En sjefs 7 tips for et vellykket prosjekt

Jeg er Simon og jeg er en Account Executive på høyere klikk. Tidligere jobbet jeg for et av de største forsikringsselskapene i verden. Min nåværende posisjon er mellom en rent lederroll og en executive, så jeg er involvert i en hel del prosjektledelse. Denne artikkelen vil oppsummere alt jeg har lært i løpet av årene.

En prosjektleders hovedoppgave er å bringe et bestemt prosjekt til ferdigstillelse, både i tid og innenfor budsjettet. Det er mange faktorer som kan føre til at et prosjekt springer ut sporene både internt og eksternt, men det kan treffes for å sikre at prosjektet opplever så liten forstyrrelse som mulig. Reklame

Med planlegging og forberedelse kan du sette prosjektet ditt i best mulig form før du begynner, og forhåpentligvis minimerer de typer av forstyrrelser som kan spore de bestlagte planene. Riktig arbeid før du starter et prosjekt kan også sikre at eventuelle uventede hendelser kan håndteres raskt og effektivt.

1. Kontroller at du har full prosjektdetaljer opp foran

Et helt detaljert prosjektområde, med godkjenning fra alle interessenter, er en nødvendighet. Pass på at omfanget inkluderer midlertidige milepæler, en detaljert tidslinje og et budsjett som er tilstrekkelig til å dekke alt nødvendig arbeid.
Hvis du får alt skriftlig i begynnelsen av prosjektet, har du et godt grunnlag for å bygge på. Endring er uunngåelig, men du må opprettholde kontroll og påpeke når prosjektet begynner å ligne noe helt annet enn det som opprinnelig ble skissert. Dette er viktig for å avverge katastrofe hvis kunden har en tendens til “omfanget kryp,” som er når noen ber om “bare en liten ting” gjentatte ganger, til forsøket har blitt mye mer eller forskjellig fra når det begynte.
Reklame

2. Sett realistiske forventninger

En PM jeg engang visste var glad i å si, “Du kan ha to av de tre: bra, rask, billig. Du kan ikke ha alle tre.”
Pass på at alle på laget, inkludert klienten, forstår begrensningene i prosjektet. Du kan fullføre en oppgave med tiden og innenfor budsjettet, så lenge forventningene er rimelige. Du kan sannsynligvis ikke jobbe mirakler hvis forventningene ikke er rimelige, og vil bare sette deg opp for prosjektfeil. Ikke start prosjektet med feil nesten forutbestemt.

3. Opprett målbare og rapporterbare kriterier for suksess

Hvordan kan du vite om prosjektet ditt skal lykkes hvis du ikke har noen måte å måle suksess på? Du vil trenge midlertidige milepæler, spesielt for en innsats som vil strekke seg over en lang tid, slik at du kan avgjøre om du holder deg på sporet eller avvike fra prosjektets mål.
Du må ha både interne kontrollpunkter og klientkontroller. Ikke la innlemme klientens tilbakemelding til hele slutten av prosjektet, med mindre du vil risikere at du må gjenopprette betydelige komponenter hvis klienten ikke er fornøyd. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

4. Velg lagmedlemmer, og overordne ansvar forsiktig

Samle dine menneskelige ressurser, og sørg for at ferdighetssettene stemmer overens med nødvendige roller. Dette er et viktig første skritt: Hvis du tildeler feilperson til en oppgave, reduserer du sjansene for suksess før prosjektet selv begynner.
Pass på at hvert lagmedlem er tydelig på hva som forventes av dem og når. Oppfordre dem til å stille spørsmål for å avklare alt som kan være usikkert, og å komme til deg når noe ser ut til å være ute av sted eller gå galt. Klar og åpen kommunikasjon er misjonskritisk.

5. omfavn din rolle som leder

Du er direktør for dette prosjektet, så vær sikker på å opptre delen og ikke la et annet lagmedlem hevde dominans over din posisjon. Det er din jobb å trekke det beste ut av gruppemedlemmene dine, så du er trener, mentor og motivator. Du må kanskje kultivere en holdatmosfære blant folk som ikke har jobbet sammen før, så vær sikker på å inkludere teambygging om nødvendig. Du er også kontakt med klienten, så vær nøyaktig i kommunikasjonen din både internt og eksternt.
Sørg for å gi sterk og rolig ledelse til teamet ditt hvis prosjektet møter turbulens. Det er langt vanskeligere å være en god leder i stressetid, men det er akkurat når laget ditt trenger deg mest. Reklame

6. Administrer prosjektrisiko

Forhåpentligvis har du definert de mer sannsynlige risikoene foran under prosjektforberedelsen, så du vil allerede ha beredskapsplaner på plass for visse hendelser. Hvis du kan se når en risiko er overhengende, kan du ta forebyggende tiltak for å unngå det, eller du kan raskt gå inn i korrigerende tiltak hvis det er nødvendig.
Vær klar til å stoppe et prosjekt hvis risikoen blir uakseptabel. En del av rollen som leder er å vite når ting har begynt å bevege seg uforgjengelig mot et feilpunkt.

7. Vurder prosjektet når det er ferdig

Når et prosjekt er fullført, er det viktig å gjøre en “post-mortem” rapportere, selv om det kun er for interne formål. Du kan finne ut hva som gikk rett og hva som gikk galt, bestemme hva som kunne eller burde vært gjort annerledes, og etablere beste praksis for bruk i fremtidige tilsagn.