Hvordan ikke å falle inn i et produktivitetshull

Ugh ... så jeg sitter her igjen og tilbringer søndag ettermiddag og prøver å sortere ut produktiviteten min - så jeg tror - ved å se gjennom en annen gjøremålsliste, prøver å få tak i det nyeste “magi” jobbadministrasjonsapp, og generelt lurer på hvorfor kan jeg ikke bare få mitt arbeid gjort.

For eksempel er det vanskelig for meg å forestille seg at en frisør går på jobb hver dag og lurer på hvordan man bygger sin gjøremålsliste på en måte som ikke vil gjøre dem galne den andre de gir et blikk. Eller en bussjakt prøver å sortere ut ruter gjennom et stykke prosjektstyringsprogramvare. Det høres bare gal.

Så hvorfor gjør det produktivitet ser ut til å bare være problemet med folk som jobber i hovedsak på en datamaskin ?! Jeg mener, er det noe galt med oss? Trenger vi virkelig fem forskjellige verktøy bare for å håndtere våre gjøremålslister?

Er vi alle i et produktivitetshull av noe slag?

Vi er kanskje dessverre, men la meg fortelle deg nøyaktig hva jeg mener her .

Kort sagt, du er i et produktivitetshull hvis du stadig bruker mer og mer tid på å administrere produktiviteten selv og forsømmer de tingene som virkelig må gjøres i løpet av dagen - din egentlige jobb.

Høres ut som deg?

Ikke bekymre deg skjønt. Dette kan repareres. Reklame

Som alltid er det første trinnet å forstå problemet, ta litt ærlig selvrefleksjonstid og finn ut om du lider av det.

Igjen starter problemene vanligvis når vi bruker for mye av vår tid til å administrere produktivitetsoppsettet (ulike verktøy og metoder), og på grunn av dette forkynner vi det faktiske arbeidet som må gjøres.

Derfor er det beste utgangspunktet å gå gjennom din gjennomsnittlige dag og ta hensyn til hvordan du bruker det.

Generelt er en sunn vane å starte dagen med litt form for gjennomgang - kontroller oppgavene du har håndtert dagen før, og kompilere den endelige listen over ting du må gjøre i dag. Men dette bør ikke ta deg mer enn 10-15 minutter. Deretter bør du ikke lenger fokusere din innsats på mikrostyring og stille spørsmål til arbeidet ditt.

La oss legge vekt på den siste delen. Å stille spørsmål om arbeidet vårt er et svært vanlig problem. Slik spiller det ut. Du starter dagen med å gjennomgå planen, plukke opp oppgavene og begynne å jobbe. Men etter en time eller to kommer du tilbake til planen og begynner å stille spørsmål om bestemte oppgaver virkelig burde være på listen din. Så du bestemmer deg og går tilbake til jobb. Etter et par timer gjentar historien seg selv.

Dette er ikke bra. Og en slik vane dreper virkelig produktiviteten din. Det er mye mer effektivt å bare sette oppgavene til hver dag en gang, og deretter utføre dem gjennom resten av dagen, stille spørsmål.

Slik kan du tenke på dette for å gjøre det lettere. Om morgenen er du administrerende direktør. Du tar beslutninger og planlegger ting. Men rett etter det går du inn i en arbeidermodus. I den modusen har du ingen beslutningskraft, du kan bare håndtere arbeidet som er planlagt ut om morgenen. Reklame

Fortsett, gi det et skudd, jeg lover det fungerer som gangbusters.

Forenkle produktivitetsbruken din

Vi er ofte fristet til å jobbe kontinuerlig med å forbedre produktiviteten ved å introdusere flere og flere produktivitetsverktøy eller -apper. Jeg mener, det er noe nytt som blir lagt ut bokstavelig hver uke, og det er lovet å være den magiske kuleløsningen hver eneste gang.

Så vi hopper naturlig inn, begynner å teste verktøyet, tilbringe en uke med å spille med det, bare for å forlate det neste uke og begynne å eksperimentere med noe annet.

Mens jeg sliter med dette like mye som du er, finner jeg at det er mye lettere å håndtere dette problemet når jeg husker disse kloke ordene:

“Perfekt er fienden til det gode.” -Voltaire

Slik tenker du på dette i forhold til det vi diskuterer her. Hvis noen løsning fungerer bra for deg, og det gjør deg produktiv, ikke gå ut av veien for å finne en erstatning.

