3 måter å kutte dine daglige arbeidsavbrudd

Ingen våkner opp i håp om å bli litt ferdig på dagen og bli distrahert av en mengde ting som egentlig ikke betyr noe. Til tross for dette, er det det mange kontorarbeidere ender med å gjøre.

I sin bok Dypt arbeid, Cal Newport snakker om “metrisk svart hull” at så mange av våre aktiviteter faller inn Dette svarte hullet er hvor målingene på kostnadene for våre aktiviteter faller inn. E-post virker produktiv fordi du skyver ord rundt i selskapet, men det meste gjør det lite mer enn å gjøre deg føle produktivt.

Her er 3 måter du kan kutte de distraksjonene og trekke produktiviteten ut av det svarte hullet.

1. Ta en ny tilnærming til e-post

Ja, e-post er måten de fleste bedrifter kommuniserer på. Hurtige meldinger blir slått av over hele bedriften, med mange personer som er CC'd på dem. Det føles som om noe faktisk blir gjort, men oftest er det som du virkelig gjør, å omorganisere under forutsetningen om å jobbe hardt. Reklame

For å komme på toppen av dette produktivitetsstallende dyret, må du ta drastisk handling. Først må du bare sjekke e-posten din to ganger om dagen, og sett en tidsbegrensning. Jeg bruker produktivitetsmetoden Pomodoro, og jeg tillater bare en 25-minutters blokk per dag å gå gjennom e-posten min. Å sette denne fristen på e-post betyr at den ikke kan utvides til all ledig tid.

Da jeg sist var en ansatt, og den laveste personen på totempolen, forstod selv administrerende direktør at jeg bare sjekket e-post to ganger om dagen. En rolig, rasjonell forklaring at jeg trengte store tidssvingninger for å fokusere på arbeidet mitt, var fint med ham. Han til og med vedtatt å bare sjekke sin egen e-post klokka 11 og 3 og elsket hvor mye ekstra fokus han hadde.

For det andre, start planlegging nesten alle e-postene dine. Jeg bruker Høyre innboks til å bare sende epost klokka 16.00, uansett hvilken tid jeg sjekker den. Det eneste unntaket er når noen venter på noe fra meg, og de trenger et svar med en gang. Dette bidrar til at du ikke spiller e-posttag når du prøver å rydde innboksen din og svarene fortsetter å komme inn.

Tredje, aldri sjekke e-posten din første om morgenen. Det som e-posten er veldig bra på, forteller deg hva alle andre mener er viktig for deg den dagen. Det har sjelden noen betydning for hva du trenger å gjøre for å presse prosjektene dine fremover. Du bør finne ut natten før hva din viktigste oppgave er. Kom inn og gjør det til du har din planlagte e-postblokk. Reklame

For det fjerde, slå av alle varsler på e-posten din. Studier viser at å ha disse varslene på kan få deg til å bli distrahert fra oppgaven ved hånden. Hvis du ikke er fokusert, jobber du ikke godt. Bare vent til å vente på dine planlagte epostider. Ingenting vil komme i brann, og hvis det gjør det, vil alarmen gå av eller noen vil stoppe ved kontoret da de løper ut døren i panikk.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

2. Slå av varslinger for slakk / Hipchat / Meldinger

Disse kan være gode verktøy, og mange bedrifter dykker i gruppemeldingsverktøy med begge føtter, kutte ut behovet for e-post. Problemet er at forventningen er at medarbeiderne har det mesteparten av tiden, og svarer umiddelbart til enhver melding - uansett hvor trivial. Jeg har snakket med en leder som følte de mest produktive programmene var de som hadde en varslingsmotor innebygd i kodeditorene, slik at de kunne hoppe for å chatte umiddelbart fra oppgaven de var fokusert på.

Dette er rett og slett varslingsproblemet med e-post eksponentielt økt. Bare fordi det er noen nytte for et verktøy betyr ikke at det er et godt verktøy.

På samme måte som e-post, slå av alle varsler i chatverktøyene dine. Deretter avslutter søknaden til fordel for planlagte sjekker. Jeg sjekker min Slack-kanaler to ganger om dagen - en gang like etter min treningsdag og en gang like etter lunsj. Jeg er ikke allerede fokusert på noe spesielt, så det er ingen oppmerksomhet stjålet. Reklame

3. Unngå unødvendige møter

Til slutt, la oss snakke om møter. Så ofte kan noen enkelt ringe til et møte med 10 personer i 2 timer, som i form av lønn koster tusenvis av dollar, men de kan aldri godkjenne en kostnad på halvparten av dette beløpet. Hvorfor smiler ingen på dette?

For å dempe de konstante møtene, begynn med å nekte å gå til et møte som ikke har en klar dagsorden 48 timer i forveien og en enkelt klar beslutning om at du trenge å være involvert i. Igjen, med min siste heltidsansatte, som den laveste personen i bygningen, satte jeg dette på plass og klarte å unngå de fleste møter.

Når sjefen din spør deg om å bli med på et møte, vis dem din oppgaveliste og spør hvilket element du trenger for å bli rammet av listen for møtet. Mye av tiden, sjefen din kommer til å si at møtet trenger å bli rammet. Når jeg har brukt denne taktikken, ble et 2-timers møte til noen som kom for å få meg til de 15 minuttene som jeg virkelig trengte å være der. Jeg veide inn og da var borte.

Det super viktige møtet er ofte ikke så viktig - det er bare at ingen har utfordret det ennå. I møte med en utfordring erkjenner folk at avbrudd i arbeidsdagen er mindre verdt enn å flytte prosjekter fremover. Reklame

Som jeg sa i begynnelsen, er det så mange distraksjoner i dag. Ved å kutte disse distraheringene ut og ta kontroll over dagen din, vil du få mer gjort og ikke trenger å jobbe alle timer for å være så produktive som mulig.

Utvalgt fotokreditt: jpstjohn via flickr.com