3 trusler mot effektiv blokkering av tid og hvordan de skal løses

Tids blokkering er en fin måte å få ting gjort effektivt. Men hvis du ikke er forsiktig nok, kan du enkelt drepe din tid med å blokkere produktiviteten med disse tre vanlige truslene:

• Utsettelse

• Spilder tid uten forberedelse

• Distraksjon (intern / ekstern)

Først av alt er utsettelse kanskje den vanligste årsaken til at du ikke får noe gjort innen tidsblokken din. Det er faktisk en av de verste måtene å bruke tiden på, fordi du mest sannsynlig er klar over denne aktiviteten, og likevel gjør du det fortsatt.

For eksempel er målet ditt å skrive en rapport for sjefen din, og du har bestemt deg for å fokusere på denne oppgaven mellom kl. 09.00 og kl. 10.00. Likevel, når du diskuterer ting med kollegaene dine eller kontrollerer vennernes Facebook-statuser i løpet av denne tiden, slipper du bare bort dine verdifulle minutter som bør brukes på å arbeide i stedet.

Utsettelse er å kaste bort tid, men du kan også kaste bort tid ellers. Hvis du for eksempel bestemte deg for å skrive et blogginnlegg før du begynte å jobbe, men du nettopp begynte å planlegge innlegget om morgenen når du faktisk skal skrive det, drar du ikke av tidsblokken du har.

Endelig er distraksjon en annen stor trussel mot effektiv tidsblokkering, og dette kan skje, enten du er hjemme eller på kontoret. Det kan til og med skje hvis du arbeider av deg selv. Distraksjonene kommer både som eksterne og interne, og hvis du ikke skjønner de mulige kildene til distraksjoner på forhånd, kan det ødelegge din tid med å blokkere produktiviteten for sikker.

Med disse tre truslene kan du ødelegge fart og få noe skikkelig arbeid gjort. Men de neste spørsmålene er: Hvorfor eksisterer disse truslene, og inviterer du faktisk inn i ditt daglige arbeidsliv (og i tidsblokkene dine)?

Så hvorfor tillater du dem?

Med disse tre truslene kan du ta to stillinger: Du kan enten tillate eller avvise dem. Reklame

Dessverre, hvis du ikke betaler nok oppmerksomhet i denne saken, tillater du disse produktivitetstruslene å påvirke ditt daglige liv og dermed gjøre det vanskeligere for deg å oppfylle dine mål du har satt for dagen.

Så når jeg snakker om “tillater disse truslene,” Jeg mener følgende:

• Du er for opptatt av å komme i gang med oppgaven din

Du vil gjerne komme i gang med oppgaven din med en gang, men du bryr deg ikke om å planlegge trinnene på forhånd. Med denne planleggingen kan du unngå de vanlige fallgruvene i løpet av din tidsblokk, for eksempel å tenke på hvilken handling du skal ta neste eller ikke å forstå avhengighetene i oppgaven din med andre mennesker (noen ganger kan du ikke gå videre med oppgaven før noen andre har gjort det deres del først).

Du kan også tro at hvis du startet med en gang, får du en start og du kan faktisk fullføre oppgaven din godt innen fristen. Selv om dette kan være tilfelle noen ganger, er resultatet for mange andre enn de ønskede.

• Du har ikke en optimal arbeidsplass

En sikker måte å bli utsatt for for distraksjon, er ikke å ha en dedikert og rolig arbeidsplass for å gjøre arbeidet ditt. Jo mer dynamisk miljøet er (som å jobbe i et kabinett eller prøver å få jobb gjort når familien er rundt deg), desto mindre produktive vil du mest sannsynlig være.

På den annen side kan denne situasjonen omdannes, og du kan oppleve noe som kalles cocktailparty-effekten, hvor du faktisk kan filtrere ut de fleste distraksjoner og fokusere på bare én ting om gangen (som i en cocktailhendelse, når du fokuserer på samtalen med en enkelt person, mens du filtrerer ut resten av festen).

Med mindre du er bevisst å velge et overfylt sted (som en kaffebar eller et tog) for å gjøre ditt arbeid, kan distraksjon vende deg og drepe produktiviteten din.

• Du gjør det når energien din er på sitt laveste

Å gjøre arbeid når energien er minst, er en fruktbar grunn for utsettelse.

Jeg skjønte dette da jeg gjorde en tilsynelatende enkel oppgave, og så begynte jeg plutselig å forklare det.

Selv om oppgaven tok bare noen minutter til slutt, hadde jeg fortsatt intern motstand for å fullføre den. Dette skyldtes det faktum at jeg gjorde jobben sent på kvelden, da tankene mine allerede var ute av arbeidsmodus, og det glede meg til å gjøre noe morsommere (som å se på fjernsyn).

Ifølge Willpower Instinct, din selvdisiplin avtar hele dagen, og viljestyrken er på sitt høyeste om morgenen. Dette er akkurat det jeg opplevde med oppgaven min.

Den sanne årsaken til disse truslene

Så hvorfor er det så lett å komme i gang med din tidsblokk med en gang uten å gjøre noe forberedelse?

En grunn kan være at du tror du mister din verdifulle tid med forberedelse, og at du umiddelbart tar handlingen er det du bør gjøre i stedet.

Dessverre, selv om du kommer raskt i gang, kan du komme i vei på vei og du har en tendens til å kaste bort tiden din, og dermed sørge for at du faktisk fullfører oppgaven din tregere, snarere enn raskere.

