Hvor mange ganger om dagen bør du sjekke e-posten din?

  • Peter Atkinson
  • 0
  • 2911
  • 114

I mitt siste innlegg snakket jeg om seks av de vanligste arbeidsvanene som sabotere produktiviteten din. Den første forbryteren på listen min var hvor ofte du sjekker e-posten din. Når jeg skrev min siste artikkel, fant jeg ut at det var massevis av informasjon om dette emnet, og det var virkelig fortjent av sin egen dedikerte artikkel.

Når det kommer til vår arbeids-e-post, ser de fleste av oss det som en ball og kjede. Vi har hele tiden å sjekke det, eller risikere vredet til sjefer og medarbeidere som prøver å kommunisere med oss. Hvis vi ikke svarer på en e-post innen 5 minutter, er vi sett som lat eller uproduktive.

Men ifølge noen eksperter er det ofte en viktig faktor å sjekke e-posten din for å redusere produktiviteten. Hvis du er en av dem “hver gang min telefon dings må jeg sjekke min e-post umiddelbart” slags mennesker, les videre for å oppdage hvorfor du kanskje har blitt din egen verste fiende. Reklame

Hvor ofte er det normalt?

Så hvor ofte sjekker gjennomsnittspersonen deres e-post på en gitt dag? Det er vanskelig å spore pålitelig statistikk. Ifølge en undersøkelse undersøkte omkring 40% av befolkningen at de trodde at de sjekket e-posten mellom 6 og 20 ganger per dag. Selvfølgelig er det vanskelig å si hvor nøyaktig en person er når man måler sine egne e-postvaner.

En annen undersøkelse sier at 56,4% av folk bare sjekker e-posten deres mellom 0-5 ganger per dag. Men den studien er fra 2009, og uten tvil ganske datert.

“Sjekk aldri e-posten din om morgenen”

Oprahs favorittorganisasjonsekspert er en kvinne som heter Julie Morgenstern, forfatter av “Sjekk aldri e-post om morgenen.” Gjett hva hun anbefaler?

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg
Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)
25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Ifølge Morgenstern, sjekker e-posten din første når du kommer inn på kontoret hver morgen er problematisk fordi det kan falsk følelse av prestasjon. Du svarer på 40 e-postmeldinger, og du føler at du har gjort mye arbeid, men i virkeligheten har du sannsynligvis fortsatt hauger av papirarbeid, møter og telefonsamtaler. Å svare på e-post er viktig for å gjøre arbeidet ditt, men det er ikke alltid noe som aktivt tjener penger til deg eller din bedrift. Reklame

Produktivitetsekspert Sid Savara er også enig med Morgenstern. “Når det kommer til e-post, er uvitenhet lykke. Derfor, hvis du har noe viktig du vil gjøre fremskritt på, har jeg disse fire ordene for deg: Ikke sjekk e-posten din. Så snart du står opp, jobber du med noe viktig i 30-45 minutter, og bare så sjekk det. Hvis du kan stå på det, vent enda lenger. Noen dager sjekker jeg ikke e-post i det hele tatt til etter lunsj. Eventuell ny informasjon du får, kan føre til at du blir distrahert. Jeg kan ikke kontrollere alt, men jeg kan styre min egen selvtillit.”

24-timers metoden

Andre mennesker hevder at i stedet for å sjekke e-postene dine senere på dagen, bør du bare sjekke dem en gang om dagen, om morgenen. Blant medlemmene av denne leiren er produktivitetseksperten Elizabeth Grace Saunders. Hun fjerner vanligvis innboksen sin i løpet av de første 1-2 timene av dagen, og formulerer hennes spillplan for resten av dagen etter det. Etter det ser hun ikke generelt på e-posten hennes igjen for resten av dagen, slik at hun kan fokusere helt på forretningsutvikling og klientprosjekter.

Dette er vanskeligere, selvfølgelig, hvis du er på bunnen av næringskjeden hos din bedrift. Men hvis du er i øverste ledelse eller du er selvstendig næringsdrivende, kan innstillingen av denne rutinen være en fin måte å øke produktiviteten på.

Når du er i tvil, sjekk diagrammet

Scott Scheper sjekker sin epost to ganger om dagen, og har laget et nyttig flytskjema for å hjelpe deg med å bla gjennom alle uleste meldinger i innboksen din. Reklame

Hver gang du åpner en ny e-post, spør deg selv om 3 grunnleggende spørsmål:
1. Er dette relevant?
2. Kan jeg løse dette?
3. Vil det ta mindre enn 2 minutter på min tid å håndtere dette?

Ved å følge det praktiske flytskjemaet utvikler du en ny måte å buste gjennom innboksen din mer effektivt.

5 En dag

Og bare hvis du ikke hadde fått nok motstridende ekspertvurderinger, er det her en. Rod Kurtz of Business Week hevder at du burde sjekke arbeidsmeldingen fem ganger per dag. Reklame

“Sjekk innboksen din bare fem ganger daglig - første om morgenen, midt om morgenen, etter lunsj, mid-afternoon og slutten av dagen. Eller enda mindre hvis du er i stand. Dette fungerer når du slår av den automatiske send / mottak-funksjonen, slik at du kan ta opptil to timer for å fokusere på arbeidet ditt, i stedet for å bli kontinuerlig avbrutt. Det fungerer når du grupperer sorteringen av e-posten din, noe som gjør deg mer produktiv og effektiv når det gjelder å håndtere det.”

Konklusjon

Det er en forskjell mellom å være opptatt og være produktiv. Pass på at du planlegger din e-posttid på en slik måte at du unngår å forvirre de to. Hvis du nærmer deg e-posten din med den riktige holdningen, kan du øke produktiviteten din med sprang og grenser.

I ordene til Scott Scheper, “En dag fylt med å skyte brisen med ansatte, svare på spørsmål, stirre på e-post, sjekke sosiale nettverk og chatte med kolleger, vil ikke gjøre deg rik. Det vil gjøre deg opptatt.”

Hva er din daglige e-postrutine? Planlegger du å prøve noen av disse tipsene? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor!




Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.

Hjelp, råd og anbefalinger som kan forbedre alle aspekter av livet ditt.
En enorm kilde til praktisk kunnskap om å forbedre helse, finne lykke, forbedre en persons ytelse, løse problemer i sitt personlige liv og mye mer.