Bare Bones Project Hacks

Prosjektledere ser ut til å komme i to smaker, kanskje tre. Den første smaken er de som følger PMI-retningslinjene i boken. Den andre er de som blir kastet i prosjektledelse ved hjelp av “noen måtte gjøre det” rute. Tredje ville være en hybrid. Dette adresserer de to siste typene. La oss snakke om noen av de grunnleggende elementene i å kjøre et prosjekt, og mens vi er i det, vil vi diskutere noen få metoder for å kjøre prosjekter som kan vise seg nyttig for deg.

Prosjektledelse er

På grunnleggende bunnlinjen er et prosjekt en måleenhet. Det brukes til å indikere begynnelsen og slutten av en diskret hendelse eller en rekke hendelser. Prosjekter er vanligvis større enn en enkelt oppgave. Å få melk, er ikke et prosjekt. Å drive en bedrift er heller ikke et prosjekt. Starte en bedrift for å hjelpe folk å kjøpe melk er et prosjekt.

Et prosjekt kan være et solo arrangement for deg. For denne samtalen, må vi anta at det er noen involverte personer. Vi vil ikke diskutere budsjett, spesielt.

definisjoner

En ting som sporer prosjekter, er mangelen på en diskret begynnelse eller slutt. Prosjekter møtes enten med misnøye fra sponsorene, eller de slår seg over tidligere tidsfrister som omfangskryp låser deg, prosjektleder, inn i en lang og morphing situasjon med utallige oppfølgingsoppgaver. Her er et triks. Bruk denne måleenheten foran:

Fra hva til hva når? Reklame

For eksempel vil vi gå fra å ha et innholdsstyringssystem for å ha et innholdsføringssystem operativt og tilgjengelig fra omverdenen innen 25. juli. Definisjonen kommer ikke til å erstatte alle detaljer og krav til prosjektet, men det blir nyttig med å sette forventninger.

Sett forventningene

Når en definisjon er på plass, blir den en del av prosjektlederens rolle for å sikre at alle er klar over omfanget hele tiden. Med et prosjekt som involverer mer enn en person som bidrar, og mer enn en sponsor eller sjef, er det viktig at alle vet hva de får, og blir ofte minnet om omfanget av prosjektet. Hvis du for eksempel leverer et program som forskjellige lag kan bruke til å opprettholde et kunnskapsstyringssted, bør det eksplisitt oppgis at du ikke vil POPULERE katalogen over data, hvis det ikke var innenfor rammen av prosjektet.

Andre forventninger vil være rundt metoden for å formidle informasjon (en liste og en gjennomgang, som er nevnt nedenfor), for eskalering, for håndtering av glidning av datoer, osv..

Angi avslutte strategier

Noen av dere sier, Chris - vi har ikke engang begynt å snakke om prosjektgutten, og du snakker om hvordan du kommer ut, og hvordan du skal sørge for at du ikke er strengt sammen for mer. Det finnes utallige militære historier som tyder på at en dårlig planlagt utgang er fallet av mange en kamp. For meg er forståelsen av historiens slutt en stor drivkraft til fortellingen av begynnelsen og midten av historien. Det er det samme med prosjekter.

En god avslutningsstrategi vil svare på følgende: Reklame

• Hvordan vet alle at ting er ferdig?
• Hvem “EIER” Den nye situasjonen når prosjektet er fullført?
• Hvem skiller seg ut at ting er ferdige, og hvordan?
• Hva, hvis noen, videreføringsaktiviteter vil bli båret inn i et nytt prosjekt?

En liste og en gjennomgang

Hvis du spør min nåværende VP om prosjektledelse, sier han det koker ned til to ting: en liste og et møte for å se gjennom listen. Han er den som fikk meg til å sette opp prosjekter for å løpe slik:

• Opprett prosjektdokumenter - svarene på alt ovenfor, i tillegg til den grunnleggende oppgavelisten på høyt nivå, og kontaktinformasjon.
• Lag en milepæl liste med datoer og eiere - Første løp er bare å gjøre opp den overordnede tidsplanen. Kjør rundt og sørg for at eierne er enige om milepæler og datoer.
• Planlegg et gjennomgangsmøte - Vi snakker om dette neste.

