Er Gatekeeper Oppgaver Stalling Dine Prosjekter?

Bilde dette scenariet: Når du startet prosjektet om fornyelse av bedriftens nettside, var du full av entusiasme. Ting så bra ut, og du gjorde gode framskritt på hver front. Men nå har himmelen blitt overfylt av mørke skyer. Det som skjedde var at det eneste avgjørende elementet på nettstedet ditt - innloggingsboksen for nettstedet - mangler; Det skulle utvikles og installeres av webdesignfirmaet som har omformet nettstedet ditt.

Forsinkelsen var fordi du glemte å nevne opt-in-funksjonaliteten i utgangspunktet. Siden webdesignfirmaet fikk informasjonen for sent, er de nå ikke i stand til å få jobben gjort før den fastsatte fristen. Unødvendig å si, du har mistet din natts søvn, og jo lenger forsinkelsen på prosjektet ditt er, desto mer kommer du til å miste kunder og fortjeneste. Du er skuffet, og du klandrer deg selv for situasjonen.

Du glemte gatekeeper

I dette scenariet står vår karakter overfor en svært vanlig hindring: han står overfor a “portvakt” oppgave i prosjektet hans. Disse gatekeepers er ikke bare begrenset til forretningsprosjekter, men de kan også skje i hverdagen.

De “portvakt” er en oppgave som blokkerer andre oppgaver som må gjøres. For å få annet arbeid, må du først fjerne denne blokkeren (for eksempel må du fikse bilen din før du kan gå til matbutikken, deretter til postkontoret, og deretter ta barna til fotballpraksis ). Mange ganger eksisterer disse gatekeepers på grunn av mangel på planlegging og forståelse av hva som ligger foran deg. Når du svikter i disse to elementene, kan dette fullføre fremdriften din helt. Reklame

I tillegg kan en gatekeeperoppgave være noe som må fylles ut av noen andre før du kan starte arbeidet ditt. Hvis delegasjonsprosessen er svak og tidsfrister ikke er klart definert, kan de slå en gatekeeper inn i en ekkel følgesvenn til den blir tatt vare på.

Forutsatt er moren til alle feil

For mange år siden fortalte min tidligere sjef meg og mine kolleger det “antas er forbudt”. Rådene var fornuftige, og jeg finner det fortsatt verdifullt. Som standard er en gatekeeperoppgave ikke nødvendigvis vanskeligere enn noen annen oppgave, men når den ikke håndteres riktig eller tidlig nok, kan den vise sitt stygge ansikt og bli et mareritt.

Problemet er at du antar at du enkelt kan håndtere oppgaven, og at det krever mye mindre innsats enn hva det egentlig gjør. Du antar også at du kan håndtere oppgaven i siste øyeblikk, men du har feil.

Du bør kjenne oppgavene du står overfor - enten i et forretningsprosjekt eller i ditt personlige liv - grundig, slik at du kan ta en proaktiv handling. Ellers møter du en gatekeeper-oppgave som vil drive deg gal. Hvis en oppgave skal håndteres av andre, er det viktig at du sikrer at de fullfører oppgaven i tide, slik at du kan ta av derfra. Reklame

God forberedelse går langt

Uansett hvor mange ganger du har hørt dette rådet, er faktum at dette fortsatt gjelder: Ta proaktiv handling og klargjør riktig i stedet for å hoppe inn i noe hodet først uten riktig planlegging. Planleggingsdelen sikrer at du forstår dine oppgaver og tar passende tiltak for å fullføre dem. Det spiller ingen rolle om du tror at du sliter bort tiden din med planleggingsdelen; det kan spare deg mange timer i det lange løp.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Hvis du ser at en oppgave krever andres innspill før du kan fortsette, må du sørge for at denne oppgaven prioriteres først og at de har en klart definert frist. Det samme prinsippet kan brukes til en situasjon der du må ta vare på portvakten selv: sørg for at oppgaven er på toppen av oppgavelisten din og at den er tatt vare på først.

Til slutt, bryte oppgaven i håndterbare stykker. På denne måten er det lettere for deg å se hvilke oppgaver som potensielt kan blokkere andre, eller hvis en oppgave krever noen innspill før den kan fullføres.

Hvordan håndtere portvaktene problemfritt

Følg disse enkle trinnene for å håndtere gatekeeperoppgaver: Annonsering

1. Ikke anta. Først og fremst, ikke anta hva som helst når det gjelder å ta vare på oppgavene dine. Hvis du antar at du kjenner oppgavene dine og hvor mye innsats er nødvendig for å fullføre dem - i stedet for å virkelig vite - gir du en oppgave muligheten til å forvandle seg noe som fremhever din fremgang (enten i et forretningsprosjekt eller i ditt personlige liv).

2. Vær proaktiv. Lær hva som står foran deg og identifiser oppgavene som kan være potensielle gatekeepers, eller oppgavene som krever en annen innsats først. Når du gjør dette, er du også mentalt forberedt på hva som kommer (jo færre overraskelser, jo bedre).

3. Bryt opp oppgaven. Unngå å ha oppgaver som er for store på listen din - det øker sannsynligheten for at man kan vise seg å være en gatekeeperoppgave som du ser for sent ut. Når oppgaven er brutt i mindre deler, er det mye lettere å se hvilke som skal behandles først, og hvis en jobb potensielt vil blokkere en annen.

4. Prioritere. Når du har brutt opp oppgavene i små biter, er det på tide å prioritere dem. Sørg for at gatekeepers får din primære oppmerksomhet, og at de blir håndtert først. Reklame

5. Angi frister. Hvis en oppgave er utført av noen andre, må du sørge for at du angir klare frister slik at de vet når du vil at arbeidet skal fullføres. Hvis du selv gjør jobben, kan du også sette tidsfrister for deg selv. På denne måten blir disse blokkeringsoppgaver ferdige i tide, uten noen ubehagelige overraskelser.

Konklusjon

Som du kan se, kan gatekeeperoppgaver gjøre deg gal hvis du ikke er proaktiv og ikke planlegger deg. Men med noe forberedelser og planlegging, kan du forhindre at ekkel overraskelser skjer.

Over til deg: Hvordan håndterer du gatekeeperoppgaver?