75 Vanlige e-postfeil du sannsynligvis gjør på jobb

Du har alltid lurt på, ikke sant? Bare hva slags feil gjør du hver dag med e-postene dine?

Vel, ikke bekymre deg, jeg har satt sammen denne listen med 75 vanlige e-postfeil, slik at du kan se hva du er skyldig i. La oss begynne: Annonsering

nettikette

1. Du bruker ikke grunnleggende hilsener. Ikke glem å begynne med “Hallo”, “Hei”, “Kjære”, etc.
2. Du bruker tvetydige emnelinjer eller unngår dem helt. Angi nøyaktig hva du vil ha i emnelinjen din og gjør det lettere for folk å finne e-postene dine senere.
3. Du sender hver e-post med flagget med høy prioritet. Bruk bare dette når det er haster.
4. Du forventer at folk skal svare på e-postene dine umiddelbart og sende dem oppfølgingsmeldinger når de ikke gjør det. Husk, e-post er en langsommere form for kommunikasjon.
5. Du slo på Svar alle når du mente å trykke på Svar. Sjekk alltid før du sender.
6. Du blander forskjellen mellom To og CC. Til er for folk som trenger å handle; CC er for folk som trenger å bli holdt i kjennskapet.
7. Du CC hundrevis av mennesker når en BCC er mer hensiktsmessig. Husk å bruke BCC når du sender generelle e-post til folk som ikke kjenner hverandre.
8. Du lukker e-post bratte. Det gjør ikke vondt å si takk, med vennlig hilsen, med vennlig hilsen eller en annen høflig nærhet.
9. Din epost inkluderer ikke kontaktinformasjon. Legg dette til din signatur så snart som mulig.
10. Du har en veldig lang signatur. Forkort e-posten din om du kan, og vurder om alt det lovlige er egentlig nødvendig.

skrive

1. Du sender ufullstendige e-poster. Ta noen minutter til å fullføre det du skriver.
2. Du spør folk om åpne spørsmål på e-post. Dette kan føre til diskusjoner som er best, hadde andre steder.
3. Du bruker kompliserte setninger og ord som mottakerne må slå opp. Bruk hverdags språk.
4. Du bruker TXT-snakk, dårlig tegnsetting og dårlig grammatikk i e-postene til sjefen din. I stedet skriver du fulle setninger som gir mening.
5. Du sender e-post i ALL CAPS til dine kolleger. Stopp å rope på meg!
6. Du inkluderer innhold i kroppen til en e-post når emnelinjen er et lukket spørsmål, f.eks., “Lunsj på en?”
7. Du spør et åpent spørsmål i emnelinjen og inkluderer ikke forklarende innhold i e-postens kropp, f.eks., “Jeg er sulten. Hva skal vi gjøre?”
8. Du stavekontroller eller korrekturleser ikke e-postene dine. Hint: de røde skarpe linjene betyr normalt at det er noe galt.
9. Skriv lange avsnitt og forventer at folk skal lese dem. I stedet skriver du oppsummeringer og bruker punktpoeng når det er mulig.
10. Du tror uvanlige skrifttyper holder ting interessant. Hold deg til Arial, Times New Roman eller firmaets standard skrift. Og bare bruk en variant av svart; det er enklere å lese.

Hjelper dine kolleger

1. Du sender store vedlegg og så lurer på hvorfor andre ikke får dem. Lagre dem på nettverket, bruk skylagring eller komprimer dem i stedet.
2. Du sender ikke folk oppdateringer om viktige prosjekter som de er involvert i. Hold kollegene dine i løkken.
3. Du sender for mange oppdateringer om ubetydelige prosjekter som folk ikke er involvert i. Hold bare relevante kolleger i løkken.
4. Du sender e-post når du trenger informasjon raskt. En samtale, direktemelding eller en samtale er alle bedre og raskere.
5. Du kommer tilbake til pulten din etter en pause og svarer på e-postene en etter en uten å sjekke dem alle først. Du kan lagre alle tidene ved å lese alle dine e-postmeldinger først.
6. Du sender personen ved siden av deg en e-post og deretter spør dem muntlig om de har mottatt den enda.
7. Du bruker timer på å fylle en epost med nyttig informasjon. I stedet skriver du et blogginnlegg eller oppdaterer firmaets wiki, slik at alle kan ha nytte av det.
8. Du sender kjedeemail fordi de er en god måte å passere tiden på. Disse er best bevart for personlige e-postkontoer og selv da vil jeg unngå dem.
9. Du hater e-postkjeder (det er greit), og du svarer ikke på viktige fordi du savnet dem (ikke bra).
10. Du respekterer ikke tiden til personene du sender e-post til. Hold e-postene dine kort og til poenget.
11. Du bruker e-post Les kvitteringer. De fleste finner dette irriterende og til og med uhøflig. Unngå!
12. Du bruker e-post for å stille spørsmål til folk, når svarene er tilgjengelige via et raskt Google-søk.
13. Du glemmer å fortelle mottakere hva du vil ha i e-posten din. Si hva du vil ha i emnelinjen eller første linjen.
14. Du sender steamy e-post til kolleger som du har en affære med. Du vet at selskapet sikkert kan få tilgang til e-postene dine, ikke sant? Ord vil komme seg rundt, så vær ikke så uprofesjonelt.
15. Du sender steamy e-post til kolleger du er ikke ha en affære med. Ditto for punkt 14, med en ekstra tjeneste av seksuelle trakasseringskostnader.

