Handlingsplan - Oppgaveflytmåling din dag

  • Piers Henderson
  • 0
  • 3482
  • 624

En av tingene jeg har funnet når jeg lister opp oppgaver og handlinger, er vanskeligheten med å organisere en liste i en logisk flyt. Mesteparten av dagen min er fylt med oppgaver som jeg trenger eller vil fullføre i en bestemt rekkefølge, og jeg ville ha en enkel måte å kartlegge flytningen av dagen min. Da jeg satte meg for å finne en måte å gjøre dette på, hadde jeg flere kriterier i tankene:

  • Det måtte være enkelt - jeg ville ikke ha mange alternativer eller ting å fylle ut. Bare en rask måte å kartlegge handlingene for dagen min.
  • Det måtte være fleksibelt - Selv om jeg vet hvilke oppgaver eller handlinger jeg vil utføre i løpet av dagen, kommer det alltid ut. Så det trengte å kunne passe disse elementene inn, uten å forstyrre strømmen.
  • Det ville ikke være tidsbasert - jeg har andre måter å dekke på tidsbaserte ting. Jeg ønsket at det skulle være strengt en prioriteringsbasert strøm av handlinger for dagen.
  • Det ville ikke være prosjektbasert - Som med tidsbaserte ting, hadde jeg allerede en måte å spore prosjekter på. Dette ville være en flyt av oppgaver for dagen som kan innebære flere prosjekter og sammenhenger.

En oppgaveflytkart er født Reklame

Jeg spilte med flere metoder, og mange var altfor komplekse. En flott tilnærming er Chris Brogans innlegg på Mini Process Flows. Det hadde noen ideer med en lignende smak som jeg ønsket å oppnå. Men å være lat når det gjelder å skrive ting ut, ønsket jeg en enda enklere tilnærming. Målet mitt var å lage et grunnleggende skjema som jeg kunne fylle ut i begynnelsen av hver dag, som ville kartlegge hver av mine oppgaver eller handlinger i den rekkefølgen jeg ønsket å fullføre dem.

Regnearket jeg kom med har et sett med bokser, en for hver oppgave, med en liten pil som indikerer strømmen fra en boks, og oppgave, til den neste. Bildet nedenfor viser et eksempel merket opp regneark (klikk for å forstørre).

Den første boksen har en pilboks for det nåværende sidenummeret og den siste boksen har en for “fortsatte videre” side. Så hvis jeg har mer enn 10 handlinger på en dag, fortsetter jeg videre til et nytt ark. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem
Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker
Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

For å imøtekomme ting som å vente på, avbrudd, uplanlagte møter og utsatte oppgaver, la jeg til nærliggende bokser festet med en prikket linje. Jeg inkluderte også en liten sirkel for å angi typen avbrudd. Noen av de jeg bruker mest inkluderer:

  • “W” = Venter på eller @Waiting.
  • “Jeg” = Generell avbrudd, inkludert telefonsamtaler jeg måtte ta, ikke planlagte møter, gå ut til lunsj osv.
  • “D” = Utsatte elementer, oppgaver som jeg bestemte meg for å sette av for noen (sannsynligvis god) grunn.
  • “P” = Betalt av på noen andre.

Tanken er å få et lett tilgjengelig kart over dagen min, med hver oppgave lagt ut og flyter inn i det neste. Når jeg fullfører en oppgave, krysser jeg ut boksen. Opprinnelig hadde jeg avkrysningsboks for å markere ferdige elementer, men det var ikke så gledelig som å krysse hele greia. Etter hvert som dagen skrider frem, kan jeg tydelig se hva jeg har fullført og hva som fortsatt er å gjøre.

Hvis jeg ikke klarer å fullføre alle oppgavene innen slutten av dagen, begynner jeg bare hvor jeg sluttet neste dag, og start deretter en ny side for de nye oppgavene for den dagen. Reklame

Jeg har nylig begynt å kombinere arbeidsflyt-regnearket med en modifisert versjon av DYI Planner-prosjektskjemaet. Jeg bruker prosjektskjemaet til å spore generell fremgang for hvert prosjekt, og deretter laste opp oppgaveflytskjemaet med oppgavene jeg trenger å konkurrere hver dag. Det har hjulpet enormt med å forenkle prosessen.

For meg, for at et system skal være nyttig, må det være enkelt - noe som ikke bare legger til mer overhead til dagen min. Å ha en måte å spore oppgaver som er klare og direkte, og som fortsatt gjør at jeg kan jobbe på min foretrukne måte, har hjulpet meg med å skape et system som jeg egentlig bruker.

Oppgaveflyt Regneark - PDF Format Reklame

Tony D. Clark skriver, tegner tegneserier, designer programvare og nettsteder, og bruker mye tid på å snakke andre om å jobbe hjemmefra, være kreativ og gjøre det de elsker. Hans suksess fra Nest fokuserer på å hjelpe foreldre som ønsker å gjøre meningsfylt arbeid hjemmefra og ha mer tid til sine familier, og deres drømmer.




Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.

Hjelp, råd og anbefalinger som kan forbedre alle aspekter av livet ditt.
En enorm kilde til praktisk kunnskap om å forbedre helse, finne lykke, forbedre en persons ytelse, løse problemer i sitt personlige liv og mye mer.