Fem enkle, men effektive tips for å administrere din e-post

Alle i dag blir altfor mange e-postmeldinger og bruker for mye tid på å håndtere dem. Hvis du føler at du sparer for mye tid på e-post, må du revurdere hvordan du administrerer den. Her er fem enkle tips for å hjelpe deg med å få kontroll over innboksen din, slik at du kan gjøre mer viktige (og morsomme) ting.

1. Hold den under seks setninger

Ingen liker å lese lange e-poster. Som flere personer sjekker e-postene deres på telefoner og tabletter, må du være kortfattet med det du skriver.

Prøv å holde det kort ved å bruke ikke mer enn seks setninger. Dette vil tvinge deg til å komme til poenget. Hvis du trenger flere setninger, bør du vurdere å ringe personen eller ha et møte ansikt til ansikt for å formidle dine tanker. Reklame

2. Gjør det andre prioritet

Ikke vær en slave til innboksen din. Hvis du er, har noen andre makt av hvor effektive dine dager er, og det er en oppskrift på katastrofe. Problemet med folk som behandler innboksen som deres oppgaveliste er at eksterne personer har direkte kontroll over hvordan du går gjennom dagen din og hva arbeidsbelastningen din vil være. I stedet bør du være den som er i kontroll.

Her er en enkel måte å komme i gang med dette: ikke sjekk e-posten din første om morgenen. Gjør det til det andre - etter at du har gjort din viktigste oppgave.

Les neste

Vitenskapen om å sette mål (og hvordan det påvirker hjernen din)

Hva du skal gjøre når du er lei av å jobbe (og hvorfor du føler deg slått faktisk)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Dette første enkle trinnet gjør det mulig å ta kontroll over dagen din. Selv om e-post er svært viktig for deg, kan du prøve. Hvis det betyr post-posing sjekker din epost med en halv time - gjør det. Det er god tid å gjøre en viktig oppgave.

3. Gjør ikke alltid svar umiddelbart

E-post er ikke det beste mediumet for haster saker - det er der telefonsamtaler utmerker seg. E-post er imidlertid bra for korrespondanse der du ikke trenger umiddelbar respons. Reklame

Det er derfor du vil gjøre det til en vane å ikke alltid svare på e-post umiddelbart. Tanken er at du ikke vil forutse andre at e-post er et effektivt medium for presserende saker. Hvis den andre personen oppdager at du alltid svarer på e-post innen ti minutter, vil den personen begynne å anta at han eller hun kan sende deg e-post til presserende saker.

Nei.

Du vil unngå det så mye som mulig. Vær på forhånd med folk når du kommuniserer mye via e-post. Jeg forteller alltid at andre vil få svar fra meg innen to virkedager. Hvis de trenger å nå meg for noe presserende, kan de ringe eller skrive meg. Ellers foretrekker jeg å motta e-post.

4. Email hotspots

Hvis du kontinuerlig sjekker e-posten din, og du behandler e-posten din når de kommer inn, sparer du mye tid. I stedet bør du sjekke e-posten din i batchene. Batching oppgaver er en effektiv måte å behandle og få ting gjort som er like i naturen. Det er derfor du bør gjøre dette, så vel som en del av hvordan du administrerer e-postene dine. Her er et enkelt tips for å gjøre det: Reklame

Sjekk e-post på faste tidspunkter og tilbringer ikke mer enn en halv time hver gang.

Jeg liker å ringe dette konseptet “email hotspots” - Tider på dagen når du behandler e-posten din i batchene. Dette krever at du slår av e-postprogrammet ditt og for å lære at det er greit å behandle e-post på faste tider hver dag.

Disse retningslinjene er fleksible avhengig av hvor mange e-poster du får. Hvis du får mindre enn tretti e-postmeldinger om dagen, bør du sjekke e-posten din to ganger på en dag. I en typisk 9 til 5 dag, klokken 10.00 (du har en time å gjøre en oppgave før du sjekker e-posten din) og klokken 15 er gode tider for å gjøre dette.

5. Berør det en gang

Berøringen det en gang prinsippet sier at hvert element bare skal håndteres en gang. Dette gjelder spesielt for e-post. Har du noen gang lest en epost, tenkt på å svare tilbake, utsatt den, og du måtte lese e-posten igjen for å forstå hva det handlet om? Det skjer med det beste av oss. Reklame

Å gjøre dette for en e-post er bra. Hva om du må gjøre dette med tjue e-post? Du vil kaste bort mye tid. Det er mer effektivt å håndtere e-postmeldinger mens du leser dem for første gang. Ikke la e-postene ligge rundt “til senere”. Berør det en gang. Les og bestem hva du skal gjøre med det. Hvis det tar mindre enn to minutter å svare, gjør du det med en gang.

Hvis du må svare, men av en eller annen grunn kan du ikke - sette e-posten i utkastmappen. Denne mappen vil ha alle e-postene du har begynt å svare på, men har ikke sendt ennå. Når du kommer tilbake til det, vet du hvor du finner e-posten din, og du kan raskt svare.

(Fotokreditt: Forretningsmann Arbeider med e-post via Shutterstock)