6 tips for å skrive e-poster som vil bli åpnet

E-post er mitt favoritt medium for kommunikasjon.

Den er personlig, enkel å utføre og tar liten tid. I dagens verden er det den enkleste måten å komme i kontakt med noen ... ingen tvil om det. Men det tar litt planlegging og krever at du legger inn litt tanke før du faktisk skriver en melding. Dine venner og familie kan være glade for å motta en epost fra deg, men dette kan ikke være tilfelle når du skriver med et forretningsformål i tankene.

Jo mer innflytelsesrike en person er, jo travlere er de. De kan motta hundrevis av e-postmeldinger på en enkelt dag. I motsetning til de fleste, åpner de ikke hver eneste e-post; i stedet skanner de gjennom emnelinjene for å se hvilke som tar øye med dem. Reklame

Du kommer ikke nærmere dine mål, med mindre de faktisk åpner e-posten din - og leser den. Her er 6 tips som vil øke sjansene dine for at e-post blir lest - og reagerte på.

1. Klarhet av hensikt

Før du selv legger fingrene på tastaturet, tenk Hvorfor du vil skrive e-posten (dens formål) og hva du vil at mottakeren skal gjøre (handling). Samle all informasjon du trenger å gi.

Her er noen grunner til at du vil nærme deg noen som er svært viktig for deg:

• Ta kontakt med en A-liste blogger for å kaste et gjestepost
• La en berømt forfatter vite hvor mye du beundrer sitt arbeid
• Søk en henvisning fra noen
• Ønsker å intervjue noen viktig
• Nærme et potensial til å selge tjenestene dine

Legg merke til alle årsakene til at du er koblet til noen, er svært forskjellige fra hverandre. Ved å være tydelig i hodet ditt kan du produsere sammenhengende, konsise og effektive e-poster. Reklame

Les neste

Vitenskapen om å sette mål (og hvordan det påvirker hjernen din)

Hva du skal gjøre når du er lei av å jobbe (og hvorfor du føler deg slått faktisk)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

2. Effektiv emnelinje

Skriv en emnelinje som forteller dem hvorfor de trenger å åpne e-posten. Ikke send ut meldinger med vage eller dogdy emnelinjer:

• Vennligst les dette (eller) Kan jeg få 20 sekunder av tiden din? (Ikke be om oppmerksomhet)
• Svært presserende (med mindre det er, og det vil fortsatt ha nytte ved å legge til mer informasjon)
• Hei (Avstå fra ett ordfelt som ikke sier noe om meldingen inni)
• Kan jeg ta deg til lunsj for å velge hjernen din? (Å gjøre en forespørsel er et stort nei-nei!)
• Invitasjon til å bli med i vårt tilknyttede program (Gjør meldingen lyden som den er automatisert og kommer fra et nettsted eller en onlinetjeneste)
• Gratis gave til deg inni (Spammy - unngå for enhver pris selv om du sender et tegn på takknemlighet)

Si hva du trenger å si umiddelbart, helst i emnelinjen hvis det er mulig. Folk er for opptatt i disse dager, og hvis motivet ikke interesserer dem, vil de ikke klikke på det. Skriv en emnelinje som oppsummerer formålet med e-posten din (se punkt 1). Hvis du ikke er helt klar på meldingen din, vil du finne det vanskelig å skrive en interessant emnelinje som vil lokke leseren til å åpne den.

3. En vennlig hilsen / Hent til punktet raskt

Når du skriver til noen du ikke vet, er det bedre å begynne med et "Hei" i stedet for å si "Kjære Mr Smith". Dette er for formelt og utelukkende for uformell kommunikasjon som e-post. Når du skriver til noen som er kjent for deg, bare si 'Hei (Navn)'. Ikke prøv å gå over bord med mindre du kjenner dem utenfor profesjonelle sirkler.

E-post er ment for enkel, rask kommunikasjon. Si hva du vil si, si det raskt, og si det bare once. Reklame

4. Klar kommunikasjon

Gjør formålet med e-posten din klar. Gi dem beskjed om hvordan det gjelder dem, ellers vil e-posten bli slettet i kort rekkefølge.

De kan ikke se kroppsspråket ditt eller tonen i stemmen din for å måle om du tuller eller ikke. Det er større mulighet for at e-postmeldingene dine blir feilmeldt. Vitser overfører vanligvis ikke bra, spesielt når du skriver til noen for første gang.

Husk disse prinsippene om effektiv kommunikasjon:

• Erstatt lengre ord med kortere.
• Hold setningene dine korte bruk færre og kortere avsnitt.
• Bryt opp avsnittene dine og bruk punktpunkter for å gjøre det lettere å lese på skjermen.
• Vær oppmerksom på stavemåten og grammatikken.
• Rediger for jargong. Hvis ikke, formidler du mangel på oppmerksomhet på detaljer og kan skildre et uprofesjonelt bilde.
• Hold det kort, kort og kortfattet. Ikke ramble.
• Gi fullstendig informasjon; mottakeren trenger ikke å komme tilbake til deg for mer informasjon. Unngå muligheten for forvirring og forsinkelser.
• Ikke gi lang bakgrunnsinformasjon. Legg ved en fil hvis du trenger mer informasjon.
• Når du skriver som svar på en persons e-post, spegler du deres tilnærming. Hvordan kommuniserer de vanligvis med folk? Har de skrevet to setninger til dine fire avsnitt e-post? Match deres stil for å oppnå resultater av din skrivearbeid.

5. Uformell - Likevel Courteous

Skriv som om du snakker med dem. Hold det konversasjonelt, men si aldri noe du ikke ville si til noen ansikt. Når du føler deg følelsesmessig, skriv din e-post og lagre den som et utkast. Gå over det når du føler deg roligere og revidere. Skriv alltid høflig e-post. Reklame

Tenk alltid på e-post som offentlig. Antag at e-post du skriver kan leses av noen andre - og skriv deretter.

6. Klar handlingsplan

Hva vil du at de skal gjøre?

• Utfør en bestemt handling. De må gi deg flere detaljer om et prosjekt.
• Reagere med informasjon. De må bekrefte om de er tilgjengelige for en konferansesamtale neste dag.
• Les bare. De må lese meldingen din for å forstå noe klart. Ingen respons er nødvendig. Du er borte og trenger å omstille et møte. Du vil kontakte igjen.

Slutt med kort takk. Og ikke glem å legge til en e-post signatur, kontaktinformasjon, nettside etc. Skriv alltid en forretnings e-post med dette poenget i tankene: alle er opptatt og får mye epost.

Følg disse tipsene, og du vil ikke bare kunne sende bedre e-poster, men du sender de som er verdt å bli åpnet.

(Foto kreditt: Button Mail via Shutterstock)