Forbedre produktiviteten ved å kommunisere effektivt

Uklare arbeidstidsposter går tapt hver måned på grunn av enkle misforståelser og kommunikasjonsbrudd. Av en eller annen grunn synes mange mennesker å ha en vanskelig tid å organisere sine tanker og kommunisere sine ønsker til sine medarbeidere og ansatte.

Jeg er stadig forbauset over antall personer som synes å ha glemt grunnleggende om å skrive en skriftlig tanke. Selv noen høyskolegrader har ingen forståelse for hvordan man snakker / skriver på en måte som beveger et prosjekt fremover.

Hvis du er på utkikk etter en måte å øke produktiviteten og redusere stress, kan lære å kommunisere effektivt være det første skrittet mot jevnere arbeidsflyter, raskere svingstid og dypere bunnlinjer. Her er en håndfull tips som vil komme i gang.

1. Bruk klare, koncise setninger.

Målet ditt, enten du snakker høyt eller komponerer en e-post, burde være å gjøre deg umiddelbart og fullstendig forstått. I den sammenheng bør du unngå å bruke store ord, fjerne tydelige setninger og unngå uklar formulering. Reklame

Du trenger ikke å bruke fancy vokab, latinske setninger, bedriftens buzzwords eller forretningsmessige akronymer for å imponere dine kolleger ... og ni ganger ut av ti, ved å bruke ord som det vil ikke gjøre deg noen venner. Hvis et mindre, kortere ord vil gjøre, så må du bruke det i stedet for hva som helst $ 5 ord du nettopp har sett opp i synonymordboken din.

Unngå lange setninger med flere klausuler og besetninger av kommaer. Jo lenger en setning er, jo mer forvirrende blir det. Vær alltid oppmerksom når du skriver retninger eller prosjektdetaljer for en kollega.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Og for Guds kjærlighet, sørg for at din frasering er tydelig. Det er ingenting verre enn å få en e-post fra en medarbeider som er så svakt formulert at du ikke har noen ide om hva du skal gjøre med det. Hvis du ikke er sikker på at en e-post er tydelig formulert, må du gå bort fra datamaskinen din i fem minutter, og så se den over med et nytt perspektiv.

2. Hold en skriftlig post

Noen ganger kommuniserer effektivt innebærer å minne folk om hva de allerede har fortalt deg, og når. Å ha en skriftlig oversikt over alle samtaler relatert til en gjeldende eller tidligere konto kan være svært nyttig.

Dette er enkelt med e-post: Bare sørg for aldri å slette gamle e-poster, og bruk filtre for enkel organisering. For møter / samtaler, sørg for at du holder deg ren, lett å lese notater som også inkluderer tid og dato. Lydopptak er også et alternativ. Reklame

3. Gjør alle kommentarer tiltak

Uunngåelig er det en tid i hver persons karriere hvor de kommer sammen med en gruppe kolleger for å diskutere et prosjekt eller forslag, og gi tilbakemelding som en gruppe. Det er viktig at når du gir tilbakemelding på et prosjekt, gir du handlingsveiledninger ... spesielt du er på toppen av foodchain. Ellers kan prosjektet stagnere og folk i teamet ditt kan miste fart.

Det er forskjellen mellom

“Noen trenger å snakke med vårt designteam om å bruke en ny skrift.”

og

“Marcy, kan du berøre base med Jim i Design om våre skrifttypeinnstillinger?”

Dette binder inn med mitt neste punkt ...

4. Gjør all kritikk konstruktiv

“Konstruktiv kritikk” er en av de følelsesmessige buzzwords vi lærer å lure etter engelskspråklig videregående skole. Likevel vil lære å gi nyttig tilbakemelding til en kollega ikke bare forbedre dine mellommenneskelige relasjoner, men vil også bidra til å forbedre kvaliteten på arbeidet ditt. Reklame

Konstruktiv kritikk er mer enn bare en finere måte å snakke med folk på. Ved å gi tydelig, fokusert tilbakemelding i stedet for vage, generelle notater, kan folk du snakker med virkelig lære å forbedre sine metoder og praksis i fremtiden.

Det er forskjellen mellom:

“Dette nettstedet er en skam.”

og

“Jeg ser en rekke problemer her, inkludert den mørkegrønne bakgrunnen som gjør teksten vanskelig å lese, og tegnsettingsproblemer i de to første avsnittene.”

5. Pass på at du bruker riktig ord

Ta et øyeblikk og gå gjennom denne listen over ofte misbrukte ord og uttrykk. Reklame

Se noe der ute som angår deg? I så fall er du ikke alene.

Så vurder dette: Hvis du har brukt feil ord i din personlige og forretningskommunikasjon, hvordan kan du forvente at noen skal vite hva du virkelig vil ha? Stavekontroll, grammatikkontroll og ordboken er dine venner.

Når du er i tvil, bruk dem. Hvis du ikke er i tvil, bruk dem uansett.

Konklusjon

Kommunikasjon kan være skremmende. Mange mennesker er redd for offentlige taler, for eksempel viser en sammenheng mellom frykt for tale og ineffektiv kommunikasjon. Men hvis du gjør en bevisst innsats for å sette noen av disse grunnleggende prinsippene i bruk, er jeg sikker på at du vil se resultatene veldig raskt.

Så neste gang du lager en e-post eller forbereder et statusmøte med teamet ditt, må du sørge for at du gjør ditt ytterste for å kommunisere tydelig og effektivt. Når alle kan forstå hva du prøver å si, vil du oppdage at arbeidslivet ditt går mye mer jevnt.