Hard Drive Zen med den ydmyke mappen

Harddisken; du tar med deg et hjem og pop det i datamaskinen din, og det er et helt rent skifer. Du tar en titt inne i rotkatalogen og ser ingenting i skjønnheten. Men som alle harddisker, over tid fyller filene seg og fyller hver krog og kran. Til slutt går det tomt, men fordi du skjønte du ville behandle filene dine “en annen dag,” Det tar timer å finne ut hva som er hva, hvor er der og hva du skal slette.

Så, etter å ha gjentatt denne prosessen noen hundre ganger, dør den. Som alle harddisker. Dette er bare en av juvelene av glede i eierskap av datamaskiner.

Leser Olivier skriver i spør:

Jeg har en stor harddisk, laster ned mye og det blir rotete. Har du en god måte å hold harddisken en zen plass?

Mappen (eller, som det var kjent i oldtiden, katalogen) er et enkelt verktøy, en måte å organisere filer på harddisken på, i klare og skillebare deler. Øvelsen med å bruke underkataloger begynte med UNIX, så du vil tro at effektiv filadministrasjon vil være en annen naturkunnskap i vårt digitale samfunn. Reklame

Du ville tro det, men du hadde feil. Olivier er ikke alene; Jeg har ennå ikke møtt noen som holder harddisken i den ettertraktede organisasjonen så ofte som de burde, men det er sikkert mange metoder for å redusere rotet både automatisk og manuelt..

Nedlastinger

Olivier laster ned mye, og dette bidrar til noen av rotene. Et vanlig problem med å laste ned så mye er at standard lagringsplass, i de fleste applikasjoner, er skrivebordet. Hvem vet hvorfor, men jeg tror det er en stor designfeil. Jeg vedder på at en stor del av planets befolkning har så mange filer på skrivebordet at de strekker seg for miles utenfor skjermen. Ok, litt overdrivelse, men uansett.

En av de imponerende, men likevel subtile, små tingene jeg beundret om Leopard da jeg først installerte det var at det omdirigert alle nedlastingene til nedlastingsmappen. Dessverre bruker jeg ikke Safari som min primære nettleser, så hvis du ikke bruker Leopard med Safari, må du gjøre det jeg gjorde: endre standard lagringsplass i alle dine Internett-programmer manuelt. Dette er en fantastisk løsning på rotet av nedlastede filer som tar over skrivebordet, eller til og med andre mapper som raskt velges i rush for å laste ned en fil.

Firefox

I Firefox-alternativpanelet, under Nedlastinger header, velg Velge eller Søk ved siden av “Lagre filer til” felt. Naviger til stedet på harddisken din, som du vil angi som nedlastingsfil, og trykk på Åpen. Reklame

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

Hva du skal gjøre når du er lei av å jobbe (og hvorfor du føler deg slått faktisk)

Skype

Nettleseren din er kanskje ikke det eneste stedet hvor nedlastinger skaper angrep på skrivebordet. Jeg finner at minst halvparten av mine daglige nedlastinger kommer fra Skype. Heldigvis er det like enkelt å bytte ned nedlasting steder - gå til alternativpanelet, og endre “Lagre mottatte filer” feltet til riktig mappe.

Mappestrukturer

Olivier nevner at råd om mappestrukturer ville være spesielt nyttig. Problemet med de fleste mappestrukturer er at de enten er for omfattende, og skaper flere mapper enn du noensinne bruker eller husker, eller for lax, og gir ingen reell organisatorisk fordel (som en som heter “Hjem” og en som heter “Arbeid”).

En effektiv mappestruktur er veldig unik for livet ditt og prosjektene og bestrebelsene du er involvert i. Det er ikke noe som en one-size-fits-all system av mapper som kan kopieres fra person til person. Jeg prøvde en gang en gang og fant den helt og helt ineffektiv.

