3 tips for å organisere Dropbox-mapper

Ifølge Statista Dropbox har over 500 millioner brukere, og ifølge Fortune.com Dropbox er fremdeles i fremtiden i nettbrettlagringsløpet, med nesten to Google Drive-brukere og fem ganger det av Microsofts OneDrive. Dropbox, som andre alternativer for nettbrettlagring, gir oss muligheten til å dele filer, samarbeide på filer og lagre filer på ett sted.

De synes bare å gjøre det litt bedre enn sine konkurrenter. Bare litt bedre i henhold til en kilde, men bedre, aldri mindre. Hvis du er en Dropbox-fan, vet du hva jeg mener. Du kan ikke alltid legge fingeren på hvorfor det er bedre, det gjør bare hverdagsoppgaver litt enklere å gjøre. Og det kan være forskjellen mellom å velge et stykke tech over en annen.

Så, Dropbox-brukere og fans, her er 3 tips for å gjøre Dropbox enda enklere å bruke for deg og ditt lag. Reklame

Hvordan organiserer de fleste folk deres Dropbox-mapper?

Det korte svaret er at de ikke egentlig tenker for mye om det når de begynner å bruke Dropbox. Bar noen som er organisert og har det hele sortert. For de, kanskje slutte å lese her ?! For andre kan Dropbox ligner harddisken og deres Outlook-mapper. Rikelig og så dårlig organisert som den rotete skuffen i kjøkkenet eller deres hjem arkivering (en haug på bordet).

Forskjellen med Dropbox er at mange bruker det til å samarbeide med andre og derfor er uorganisert ikke ok. Når det er vår uorganisering, bare for oss, er det ok, men når du trenger å jobbe med andre, er det ikke. Har du noen gang sett noen med et skrivebord dekket i papir? De vil stolt si at de vet hvor alt er. Arbeid med andre betyr at vi trenger å være mer organisert, ellers vil kaos følge oss.

Hvordan kan du organisere Dropbox-mappene dine til å fungere bedre med andre?

Det er 3 tips her som vil hjelpe, og nummer 2 vil hjelpe mest. Reklame

1. Har 7 mapper for frontlinjemappen for å gjøre det enkelt for alle å ta den første avgjørelsen om hvor filen skal ligge.

Begynn smalere. Har maksimalt antall mapper på første nivå. Syv er ideell. Les hva psykiaterne sier å vite hvorfor. Kanskje 'Klienter', 'Finansielle', 'Leverandører', 'Lag', 'Personlig utvikling', 'Prosjekter' og 'Møter'. Veldig raskt vil laget bli vant til å gjøre førstegennemføringsbeslutningen raskt og enkelt. Juts velger mellom 7 mapper, ikke 35 mapper.

2. Nummer Dropbox-mappene slik at alle kan kommunisere med et felles språk hvor mapper er.

Legg til tall i Dropbox-mappene dine, fordi mens Dropbox aktiverer kobling deling, med et nummer er det mye lettere for en kollega å vite hvor en fil sitter i strukturen slik at de kan forfine det lettere neste gang. Jeg foreslår at du oppdaterer Dropbox-mappene dine ettersom du går i stedet for å gjøre alle mappene samtidig fordi det er Time Management. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Når dette er ferdig, vil andre kollegaer begynne å gjøre det samme når de ser deg starte, og når du vil lede en kollega til en mappe på telefonen eller via e-post, bare si "2.5.22.4", som betyr å følge 2. mappe, deretter den femte mappen, deretter den 22. mappen, og til slutt den fjerde mappen.

3. Legg inn initialene og datoene for hver fil hver gang du oppdaterer den slik at alle enkelt kan se hvem som gjorde den siste oppdateringen og når.

Ved å legge til initialer og datoen, vet du hvem som sist oppdaterte filen og når. Dropbox viser datoen filen ble sist endret, men ikke av hvem, og du kan bare se dette når du klikker på hver fil. Ved å ha sine initialer og datoen i filnavnet kan du enkelt skanne ned en lang liste med filer for å se hvem og når den siste filen ble oppdatert. Reklame

Utvalgt fotokredit: Ved Sugar Pond (Mess) [CC BY-SA 2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0)], via Wikimedia Commons via commons.wikimedia.org