Å være profesjonell

1. Du svarer ikke på sjefsens e-post. Alltid svar på sjefen din.
2. Du sverger eller videresender upassende vedlegg til kolleger via e-post. Husk at du er på jobb før du sender.
3. Du blander personlige e-post med forretningsmails. Hold dem i separate kontoer.
4. Du svarer på e-post umiddelbart og utenfor kontortiden. Ikke gi folk inntrykk av at du alltid er tilgjengelig.
5. Du sender e-post når du er full. Sober opp først!
6. Du feiler lange e-poster med å være grundig.
7. Du feiler korte e-poster med uhøflighet.
8. Du sender en e-post til teamet ditt og CC klienten på den. Hold kundekommunikasjon separat.
9. Du elsker å sende meningsløse vedlegg som bilder av katten din, hvor du gikk på ferie og hva du har til middag. Hvis du må, send kun disse til venner.
10. Du svarer på e-post når du er sint. Count til 10 og Pust dypt inn først.

Produktivitet Avløp

1. Du mottar dusinvis av (unødvendig) varslingsmeldinger hver dag fra de ulike tjenestene du bruker. Slå av disse når det er mulig.
2. Du har ikke lest e-charteret. Ja! Det er et charter.
3. Du forfølge et Zen-lignende arbeidsmiljø, der du fokuserer på en oppgave uten å stoppe for å sjekke e-post. Liker det eller ikke, vil arbeidet komme via e-post; ha et system for å administrere det.
4. Du telefonen melder deg via en hørbar ting hver gang du mottar en e-post. Slå av dette hvis du vil beholde fokus.
5. Du bruker e-post som din oppgavelinje. Hold dine to-lister skilt ved hjelp av programmer som Wunderlist, Påminnelser eller Asana.
6. Du stopper stadig hva du gjør for å se om du har ny e-post. I stedet sjekk e-post hver time eller annenhver time.
7. Innboksen din sier at du har 13.463 uleste e-postmeldinger, og du er ok med det. Lær innboks null eller gå konkurs.
8. E-post er hvor arbeidet ditt går til døden. Slutt med det!
9. Du har ikke implementert innboks null. Dette tar en time eller to å lære, men det vil spare deg tid.
10. Du trener innboks null når du sitter på toalettet. Nei, stopp det også!

Sikkerhet

1. Du sender passord og annen sensitiv informasjon via e-post. Hvis du må gjøre dette, krypter du informasjonen først.
2. Du bruker det samme passordet for e-posten din og for alle dine andre kontoer eller ...
3. Du endrer ikke passordet ditt regelmessig. I stedet, bli vant med å endre passordene dine en gang i måneden. Og spore dem.
4. Du har ikke aktivert 2-trinns bekreftelse på dine offentlige e-postkontoer. Gjør dette nå.
5. Du er glad for å finne ut at du har forhåndsgodkjent et kredittkort på USD 10 000 som du ikke søkte på.
6. Til tross for å bli advart av dine kolleger, skriver du tilbake til spammere bare for å være sikker.
7. Du videresender andres e-postmeldinger når det er sensitiv informasjon nederst. Les hele kjeden før du videresender.
8. Du bruker ikke et spyware-, virus- eller adware-blokkeringsprogram. Spør IT-avdelingen din for å installere en hvis de ikke allerede har det.
9. Du gir ut andres telefonnumre og adresser via e-post uten deres tillatelse. Sjekk alltid først.
10. Du logger deg på e-postkontoen din på en offentlig datamaskin og glemmer å logge ut. Hvis du skal bruke din profesjonelle e-postkonto utenfor kontoret, må du sørge for at du er sikker.

E-postbehandling

1. Du stole på autofyll for å fylle adressefeltet. Kontroller i stedet at kontaktinformasjonen er riktig før du sender.
2. Du sender en viktig e-post, lukker Outlook før det er ferdig med å synkronisere med serveren, og deretter klage på at ingen svarte på e-posten din.
3. Du svarer på gruppemails ved å svare på alle. Før du sender, vurder om et svar til en person vil gjøre.
4. Du bruker Gmail, og ikke bry deg om å lære hurtigtastene. De er enkle å bruke.
5. Du sender filvedlegg som andre ikke kan åpne. Finn ut hva standardprogrammene og filformatene på kontoret din er.
6. Din epost er ikke organisert i noen mapper, og du vet ikke hvor noe er. Mapper er ikke nødvendig, men de kan hjelpe. Men hvis ...
7. Din epost er organisert i dusinvis av mapper, og du vet fortsatt ikke hvor noe er; igjen, innboks null kan hjelpe.
8. Du sender e-post rundt store vedlegg. I stedet lagre dem på nettverket, ved hjelp av skylagring eller et annet samarbeidsverktøy.
9. Du lager en kopp kaffe, legger på et sett med hodetelefoner, lukker alle programmene dine og bruker en time på å skrive ut den killer e-posten. Ikke behandle e-post som kunst.
10. Du skriver ut e-post og legger dem nøye inn i skuffen. Det er hva ditt e-postarkiv er for.

Vent, jeg tenkte på en mer

Du skriver en liste over vanlige e-postfeil og innser at du fremdeles gjør minst 53 av disse feilene! Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvilke vanlige e-post feil gjør du? Gi meg beskjed i kommentarfeltet nedenfor. Reklame

Utvalgt fotokreditt: kimubert via flickr.com