Det beste rådet om mappestrukturer er å bruke tid til å sette seg ned og tenke på hva du trenger å organisere, og unngå å være for lax eller for omfattende. Finn et godt medium. Du må ha få nok mapper som du kan lære hvor de er relativt raskt og vant til å bruke dem, men nok mapper at det er logiske steder å sette forskjellige typer data - for eksempel under bedriftsmappen din Du trenger separate mapper for juridiske og økonomiske data. Reklame

Ta deg tid til å skape og forfinne en struktur som er unikt tilpasset livet ditt, og du vil ikke tro på tiden det sparer deg for å organisere filer senere.

Naming Conventions

Hvordan du navngir filer er like viktig som hvilke mapper du legger dem inn. For eksempel hadde en gammel venn en “Chat-transkripsjoner” mappe der han lagret hver MSN-samtale han noensinne har hatt. I stedet for å navngi dem med deltakerens navn eller e-postadresse og en dato, brukte han bare tal - ganske bokstavelig talt gikk det i numerisk rekkefølge fra 1 helt til den nåværende samtalen (det var flere tusen).

Da, da vi hadde en uenighet om noe vi hadde diskutert via instant messenger, bestemte han seg for å gå og sjekke hva som faktisk hadde blitt sagt.

“Det er derfor jeg beholder disse transkripsjonene,” han sa. Selvfølgelig var vi aldri i stand til å finne ut; det var umulig å finne den riktige samtalen.

Dette handler om selvdisiplin. Når du navngir en fil, en hvilken som helst fil, du ha å spørre deg selv: Skal jeg vite akkurat hva denne filen er, og hva den inneholder, bare les navnet sitt? Hvis svaret er det nei, vil du sannsynligvis få det blandet med et dusin andre dokumenter, du må bruke det ekstra par sekunder omskrivning av det.

Er det enklere å spare deg ti sekunder med å navngi en fil invoice.doc og tilbringe 45 minutter på jakt etter det senere, eller å tilbringe ekstra ti sekunder å navngi en fil Klient X - 4/5/08 - Faktura.doc? Reklame

Prosjekter og Innboks

prosjekter og Innboks er mine to ettergivelser i det som ofte betraktes som dårlig organisatorisk praksis, men jeg finner at disse to mappene på skrivebordet min sparer mer tid enn de koster.

prosjekter inneholder filene jeg trenger for et prosjekt jeg jobber med i løpet av en gitt tidsperiode; ikke langsiktige prosjekter som tar måneder eller år å fullføre, men prosjekter som ligger i en en eller to ukers periode. Siden jeg bruker disse filene hvor som helst mellom 10 og 100 ganger om dagen, er det praktisk å få dem i nærheten av under prosjekter på skrivebordet, i stedet for å jakte gjennom min organiserte mappestruktur.

Fangsten er at når prosjektet er ferdig må du - MUST - husk å fjerne mappen og arkivere filene der de tilhører.

Innboks har en tendens til å bestå av filer som kommer opp på skrivebordet mitt, til tross for min beste innsats, og jeg har ikke bestemt meg for å slette dem, handle på dem eller arkivere dem. Det kan være lurt å holde nedlastingsmappen din som en underkatalog i Inbox-mappen.

Fangsten her er at du må behandle innboksen ukentlig eller månedlig, og aldri - noensinne - gå glipp av en dato med declutterer.

Derfor er det et godt sted å holde nedlastingene dine. med mindre du angir en separat ubrytelig dato med declutterer for nedlastingsmappen din, kan det være lang tid før det blir renset ut.

Medarbeidere, du kan skrike på meg og kaste tomater for å bruke en Innboks-mappe på skrivebordet, men jeg tror det er et veldig mulig verktøy. Dra musen over disse filene på skrivebordet ditt, og dra dem inn i innboksen din, og du trenger ikke å bekymre deg for dem før du ikke lenger er i massiv rush for å fullføre klientens prosjekt i tide.

Hvis du har spørsmål til oss som du vil se takket i Lifehack-artikler, vil vi gjerne høre fra deg.