Effektive e-posttips

Interessenter (Publikum og beslektede personer)? Emne? Betydning? Sender og mottaker Internett-tilkoblinger? Er alle problemer du må tenke på mens du sender og emailer. Hvis du ønsker å sende e-postmeldinger på en mer effektiv måte etter de brede e-etikettstandardene, så fortsett å lese.

I denne artikkelen vil vi prøve å berøre de ulike viktige problemene knyttet til e-post etiketter og protokoller:

Innboks relaterte tips
Organiser e-posten din - bruk filtre (per person / firma / emne / mottakerstatus - til, cc eller bc) for å organisere innboksen og utboksen. Programvare som kan hjelpe deg med å gjøre det, inkluderer Microsoft Outlook og Outlook Express. På denne måten kan du optimalisere på e-postkvitteringen din, lese og svare - som du har alt postene dine sorteres i henhold til prioriteringene du angir. Reklame

Email Skrive og sende tips
Hvem er interessentene? - og hva er deres betydning med hensyn til e-postens emne? Hvis du skriver en e-post på jobben for å rapportere en hendelse eller følge opp på en bestemt prosjektfrist / forfallsdato, så har du sannsynligvis følgende oppsett:
Til: Din egentlige hovedmottaker (til hvem denne e-posten er en må lese)
Cc: (send en Carbon Copy) av e-posten til dine interesserte parter.
Det er 2 kjente oppfatninger for hvem som skal plassere i Cc mottaker delen av e-postmeldingen din.
Ett synspunkt er å ha din direkte leder, og sannsynligvis mottakers direkte leder. Denne kopien er vanligvis holdt som referanse og ledere refererer vanligvis ikke til dem eller leser dem med mindre de har ekstra tid ELLER et problem angående denne e-posten har steget.
Det motsatte synspunktet (brukes på andre steder rundt om i verden) er å plassere folkene som er i kategorien FYI (For din informasjon) i Cc-delen. Disse menneskene trenger å vite informasjonen for å utføre arbeidet bedre, men de trenger ikke (nødvendigvis) å svare på e-posten. Foresatte av dette synspunktet gjør ikke deres ledere.
BCc: (send en Blind Carbon Copy) av e-posten til en annen part som du mener trenger å vite om emnet, uten å la andre parter (dvs. Til og Cc-mottakere) vite om denne personens kunnskap.

Mottakers Tilkobling: Hvis du går videre og skriver en lang epost med vedlegg og bilder og sender den til noen hvis Internett-tilkobling er en sakte oppringing, så kan han / hun også lese innlegget - hvis i det hele tatt!

Mottakerens stat:
Arbeidsplan - Opptatt? Å holde en epost kort og til poenget er viktig fordi han / hun kan ha hundrevis av andre e-poster å lese. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Godtar HTML? Du kan like godt sjekke med mottakeren din før du sender e-post med HTML-innhold, fordi de fleste vanligvis slår av dette alternativet for å redusere størrelsen på e-postmeldingene sine..

Sjargong: Prøv å unngå forkortelser og feltspesifikk jargong slik at mottakeren din kan forstå deg. Oftere enn ikke, ingeniører - for eksempel - har en tendens til å bruke forkortelsene deres mens de adresserer selv deres toppledelse - som kanskje har glemt meningen med slike tekniske lingo.

Ifølge Nancy Flynn og Tom Flynn: "Ved å kreve at ansatte bruker riktig, forretningsmessig språk i all elektronisk kommunikasjon, kan arbeidsgivere begrense sine ansvarsrisiko og forbedre den samlede effektiviteten til organisasjonens e-post og Internett-kopi i prosessen." Reklame

Betydning: Klassifisering av e-posten din med hensyn til Viktighet, Haster og Fortrolighet, legger også til en smak av forståelse for mottakeren. Du kan til og med gjøre det klart for mottakeren å opptre ved å tydelig identifisere e-postens egenskaper i et bord øverst i innholdet ditt.

Prøv å gjøre det lettere for mottakeren å forstå formålet med e-posten. Du kan selv definere e-postmeldingene dine som “Krever handling”, “FYI - For din informasjon”, “Krever svar”, “Tidsfølsom”, eller andre handlinger, tids- eller følsomhetsrelaterte nøkkelord rett i begynnelsen.

Dessuten eliminerer eller styrer spam-kontrollprogrammer som “Skrot” e-postmeldinger uten emner eller med tvetydig mening. Reklame

Caps - Bruk aldri store bokstaver mens du skriver og sender e-post til noen. Til å begynne med er kapsler ansett som uhøflig og ligner å rope i tale (Ellen Dowling).

Genre av Emne - Unngå å blande emner i e-posten din. Med mindre annet er nødvendig av din overordnede eller arbeidskultur, kan blande fag i en e-postmelding forvirre leserne dine. I det minste må du ikke blande typen melding; Hvis du diskuterer arbeid, så vær fokusert på arbeidstemaer uten å ta bort personlige problemer.

Bevislest - Alltid bevis lese e-posten din før du sender den. Det kan ta deg et minutt, og det kan ta deg 10, men tross alt vil du være sikker på at meldingen du sendte er fri for grammatikk, ordforråd og passende bruksfeil.

Emnefeltet - Det du skriver i emnelinjen er nesten like viktig som selve e-posten. I de fleste tilfeller bestemmer emnelinjen om mottakeren vil lese e-posten din, eller når han / hun skal lese den.