Milepælelisten bør oppbevares i et filformat som enkelt deles med alle ressurser. Jeg er ikke stor fan av å distribuere Gantt-diagrammer i Microsoft Project. Hvis du er, det er svelging. En annen enkel løsning på dette er bare en enkel 4 kolonne tabell i Word eller PowerPoint eller Excel, med en kolonne Dato, en Milestone kolonne, en eier kolonne og en Status kolonne. De tre første er enkle. Status kan være en av fem ting: NYTT, PÅ MÅL, HENVIS PLAN, JEOPARDY, eller LUKKET.

Listen blir dokumentet for rekord for alle parter i prosjektet, inkludert sponsor. Det er prosjektlederens ansvar å administrere listen utenfor revisjonsmøtet. Dette betyr en-til-en-innsjekking med eierne av de ulike milepæler, og får en skarp status for revisjonsmøtet.

Hvis alt går bra, bør evalueringsmøtet være en enkel lesing ut av gjeldende status på listen. Og ved å lese ut mener jeg at prosjektlederen har gulvet. Dette er en “nikkende hoder” møte, og i å sette grunnruller, er det viktig å få folks forståelse for at dette møtet ikke skal diskuteres. Det er en rask, 15 minutters eller mindre inn-og-ut-møte, for å gi status i sanntid, og å bare høre tilbake fra bestanddeler hvis det er en show-stopper ny utvikling som skjedde før deg som prosjektleder sist berørt base med milepælseierne.

Milepæler og et prosjekt er tarm

Du vil merke at jeg kun nevnte milepæler lister. Jeg jobbet en gang i et ganske komplekst prosjekt med millioner av dollar på maskinvare og programvare, oppgraderinger til operativsystem, firmware, drivere, primærdatabaseprogramvare og lagringsmiljø, alt i samme 2-trinns vedlikeholdsvindu. Vi hadde en ekstern konsulenthjelp med prosjektplanleggingen. Han skrev ut et 390 oppgaveprosjekt som tok flere uker med revisjoner og redigeringer og møter for å diskutere de nye revisjonene av forrige uke redigeringer ... TIL PLANEN. Det er et verktøy, folk. Her er en annen tilnærming. Reklame

Les neste

10 Advarselsskilt av lav selvtillit og mangel på tillit

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Min nå-VP kom inn på det prosjektet med meg. Vi sparket konsulenten, og så tok kollegaen planen. Han skrev ut de 10 viktigste milepæler av arrangementet, vi tildelte dem eiere, og prosjektet plutselig følte meg mye mer håndterlig.

Anta at laget ditt er bygget med fagfolk som kjenner deres kompetanseområder godt nok til å håndtere alle de små “Jeg er og T er” stykker. I stedet jobber med eierne for å koke opp oppgavene i større klynger, og tilordne dem en enkelt milepæl. Så, hvis fiberoptiske kabler ikke kjøres på tirsdag, men kom inn på onsdag, betyr det egentlig ikke at “Installer nettverk til systemer” milepæl er utenfor målet. Kanskje det var andre detaljer på bakkenivå som fungerte for å sette denne oppgaven riktig igjen.

Ikke vær redd for å quizse eierne på detaljer som en del av å gå rundt for å sikre at statusen fortsatt er nøyaktig i løpet av en uke, men ikke sett alle de små biter og stykker på milepællisten. For eksempel i dette super-enorme systemprosjektet kokte vi den store prosjektplanen ned til 10 elementer. Vi snakket med milepælseierne og fortalte dem, “Vi tror at du er ekspert, og at du vet alle detaljene for å få denne oppgaven gjort.” Vi ga dem på med å dotting hver “Jeg.” Og det virket. De var faktisk mer ansvarlige, og noe takknemlig for at vi ikke kjørte rundt, plaget dem med hver eneste lille detalj.