En annen grunn er at du sannsynligvis ikke verdsetter den faktiske forberedelsesdelen så mye og ikke vil bruke nok tid på slik uproduktiv aktivitet (det hjelper ikke meg å fullføre oppgaven min noe raskere, og dermed er det uproduktivt, ikke sant?).

Til slutt bruker tid på å planlegge og forberede seg, å ta deg tid bort fra selve oppgavens utførelse (minst dette er hvordan du tenker). Dette kan være tilfelle når du begynner å jobbe med oppgaven for sent i forhold til tidsfristen. Og hvert minutt gjør du ikke jobben i ditt dedikerte tidsrom, du føler at du mister tid.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Alt kan løses med en liten forberedelse

Tro det eller ei, planlegger og forbereder for tidsprosessen på forhånd, faktisk gjør jobben allerede. Med riktig forberedelse blir du kvitt de unødvendige blokkene som kan oppstå i løpet av dine tidsblokker. Reklame

Også, sørg for at tid blokken din planleggingsfase også. Dette er veldig viktig, og du sørger for at du virkelig kan maksimere tilgjengelig tid for oppgaven (ved å ta alt som er nødvendig i betraktning, som de produktivitetstruslene).

Bulletproof din tid blokker - her er hvordan

1. Sett grenser. Hvis du tilfeldigvis jobber hjemme, må du sørge for at familien din er klar over hva du gjør. På denne måten verdsetter de arbeidet du gjør mer og er mindre sannsynlig å distrahere deg.

Hvis det er mulig, prøv å jobbe så mye som mulig når de er ute av huset eller sover. Dette er akkurat det jeg gjorde (og jeg gjør det fortsatt) da jeg hadde en dagjobb. Jeg bygde min nettbransje på siden, men siden det var utfordrende å få jobb når min nesten 2 år gamle sønn var våken, bestemte jeg meg for å jobbe i hans lurtid eller tidlig om morgenen da han sov.

2. Ha riktig plass til å gjøre arbeidet ditt. Hvis mulig, prøv å “isolere deg selv” når du gjør jobben. Dette betyr at du på forhånd finner ut hvor du gjør jobben din.

I mitt tilfelle har jeg to måter å “isolere meg selv.” Den første er å gjøre arbeid når resten av familien sover. Den andre veien er et dedikert arbeidsrom på foreldrenes sted hvor jeg kan gå på jobb.

Når jeg er fysisk utenfor vårt hjem, får jeg jobbet veldig bra. Imidlertid la jeg min kone vite beliggenheten min og på den måten kan hun nå meg hvis det skjer noe haster.

3. Forbered deg på oppgavene dine på forhånd - med en tidsblokk. For å ha en effektiv tidsblokk må du huske å blokkere litt tid for planleggingen og prep-arbeidet også. Dette sikrer at du kartlegger alle mulige veisperre og andre trusler mot ditt produktive arbeid.

Å bruke tid alene og virkelig finne ut de forskjellige delene av oppgaven, vil hjelpe deg mye under den faktiske arbeidsfasen.

4. Velg riktig tidspunkt på dagen. For å unngå utsettelse, prøv å plukke ut riktig tidspunkt for tidsblokken din. I mitt tilfelle prøver jeg å gjøre arbeidet mitt om morgenen (fordi det er når jeg er mest våken), men situasjonen din kan være annerledes.

Vær oppmerksom på stemningen din i løpet av dagen, finn ut hvilken del av dagen du er mest våken, og blokker din tid for det øyeblikket (så etter å ha spist lunsj er ikke sannsynligvis den optimale tiden). Reklame

5. Ryd deg. Hvis du føler deg sliten og ikke kan fokusere på arbeidet ditt, ta en rask lur. Jeg har opplevd en total forandring i trivsel og produktivitet når jeg tar en rask strømnøkkel (20 minutter maks).

Du kan også bestemme å skrive ned ideene og tankene du får under arbeidet ditt. Jeg har et stykke papir og penn med meg når jeg jobber, slik at jeg kan gjøre en “mini hjernedump” og få disse tankene ut av tankene mine (som jeg da kan behandle senere).

Til slutt kan du bestemme deg for å starte en enkel meditasjonspraksis på 5 minutter hver dag. Du bare i utgangspunktet lukke øynene og si stille i tankene dine “innhalere” mens du puster inn, og si da “puste ut” mens du puster ut. Hvis tankene dine begynner å vandre rundt (som det vil), fokusere på pusten din.

Meditasjon er en langsiktig praksis og det krever tålmodighet til du kan se fordelene - som forbedringene i fokuset ditt.

6. Automatiser de allsidige og repeterende delene. Vet du om noen av oppgavene du gjør innen tidsblokken din, kan automatiseres? I så fall ta forholdsregler for å gjøre automatiseringen.

For eksempel kan du opprette en mal ut av dokumentet du bruker hyppig. På den måten kan du spare litt tid og ikke kaste bort din dyrebare tidsblokk for aktiviteter med lav verdi (som å lage et dokument fra begynnelsen hver gang).

Konklusjon

Tidsblokker er en fin måte å få arbeidet på, men du kan ødelegge dem ved å utskyve, ved å kaste bort tiden din uten forberedelse, eller når du blir utsatt for distraksjon.

Hovedpoenget er å sørge for å kartlegge miljøet, timingen og oppgavene dine i god tid. På den måten kan du være sikker på at tidsblokken gir deg maksimale resultater.

Over til deg: Hvordan sørger du for at du kan eliminere produktivitetstruslene i tidsblokkene dine?

Reklame