Tilbake til Grunnleggende Ukentlig gjennomgang

Uansett hvordan organisert du er, hvorledes er systemet ditt, hvor forsiktig du handler om innboksen din, lage en oppgaveliste og jobbe kalenderen din, hvis du ikke stopper nå og da for å se på “stort bilde”, Du kommer til å bli overveldet. Du ender bare svarer til det som er kastet på deg, i stedet for proaktivt skaper forholdene i livet ditt.

Nesten alle produktivitetseksperter anbefaler noen form for gjennomgang, om det er en formell prosess du sveper gjennom (som David Allen anbefaler) eller bare noen få minutter med “alenetid” å tenke på hvor du er på. Selv om det ikke er noe magisk om uken som en tidsenhet, å gjøre en slik anmeldelse ukentlig synes å fungere best - Det er en blokk av tid som er svært dypt innblandet i oss som en planleggingsenhet. Reklame

Selv om det er mange variasjoner på “anmeldelse” tema. grunnleggende ideen er den samme uansett hvilket system du ser på. En ukentlig gjennomgang koker ned til tre spørsmål:

1. Hva må jeg gjøre i den kommende uken?
2. Hva gjør jeg galt som må løses?
3. Hvilke nye ting skal jeg gjøre for å ta livet mitt i retningen jeg vil ha den til å gå?

Forbereder for din anmeldelse

Mens noen mennesker klarer å gjøre det bra ved å gjøre deres anmeldelse når de finner tid, vil de fleste ha en dedikert tid til en gjennomgang hver uke, og det vil være langt mer fruktbart. Det bør være en vane, en vanlig avtale du holder med deg selv.

• Planlegg din ukentlige gjennomgang i kalenderen din. Tillat deg selv minst en time, helst to.
• Fullfør alt arbeidet ditt før gjennomgangen starter.
• Bli komfortabel. Du vil kanskje gå et sted du ikke forbinder med arbeid.
• Ta 5-10 minutter stille tid. Meditere, doodle, eller bare stirre på hodet - hva som helst som kreves for å sette en “buffer” mellom deg og dine daglige ting.
• Har noe å skrive inn / på.
• Pass på at du ikke blir forstyrret. Dette er din tid!

GTD Weekly Review

Jeg har allerede skrevet en ganske grundig oversikt over ukentlig gjennomgang som definert av David Allen, så jeg starter med å gjenta det jeg sa der. Ifølge Allen bør en ukentlig vurdering bestå av følgende trinn: Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

1. Samle alle dine løse papirer og legg dem inn i innboksen din for behandling.
2. Behandle notatene dine å samle noen handlinger, avtaler, nye prosjekter osv.
3. Se gjennom tidligere kalenderdata for å minne deg om ideer, oppgaver etc. som du kanskje ikke har tatt på den tiden.
4. Se gjennom kommende kalender for å se om det er noen nye handlinger du må legge til i lister.
5. Tøm hodet ditt. Skriv ned alt som for øyeblikket er i tankene dine eller ta opp oppmerksomheten din.
6. Se gjennom prosjektlister for å bestemme hvert prosjekts status og om det er noen handlinger du må ta for å flytte hver av dem fremover.
7. Gå gjennom dine neste handlingslister. Få dem oppdatert ved å markere eventuelle handlinger du allerede har fullført. Bruk ferdige handlinger som utløsere for å minne deg om ytterligere trinn du må ta, ikke at en handling er utført.
8. Gjennomgang venter på lister. Legg til passende oppfølging til handlingslister. Sjekk av alt du allerede har mottatt.
9. Gjennomgå eventuelle relevante sjekklister.
10. Se gjennom en dag / kanskje liste og avgjøre om det er noe du er klar til å flytte på din aktive prosjektliste.
11. Se gjennom prosjektstøttefilene dine for å være sikker på at du ikke har gått glipp av nye handlinger du må ta.
12. Vær kreativ og modig. Dette er den vanskeligste og dårligst beskrevne delen av prosessen i Allens bøker, som er så ille, siden dette er hvor magien skjer. Etter å ha ryddet tankene dine om alt du trenger å gjøre for øyeblikket, ta deg tid til å drømme nye ideer - risikofylte, kreative, osv. I hovedsak er et fritt formen for brainstorming rundt emnet “hva kunne jeg gjøre?”