Møteopplysninger

Hold disse enkle, korte og til poenget. Publiser en kopi av milepælelisten med endringer i statusen. Skriv noen korte notater om eventuelle endringer i tidsplanen, eventuelle problemer å se på. Poenget er: Korthet er bedre å overfylle problemer eller bekymringer. Hvis du skriver 2000 ord bare for å være grundig om de tingene som skjedde under møtet, vil du ende opp med å BURYING de viktige tingene som andre kanskje trenger for å ta avgjørelser.

Dessuten bør møte notater være unødvendige hvis alt fotarbeidet du gjorde for å sikre at listen er i orden, ble etterfulgt av et kort statusmøte. Det er ikke mye å diskutere.

I stedet, hold tarmene og detaljene i prosjektene i en prosjektlogg. Denne loggen er mer for erfaringer, og for refleksjon etter det faktum. Det er viktig at prosjektlederen investerer i loggen under prosjektet, og ikke bare skrive det opp etter det faktum. Husk at bruk av noe som er søkbart, er bedre enn å skrive lærdomskilder i en papirpute og lagre dem bort for alltid. Bruk pads for samling, men bruk noe elektronisk og søkbar (prøv en wiki!) For å gjøre denne informasjonen nyttig for eventuelle oppfølgingsprosjekter. Reklame

Menneskelig interaksjon

Mer enn noe, hva vil synke et prosjekt eller lage et prosjekt er du, prosjektleder, og din evne til å forstå motivasjonene til menneskene på laget ditt. Hva er deres insentiver? Hvilke andre press har de som står i motsetning til arbeidet du ber dem om å gjøre? Hva er bemanningsnivået i deres gruppe? Hvordan er deres hjemmeliv?

Suksessen til et prosjekt, spesielt rundt det stadig viktig og unnvikende målet om å møte tidsfrister, henger vanligvis på mennesker. Er du i tråd med folket på prosjektet ditt? Vet du hva som plager dem om prosjektet? Har du ordentlig rost dem på viktige punkter i prosjektet? Har du understreket viktigheten av en del av prosjektet versus de andre?

Ikke glem det gamle om å prise offentlig og kritisere privat. Det er ikke riktig sted og klokkeslett for å klage på andres ytelse på et statusmøte omgitt av alle sine jevnaldrende. (Med mindre dette selvfølgelig er det eneste motiverende incitamentet som er igjen i arsenalet ditt). Prosjektledelse handler ikke om manipulering, men det handler om å påvirke folk til å se ditt perspektiv for prosjektets behov og sette dem opp for å lykkes ved å veilede dem tilsvarende til baner som vil føre til felles suksess.

Og noen ganger (PMI-folk er i ferd med å svake), er det viktig for deg, prosjektlederen, å innse at folkets arbeidsprosjekter har andre oppgaver å fullføre på andre prosjekter, og de har liv, og at det skjer andre ting i dine ressurser 'lever enn bare dette prosjektet. Hvis det noen ganger (sjelden) er områder hvor personen kan få en enkelt pause når man mangler noe mindre (mens han fortsatt holder seg over prosjektkurset), slapp av og vær et menneske om det.

Følg opp på artikkelen

Det var mye å fordøye i dette stykket, og jeg er sikker på at prosjektledere i publikum vil være uenige litt. Jeg aksepterer kommentarer og forskjeller i meninger. Hvordan går det med ting? Videre, hvis du vil ha mer informasjon eller avklaring på noe jeg kanskje har breezed over, kan du gjerne kontakte meg gjennom kommentarene og vi prøver å svare på alle spørsmålene.

- Chris Brogan skriver om selvforbedring og kreativitet på [chrisbrogan.com]. Han lanserer en podcast i mai. Hold deg oppdatert for detaljer.