I mitt tilfelle er det for eksempel bruk av vanlige papirregninger for min gjøremålsliste som er konge. Reklame

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

La oss nå snu denne tingen på hodet og snakke om når det er helt greit å introdusere nye løsninger ...

Ikke gjør arbeidet du ikke trenger å gjøre

Bortsett fra å stille spørsmålstegn ved å gå frem og tilbake mellom arbeid og planlegging, og eksperimentere med for mange produktivitetsverktøy, gjør et annet svært populært problem ting du ikke trenger å gjøre. Enten fordi de kan hoppes over helt eller fordi noen andre eller noe annet kan håndtere dem mye mer effektivt enn deg.

Jeg vil gi deg et par eksempler på et øyeblikk, men det som er viktig her er ikke nødvendigvis de spesifikke eksemplene, men hovedideen generelt - ideen om å søke etter verktøy og løsninger som kan gjøre tidligere tidkrevende oppgaver mindre tidkrevende.

Så det første eksemplet er pitching klienter og sende forslag til dem. Hvis du er selvstendig næringsdrivende eller arbeider i en avdeling av firmaet ditt som involverer klientoppsøking, vil du bruke mye tid på å administrere ting, gå gjennom e-postmeldinger, dobbeltsjekke om du kanskje har savnet noe, og så videre.

Dette er ikke produktivt. Det du bør gjøre i stedet er fokus på kjernen i oppgaven - de ting som er veldig viktige. Når vi snakker pitching klienter, er det viktig å finne den rette potensielle klienten og tilby dem noe som sannsynligvis vil hjelpe dem. Det er ikke noe som skal være på tallerkenen din hvis du ønsker å være produktiv.

Et verktøy som Bidsketch kan hjelpe deg med denne typen ting og håndtere ledelsesdelen helt. Det vil sende forslaget ditt, spore det, og til og med fortelle deg om klienten så på det. Som et resultat vil du bare kunne fokusere på å gjøre kjernen i arbeidet ditt.

Fortsett til neste eksempel - selger produkter eller tjenester på nettet. Normalt krever dette å gjøre mye arbeid for å håndtere de tekniske greiene. Hvis du har en tilpasset nettbutikk bygget, som er hvor mange små bedrifter som jobber, må du hele tiden administrere det og sørge for at alle tekniske detaljer fungerer som de skal. Reklame

Men dette er bortkastet din verdifulle tid. Med et verktøy som Shopify, kan du bygge en skreddersydd butikk i løpet av få minutter, og la Shopify håndtere tung løft, slik at du kan fokusere på faktisk selger, heller enn på administrere salg.

Endelig er det siste eksempelet jeg har for deg, å administrere dataene dine - filene på den bærbare datamaskinen, skrivebordet eller mobilen din, og sørg for at alt er trygt og sikkerhetskopiert. For mange år siden ble dette gjort via USB-pennstasjoner, men i disse dager har vi Dropbox, Box, SugarSync og mange flere. Alle disse verktøyene er bygget for å sikre at filene dine er sikre, slik at du ikke trenger å sikkerhetskopiere dem aktivt.

Eksemplene er mange, så det jeg vil at du skal ta ut av dette, er følgende prosess. Det er ment å identifisere produktivitetshullene i oppgavelister og hjelpe deg med å fikse dem:

1. Se gjennom oppgavene du tar vare på, og velg de som bruker mest tid.
2. Kjerne (viktigste) aktiviteter som en del av oppgavene. For eksempel, som jeg sa med pitching kunder, er kjernevirksomheten å finne de riktige kundene og tilby dem den rette løsningen.
3. Oppgi alle sidevirksomhetene som kreves for å håndtere disse oppgavene (ennå ikke kjernene). Igjen, for å kaste klienter for eksempel, sender den plassene, forslagene, sporingssvarene og så videre.
4. Prøv å finne et verktøy som vil optimalisere de ikke-kjerneaktivitetene for deg.

Jeg garanterer at hvis du gjør dette for bare de tre øverste av dine mest tidkrevende oppgaver, vil du se store forbedringer i produktiviteten din. Og hvis du kombinerer dette med den første teknikken jeg delte her - å være administrerende direktør i morgen og en arbeidstaker gjennom resten av dagen - vil du multiplisere resultatene dine for godt.

Hva tenker du om dette? Er du i et produktivitetshull akkurat nå som du foretrekker å komme deg ut av?