Tilbake til Grunnleggende Kalenderen din

En av de første tingene folk gjør når de bestemmer seg for “bli organisert” er å kjøpe en slags kalender. Det kan være en dagsplanner, et skrivebord “blotter-pad” kalender, en Palm eller Blackberry, eller en annen type enhet eller system de kan planlegge alle sine avtaler og forpliktelser i.

De fleste av oss forstår instinktivt at nøkkelen til god tidshåndtering er å vite hvor de skal være og hva de skal gjøre der når som helst. Og vi innser også at vår evne til å holde styr på alle våre forpliktelser i hodet vårt er sterkt begrenset.

Effektiv kalenderadministrasjon går hånd i hånd med god oppgavelisteadministrasjon. Mens en oppgaveliste er et flott øyeblikkelig verktøy, er en kalender mye bedre å presentere “det store bildet”. Med et blikk kan du se en dag, en uke, en måned, enda et år om gangen, slik at både kortsiktig og langsiktig planlegging på en måte som en oppgaveliste ikke kan.

Hva slags kalender?

De funksjonelle kravene i en kalender er ganske grunnleggende: Kalenderen din skal være enkel å skrive inn, lett å lese og tilgjengelig når du trenger det. Hvordan disse kriteriene skal bli best møtt, er virkelig opp til deg, basert på din egen personlighet. Reklame

Kalendere faller generelt inn i tre brede kategorier: papirkalendere som dagplanners og Moleskine planleggere, dataprogrammer som Outlook og Sunbird, og online kalendere som Google Kalender og 30 bokser. Hver type kalender har sine egne fordeler og ulemper.

Papirkalendere

Pros:

• Flott for folk som synes best med en penn eller blyant i hånden
• Enkel å bruke, minimal læringskurve
• Ingen spesiell teknologi nødvendig
• Går aldri ut av batterier

Ulemper:

• Vanskelig å dele med andre mennesker eller flytte data til et annet system
• Begrenset fysisk plass gjør planlegging langt i forveien vanskelig
• Gjentatte hendelser må oppgis for hånd
• Kan gå tapt sikkerhetskopieringsstrategier er i beste fall vanskelig (for eksempel fotokopier)
• Trenger å byttes ut hvert år

Datamaskinbaserte kalendere

Pros: Reklame

• Avtaler og gjentatte hendelser er enkle å skape
• Data kan eksporteres til eller importeres fra andre systemer
• Hendelser kan sendes til andre personer
• Mange programmer tillater at regler settes opp for å bestemme for eksempel hvilken informasjon som er offentlig og hva som ikke er
• Notater, filer og annen informasjon kan legges på ubestemt tid
• Kan planlegge arrangementer enkelt år i forveien
• Data kan sikkerhetskopieres regelmessig

Ulemper:

• Data korrupsjon er mulig, endring eller til og med deling av hendelser
• For mange alternativer kan gjøre enkle hendelsesplanlegging komplisert
• Trenger fysisk tilgang til datamaskinen eller PDA / smarttelefonen for å se tidsplanen
• På PDAer: Batterier kan mislykkes, og lar deg kalkulere
• Stepper læringskurve enn papir
• Avhengig av teknologi

Online kalendere

Pros:

• Få tilgang til hvor som helst du har en Internett-tilkobling, inkludert offentlige datamaskiner
• Del kalenderen din eller en del av kalenderen din enkelt
• Noen, som Google Kalender, har naturlig språkplanlegging, slik at setninger som “lunsj med Tom i morgen kl 12.00” å bli oversatt til kalenderoppføringer
• Utveksle data med andre onlinetjenester, som oppgavelister, nettsteder, RSS-lesere, værtjenester, nyhetssider mv.

Ulemper:

• Sikkerhetsproblemer: Er du komfortabel, slik at Google kan (potensielt) lese kalenderoppføringene dine?
• Sikkerhetsproblemer: Kalenderen kan være åpen for uautorisert tilgang
• Du kan være uten Internett-tjeneste, eller nettstedet kan gå ned
• Til gjengjeld av verts forretningsplan - de kunne gå under, ta dine data med dem

Mitt oppsett: et hybrid kalenderen system

Jeg bruker en kombinasjon av programvarebaserte og elektroniske kalendere. Min primære kalender er lagret i Outlook (helt firkantet, jeg vet!). Jeg har også en online kalender med Google. Takket være Google Kalender-synkronisering, et program som kjører i oppgavelinjen og synkroniserer mine Outlook- og Google-kalendere, blir begge kalendere oppdatert. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Jeg synkroniserer Blackberry med Outlook, noe som betyr at jeg alltid har en kopi av timeplan med meg. Hvis jeg legger til hendelser på Blackberry, blir de synkronisert med Outlook når jeg kobler til PCen, og disse endringene blir lastet opp til Google når Google Kalender Synkronisering kjører. Jeg har også min Outlook. PST-fil (hvor kalenderen og alle andre Outlook-data er lagret) satt til å lagre til en ekstern stasjon hver kveld. Så Jeg har flere redundanser hvis noen del av systemet mislykkes. (Jeg skriver også ut en kopi fra Outlook hvis jeg kommer til å være ute av byen, bare hvis Blackberry bryter meg, og jeg kan ikke finne en datamaskin for å sjekke Google-kalenderen min.)

Hva går på kalenderen din??

Det er to filosofier om hvordan du bruker kalenderen din. Den første, som er anbefalt av David Allen i Få ting gjort, er til bare legg inn kalenderen dine hendelser som må skje på den tiden - møter, avtaler, planlagte telefonsamtaler, osv. Resten av tiden jobber du fra oppgavelistene dine i henhold til din følelse av hva som er viktigst å jobbe med akkurat nå er.

Jeg er uenig med denne tilnærmingen, selv om jeg innrømmer at det ser ut til å fungere for mange mennesker. Men jeg tror på planlegging alt - avtaler og møter, men også klokkeslett for e-post eller telefonsamtaler, måltider, reisetid og viktigst, “prosjekttid”. Prosjektet er en blokk med tid viet til å gjøre fremskritt på et aktivt prosjekt jeg jobber for i øyeblikket. Hvis jeg ikke planlegger slike ting, vet jeg at de relativt trivielle tingene vil ekspandere for å fylle hele plassen mellom mine (sjeldne) planlagte arrangementer - og jeg vil ikke finne tid til de viktige tingene.

For å være ærlig, er det sannsynligvis ikke så langt fra ånden til GTD, selv om det er mot “brev eller loven” som nedfelt i Allens bøker. Å jobbe med prosjekter er ofte noe som må gjøres på et bestemt tidspunkt, eller det blir ikke gjort. Å jobbe med e-post er motsatt - hvis det ikke er gjort bare I tiden jeg planlegger, kan det lett fylle hele dagen. Reklame

Mitt råd er da bestemme hva som absolutt må gjøres hver uke og planlegge alt - og hold deg til tidsplanen. Det betyr at du gir alt du har planlagt, hele tiden som er tillatt - men ikke mer enn det. Bruk en timer, om nødvendig. Poenget med å bruke en kalender er ikke bare for å sørge for at du jobber med viktige oppgavene dine på bestemte tider i løpet av uken, det er også å sørge for at du forlater tilstrekkelig tid for ting som ikke lett kan planlegges - tid “utenfor klokken”, nyt deg selv.

Kalendere dine

Hva med deg? Er du fan av papir, programvare eller “i skyen” kalendere? Hva er oppsettet ditt? Og hvordan gjør du det? du bruk kalenderen din for å holde deg på sporet? Fortell kalenderen din i kommentarene.

Utvalgt fotokreditt: Pexels via pexels.com