Datoer og GTD - Alt du trenger å vite

Jeg har vært en GTD fanboy i rundt 3 og et halvt år nå, og med det har det vært å prøve alle forskjellige typer systemer gjennom årene. Likevel, over den tiden har jeg også sakte blitt klar over at det ikke handler om verktøyene du bruker, ikke i det minste. Hva GTD handler om, er å forstå prosessen og faktisk bruke systemet for å få flere ting gjort i arbeid og liv.

Et av de aspekter ved GTD som jeg har hatt den vanskeligste tiden med, er ideen om datoer; det være seg startdatoer, forfallsdatoer, milepæler, uansett. I GTD snakker ikke Mr. Allen om datoinformasjon relatert til handlinger veldig mye annet enn den korte diskusjonen om å gi deg et hardt landskap på måter av kalenderen din. Så, for det formål, la oss se på den brede verden av datoer og GTD, og ​​hvordan de kan brukes i systemet ditt. Reklame

Start Datoer

Oppgi Merlin Mann angående startdatoer:

“Startdatoer er ess. Startdatoer er en måte å dype ting inn i fremtiden.”

Jeg kunne ikke enig mer. Startdatoer lar deg planlegge dine handlinger og prosjekter effektivt, samtidig som du holder ting som ikke er så viktige eller tidsfølsomme ut av håret ditt for øyeblikket. Dette gjør at du kan konsentrere deg om de ting som virkelig betyr noe for øyeblikket uten å bli bogged ned av oppgaver og prosjekter som er i systemet ditt, men er ikke på grunn av uker eller måneder nedover veien. Reklame

På grunn av begynnelsen av startdatoer kan jeg ikke lenger gå tilbake til et system som ikke støtter startdatoer som et felt for en oppgave eller et prosjekt. De to appene som kommer til å tenke som gjør dette bra, er Toodledo og OmniFocus, men jeg er sikker på at det er minst et dusin mer. Hvis du har massevis av handlinger på lister, bør du definitivt vurdere å bruke startdatoer for å få dem ut av veien slik at du kan konsentrere deg om gjeldende handlinger og prosjekter.

“Forfalskning” Frister

Har noen gang en selvprat som dette om prosjekter?

“La oss se. Jeg har en rapport på slutten av måneden og har minst 10 handlinger som går med det. Jeg venter på å høre tilbake fra John, få notatene fra møtet, oppsummere notatene, lage en oversikt, etc. Så i neste uke bør jeg ha notatene oppsummert og oversikten fullført. Jeg gir den forfallsdato 2/27/11.” Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Ovennevnte er et godt eksempel på “falske forfallsdatoer”; Dette er vilkårlige datoer som du setter opp for handlinger i et prosjekt som er forfalt før selve forfallsdatoprosjektet. I min erfaring virker disse typer forfallsdatoer ikke. Det de pleier å gjøre, er å tillate procrastinators å forkaste seg mer, fordi når de ser på forfall, presser de alt tilbake til siste minutt.

Her er en mye bedre tilnærming; i stedet for å gi alle dine prosjekthandlinger falske forfallsdatoer, sørg for at dine handlinger er “svært gjennomførbart”, noe som betyr at de er noe som kan gjøres innen 10 til 25 minutter. Dette vil hjelpe et prosjekt å bevege seg langt mye raskere. Det du kan finne er at du får mer gjort enn du ville ha gitt alle disse handlingene falske forfallsdatoer.

Real Due Dates

Reelle forfallsdatoer er den faktiske forfallsdatoen for en handling eller et prosjekt. Disse typer datoer blir vanligvis satt på oss av prosjektledertyper eller er satt av deg selv som datoen at prosjekter eller handlinger skal fullføres. Reklame

Når jeg mottar en forfallsdato for et skoleprosjekt eller oppdrag på jobben, legger jeg alltid til handlingen eller prosjektet og prøver veldig hardt for å unngå falsk forfallssyndrom som jeg snakket om ovenfor. Noen ganger i prosjektnotatene vil jeg gi meg selv milepæler som sier at hvis jeg på en og samme dato har et visst antall tiltak som er gjort så er jeg på vei, ellers må jeg rydde min logg av oppgaver for å vurdere meg selv å være på tid. Dette fungerer bra som det ikke tetter systemet mitt med falske forfallsdatoer, men lar meg fortsatt sjekke fremdriften min på handlinger og prosjekter relatert til datoer.

Det harde landskapet

Det harde landskapet som Mr. Allen snakker om, er ideen om å sette ting på kalenderen din som må gjøres på den aktuelle dagen eller tiden (tenk møter, handlinger som bare kan gjøres på en enkelt dato eller tid, eller påminnelser for det dag eller tid). Dette er et hellig sted og bør ikke være rotete med ting som ikke har en hard forfallsdato eller handlinger som du tror du vil få gjort på en bestemt dato.

Jeg vil innrømme selv om jeg har et langvarig prosjekt som har en hard forfallsdato, legger jeg inn på kalenderen som en heldagshendelse. Være det “rett eller galt” per GTD, jeg bryr meg ikke særlig. Hva dette har gjort for meg, setter ting i perspektiv under min ukentlige gjennomgang av handlinger og prosjekter som lar meg se når store prosjekter eller bestemte handlinger skyldes et kikk på kalenderen. Annet enn disse harde forfallsdatoene, er kalenderen praktisk for noe annet enn det som ble nevnt ovenfor.