Tilbake til Grunnleggende Innboksen din

Dette er det første innlegget i en pågående serie jeg ringer “tilbake til det grunnleggende”, en “oppfriskningskurs” i personlig produktivitet. For folk som bare begynner å gripe med produktivitetsproblemer, vil det tjene som en introduksjon til de grunnleggende konseptene som ligger til grunn for det vi skriver her på Lifehack. For mer avanserte lesere, vil det tjene som en påminnelse om hva du tanken du var ute etter å gjøre før du begynte å feire med systemet ditt.

Jeg er ikke sikker på hvor lenge serien vil være - jeg har tenkt å fortsette til a) jeg løper ut av emner som dekker, eller b) folk begynner å spørre meg om å slutte. :-) Reklame

Innboksen din

Vi starter da, hvor de fleste produktivitetssystemer starter: innboksen din. Av “innboksen”, Jeg betyr ikke nødvendigvis en av de plast- eller trebrettene du setter på skrivebordet ditt og hoper alt inn i; det er ett slag av innboksen, men ikke den eneste typen. I utgangspunktet, En innboks er et sted hvor du samler inn innganger i livet ditt for senere behandling, om disse inngangene er informasjon, korrespondanse, notater, uferdige arbeid, ting du har tenkt å se på senere, eller hva som helst.

En innboks kan da være en skuff på kontoret, et bord ved inngangsdøren din, en notatbok du bærer i vesken eller lommen, eller en lomme i skulderposen. Vi har også “virtuell” Innboks: E-postprogrammet ditt, RSS-leseren, Notat-organisering av apper som Evernote, til og med en tekst- eller tekstbehandlingsfil du holder åpent på skrivebordet. Og glem ikke dataskjermen din - hvis du er en av de som dekker skjermen med post-sin, er det også en innboks.

Jo mindre, jo bedre

Som en generell regel, Jo færre innboksene du har, desto bedre. Færre innbokser betyr mindre steder hvor viktig materiale kan unnslippe din varsel, og også mindre tid til å behandle alt du trenger ut av dem. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Som en praktisk sak, Innbokser skal behandles som sluttpunkter, med alle dine forskjellige innspill som går mot dem. Som sagt, sikrer dette at alt etter hvert blir satt på et sted hvor du skal være oppmerksom på det.

Med flere og flere av oss ved hjelp av elektroniske webapplikasjoner, blir det ganske enkelt å sørge for at de digitale inngangene dine ende opp på et enkelt sted. De fleste tjenestene vil tillate deg å sende ting enkelt til e-posten din, og du kan sette opp regler for å automatisk videresende ting der den trenger å ende opp, og dermed automatisere noen av behandlingen av innboksen din. Du kan for eksempel få alle e-postmeldinger med vedlegg automatisk videresendt til Google Docs-kontoen din, slik at du kan få tilgang til dem og til og med redigere dem fra omtrent hvor som helst (det forutsetter at du ikke mottar regelmessig dokumenter som du må finne ut av verdien før du bestemmer deg for hva du trenger å gjøre med det).

For fysiske innganger, sørg for at alle vet hvor de skal sette ting som de vil at du skal se og gjøre noe med - post, dokumenter for gjennomgang, forskningsmateriale, uansett. På jobben har dette ikke en tendens til å være så vanskelig; hjemme blir det en annen historie! Du vil sørge for at den valgte innboksen din blir sett på som et sted å sette ting som trenger handling hvis du regelmessig behandler innholdet slik at det ikke blir et sted hvor innspillene blir glemt. Reklame

Og sørg for at du angir et eksempel ved å bruke innboksen din selv! Når du er borte fra skrivebordet ditt eller hjemme, må du holde en notisbok eller en pakke med indekskort med deg og notater, avtaler, tall osv. Nede når de kommer til deg. Når du kommer til innboksen din, slipper du den inn og behandler den i henhold til din normale tidsplan. Hvis du ikke bruker innboksen din godt, vil ingen andre gjøre det.

En innboks alene er ikke produktiv

Det er viktig at innbokser ikke behandles som siste destinasjoner! En innboks er bare nyttig som et sted å samle alt som er viktig, for å få det ut av hodet slik at du kan gjøre noe med det. Innboksene som bare fortsetter å fylle opp er verre enn ubrukelige; Ikke bare hjelper de deg ikke med å gjøre de tingene som er viktige nok for deg til å ende opp i innboksen din, men de overlater snart og forlater deg på jakt etter en ny innboks for å fylle ut med alle dine ny viktige ting. Hele tiden kommer du lenger og lenger bak ...

Konfigurer en rutine for innboksrengjøringen som passer til arbeidsstilen og hastigheten som den fyller på. Mens du ikke vil la den fylle for å overfylle, vil du heller ikke føle seg tvunget til å behandle alt øyeblikket det rammer innboksen din. Poenget med innboksen din er å hjelpe deg med å administrere inngangene dine, ikke å tillate at inngangene dine for å administrere deg! Reklame

Neste gang: Behandler innboksen din

I neste “Tilbake til det grunnleggende” post, vi ser på måter å behandle materialet som ender opp i innbokser. Selv om det kan ta litt innsats og disiplin for å forsikre deg om at innboksen din brukes effektivt, er det en passiv affære som er i stor grad passiv: ting holder på å fylle innboksen din, enten du gjør noe eller ikke. Behandling er den første delen av driver med, hvor du begynner å ta aktive beslutninger om hva du skal gjøre med hvert element i innboksen din.

Har du noen nyttige tips for å hjelpe andre lesere til å kanalisere alle sine innganger til ett sted? Gi oss beskjed i kommentarene!