Disse trinnene følger et tre-trinns format:

1. Få klar: Tie opp noen løse ender fra uken før, slik at du kan slå et øye til fremtiden.
2. Få nåværende: Planlegg trinnene du må ta over neste uke for å fremme hvilke prosjekter du for tiden jobber med.
3. Bli kreativ: Tenk på og begynn å planlegge ting du kan gjøre for å flytte livet ditt i en ny retning, eller for å fremme deg forbi ditt nåværende nivå.

En annen ta på ukentlig vurdering

Jeg foretrekker å tenke på min ukentlige gjennomgang som et sett med spørsmål som skal besvares, i stedet for et sett med trinn for å knuse gjennom. Mens jeg fortsatt prøver å gjøre en gjennomgang hver uke (hver annen uke synes å være mer praktisk for meg, skjønt), gjør jeg også noen få “mini-anmeldelser” som tiden tillater i mellom hele vurderinger.

En mini-gjennomgang består av bare noen få spørsmål: Annonsering

1. Hva må jeg jobbe i de neste dagene?
2. Hvilke frister har jeg kommet opp?
3. Er det noen nye prosjekter jeg har tid til å begynne å jobbe med?

Jeg gjør dette med Moleskine foran meg, oppført oppgaver som jeg tenker gjennom hvert av disse spørsmålene. (Senere overfører jeg dem til oppgavestyringssystemet mitt - en mini-anmeldelse er for meg en slags “fangst” heller enn “behandling”.)

Poenget med mini-anmeldelsen er bare for å være sikker på at jeg holder deg på sporet og ikke la noe viktig falle gjennom sprekkene. Når jeg setter meg ned for å gjøre en fullstendig gjennomgang, er jeg mer opptatt av hvordan livet mitt går samlet. Den komplette anmeldelsen består av disse spørsmålene:

1. Hva må jeg jobbe i de neste dagene?
2. Hvilke frister har jeg kommet opp?
3. Er det noen nye prosjekter jeg har tid til å begynne å jobbe med?
4. Hva gikk galt den siste uken? Hvilke leksjoner kan jeg lære av det?
5. Hva gikk rett over den siste uken? Hvordan kan jeg sørge for at mer av det skjer?
6. Hvor godt holder jeg opp med alle mine plikter og forpliktelser?
7. Hva kommer opp som jeg må være forberedt på?
8. Hva slags hjelp trenger jeg?
9. Er alt jeg gjør med å bidra til min fremgang mot mine mål? Hva kan jeg gjøre med ting som ikke er?
10. Er jeg glad med hvor jeg er? Hva vil jeg gjerne endre?
11. Hva er målene mine for neste uke? Måned? 90 dager?

Jeg liker spørsmålet / svarformatet bedre enn Allens steg for steg fordi a) Jeg gjør de fleste praktiske ting uansett, og b) Jeg liker at fokuset på (de fleste av) disse spørsmålene er meg, heller enn mine ting. Reklame

Det er poenget med vurderingen, tross alt - ikke å holde tritt med ting du bør gjøre, men å sjekke inn med deg selv. Og det er viktig - Vi har en tendens til å motstå å se for tett på oss selv, enten det føles egoistisk eller narcissistisk, eller fordi vi er redd for det vi finner hvis vi ser for tett ut.

Hvis det høres ut “bløt” For deg, trenger du sannsynligvis det mer enn de fleste. Fordi som jeg fortsetter å si, er poenget med alle produktivitetene ikke å bli mer ferdig. Det skal lede et bedre liv.