Håndtering av haster på jobb uten e-post

Fang øyeblikket av sunnyUK på flickr

Bare en dag ble en kollega kalt ut av en annen medarbeider at de “Svarte ikke e-posten raskt nok.” Denne kommentaren ble gjort selv når vårt firma anvender en rekke måter å kontakte hverandre umiddelbart.

Spørsmålet som ble diskutert, var presserende og måtte håndteres den dagen, men den anklagende parten håndterte ikke arbeidet som omgående. Av en eller annen grunn ventet de en umiddelbar respons via e-post, selv om e-post ikke er en “umiddelbar respons” type verktøy. Og ærlig talt bør det aldri anses å være en spesielt med de teknologiene vi har til disposisjon.

E-post som e-post

Måten jeg og mange andre behandler e-post på, er som et brev. Vi sitter ikke foran postkassen vår hele dagen, venter på noe som skal settes inn i det, bare for å ta det ut, lage et svar, legge det i en konvolutt, stempel og send den av. Det ville være latterlig, ikke sant? Så hvorfor bør vi forventes å håndtere e-post på denne måten?

Problemet er at folk flest behandler e-post på denne måten. Reklame

Det var ikke før jeg ble introdusert til GTD-økosystemet at jeg fant tanker på e-post som Merlin Mann eller til og med Leo Babauta. Disse karene så e-post som post, noe som hoper seg opp gjennom hele dagen, og så behandler vi det. Vi tar da avgjørelser om hva vi skal gjøre med denne innkommende posten; reagere på det, gjøre det til et referansemateriale, søppel det osv. Når jeg var i stand til å forstå denne tankegangen, var e-post ikke et verktøy for umiddelbar respons type lenger. Dette holdt meg ut av innboksen min og fikk meg til å bli mer ferdig, så vel som å håndtere presserende problemer på riktig måte.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Hva med umiddelbare problemer?

Jeg hører dette mye der jeg jobber:

“Det er min jobb å svare på e-post.”

Hva en trist tilstand en profesjonell e-post responder. Egentlig vil jeg si at de fleste som sier at det virkelig betyr at deres jobb er å håndtere umiddelbare problemer i deres virksomhet; det skjer bare slik at mange fortsatt behandler e-post som en umiddelbar respons type kommunikasjon. Reklame

Jeg vet at vi produktivitetsnerds ikke kan flytte den ubøyelige kraften av overbruk av e-post, men vi kan bringe noen alternativer til bordet at de som rammes av umiddelbar e-posthandling, kan prøve å ansette.

Måter å håndtere haster uten e-post

Her er noen måter du kan hjelpe deg selv og muligens andre i bedriften din, håndtere uopsettelige saker uten bruk av et hav av e-post. Disse kan virke døde selvsagt, men du vil bli ekstremt overrasket over hvor lite de brukes til presserende problemer:

1. Bruk IM

Uansett hva noen sier, er IM ikke bare en måte å snakke med vennene dine på jobb (selv om det kan være en ekstra fordel). IM står for direktemeldinger, og det er akkurat det det skal brukes til; få tak i noen umiddelbart.

Hvis du ikke bruker IM, spesielt i et selskap der problemer med kunder er av største viktighet, kan du prøve å snakke dine høyere opptredener og sette den på plass. IM på jobben har spart massevis av tid og mange e-postmeldinger blir overset. Reklame

2. Bruk telefonen

En telefon? Hva i helvete er det? Det er den tingen som er støvete, sitter på hjørnet av skrivebordet ditt, og brukes kanskje en gang om dagen. Faktum er at telefonen er det beste verktøyet for å få ting gjort raskt over store mengder.

Ja, kanskje du kan skrive 160 ord per minutt, men du kan ikke forklare problemer over chat eller e-post som du kan muntlig. Hvis noe er super viktig og trenger å gjøre ASAP, er telefonen og neste medium det beste verktøyet å bruke.

3. Kom og se meg

Hvis du er på tvers av kontoret, og du trenger noe gjort nå, så gå og se personen som trenger å få det gjort noe. Du vil kanskje ringe eller ringe dem først for å være sikker på at de er tilgjengelige, men hvis problemet er haster, så er det helt fint å bare gå og se dem. Nok en gang er det å snakke med noen muntlig, den beste måten å håndtere presserende situasjoner på.

Hva blir det neste?

En av de vanskeligste tingene du må gjøre for å komme deg ut av “lever i e-post innboksen mentalitet”, spesielt for store selskaper, er å prøve å endre medarbeidernes syn på hvordan du håndterer presserende problemer. Den beste måten å starte er å fortelle dem at du bare sjekker e-post et bestemt antall ganger om dagen (akkurat som Mr. Vardy med sin 3 ganger om dagen regel) og hvis de trenger noe umiddelbart, så kan de enten prate deg, ringe , eller stopp over. Reklame

Du kan løpe inn i et problem som egentlig ikke er presserende, og din kollega mener det er, men vanligvis hvis du legger ut noe grunnlag, at e-post ikke er den beste måten å få noe gjort raskt, vil de respektere din avenue for å få haster ting ferdig.

Hvis du jobber med en haug med mennesker, hvordan håndterer du haster saker?