten. Mellom anerkjennelses- og feiringsaspekter er dette et flott sted å gjennomføre en evaluering og ta med konstruktiv tilbakemelding slik at forbedringer kan gjøres i fremtidige prosjekter. Slike tilbakemeldinger bør inkludere noen positive (ting som fungerte bra), forslag til forbedringer og en positiv samlet. En sandwich i smørbrød. Disse vurderingene kan gi enorme vekstmuligheter for de involverte, så vel som nyttige for å forbedre kvaliteten på prosjektene selv.
• Lukking og opprydding. Aspekter ved nedleggelse inkluderer normalt å få betalt og betale alle, fullføre eventuelle utestående papirer, sende inn eventuelle nødvendige rapporter, informere alle som trenger å bli informert, kaste ut avfallet og rydde opp fabrikken, lageret eller arbeidsområdet. Generelt, når dette er gjort, bør skifer være klart og hvor det er mulig, bør det ikke være dvelende gjenstander fra gamle prosjekter som forstyrrer fremtidige aktiviteter.
• Feiring. Hollywood-folkene har mestret dette med wrap-partier og store arrangementer som Academy Awards. Hver gang en film er ferdig, kaller tradisjon for a “vikle fest” hvor alle som er involvert i produksjonen, kommer sammen for en feiring, innpakker produksjonen. The Academy Awards er et ekstremt tilfelle der industrien på en svært offentlig måte tildeler sin egen for ulike ting, samtidig som det får større anerkjennelse til film- og fjernsynsindustrien som en helhet.

Bygg en hendelse, men hold den i riktig proporsjon. For en liten gruppe prosjekt på jobb, bestiller i lunsj og har en lys anmeldelse og gjennomgang wrap-up økt ville fungere bra. Lederlederen kunne anerkjenne alles bidrag, kanskje med en høyere leder som kommer til å si noen ord og presentere priser. Måltidet selv kan være prisen, men det er vanligvis bedre å ha noe som går utover arrangementet. Kontanter og fridager er flotte, men det er noe håndgribelig som kan vises på skjermen av personen som har tjent det. For et større prosjekt kan et stort sprut på et hotell eller konferansested gi de beste resultatene. Hva en slik begivenhet skal se ut og hvor stor den skal være, avhenger av en rekke faktorer. Det viktigste er å skalere det på riktig måte. Å sette sammen en begivenhet sammen kan ta betydelig tid, penger og krefter, så noen bør tenke på å planlegge og forvalte det riktig. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Overachievers pass opp. Etterbehandling betyr ikke å starte. Det er ikke noe galt med å bruke en avsluttende begivenhet for å kunngjøre noe nytt. Faktisk er dette ofte en fin måte å starte et nytt prosjekt. Men lanseringen av noe nytt bør ikke underminere ting som nettopp er fullført. Fokuser hendelsene rundt ferdigstillelsen ved ferdigstillelse, ikke på det nye begynnelsen. Dette tjener til å bevare integriteten til aktiviteten som nettopp er fullført, og for å tillate de involverte å ta pusten, nyte premiene, rydde opp papirarbeidet, reflektere, mop opp eventuelle odds og ender, og fritt nyte feiringen uten å bli for tidlig innpakket i den neste tingen. Reklame

Disse overføringselementene kan virke åpenbare for noen som leser dem, men det er ofte ingen formell prosess i et selskap eller en organisasjon for å utføre dem effektivt. De som har disse prosessene har en tendens til å gjøre en mye bedre jobb med å fullføre prosjekter med en blomstring enn de som ikke gjør det. Større og mer vellykkede bedrifter og organisasjoner pleier å være de som har slike prosesser.

De som gjør en god jobb etterbehandling prosjekter forlater medarbeiderne motivert til å bli involvert og gjøre gode ting på fremtidige prosjekter. En godt gjennomført oppgave har også nok ordentlig fullført dokumentasjon knyttet til den, at alle som ønsker å lære av eller duplisere resultatene i fremtiden, er i stand til å gjøre det uten å finne ut det fra grunnen av.
Hvis du har noen tips eller ideer til å dele på etterbehandling, vennligst legg inn en kommentar.

Peter Paul Roosen og Tatsuya Nakagawa er medstiftere av Atomica Creative Group, et spesialisert strategisk produktmarkedsføringsfirma. Gjennom ledende innsikt og forskning, god strategisk planlegging og effektiv prosjektstyring, hjelper Atomica bedrifter med å oppnå større suksess når det gjelder å markedsføre nye produkter og forbedre sine eksisterende virksomheter. De har medforfattet Overcoming Inventoritis: The Silent Killer of Innovation nå tilgjengelig.