3 hemmeligheter for å flytte personlig oppgavebehandling til bedriftsnivå

Du har styrt oppgavene dine ned til en vitenskap. Din rensing blir alltid plukket opp i tide, din "honey-do" -liste hjemme har ingenting igjen på det, og du har til og med fått tak i alle oppdragene din veileder har levert til deg. Du er en å-liste rockstjerne. Reklame

Men da endres noe: kanskje har du startet din egen virksomhet. Kanskje du har blitt rammet opp i ledelsen. Plutselig må du klare oppgaver for mer enn bare deg selv: du har ansatte eller entreprenører du er ansvarlig for å holde styr på, samt et behov for å fullføre dine egne prosjekter. Hvordan tar du dine personlige oppdragshåndteringsferdigheter til neste nivå? Hvordan administrerer du oppgaver når du er ansvarlig for andre arbeiders prestasjoner?

Gjør endringen

Jeg har slitt med å tilpasse tilnærmingen min til å styre oppgaver til det faktum at jeg har ansvar for mer enn bare mitt eget arbeid i disse dager. På en eller annen måte er det ikke nødvendig å huske å håndtere fakturering, sjekke inn med forfattere og fortsatt håndtere mine egne prosjekter på forskjellige måter på RememberTheMilk. Jeg måtte øke oppgavens ferdigheter og gjøre noen endringer. Reklame

Da jeg fant en ny balanse for å håndtere frister og oppgaver, lærte jeg noen få ting. Spesielt lærte jeg at jeg ikke likte de fleste prosjektstyringsalternativer der ute - mange var faktisk mer hardcore-løsninger enn jeg trengte - men mange av de grunnleggende oppgavehåndteringsalternativene møtte heller ikke mine behov. Akkurat som jeg måtte finne et system som fungerte for meg da jeg begynte å få min oppgaveliste under kontroll, måtte jeg finne en balanse i å håndtere prosjekter som involverte flere personer. Underveis lærte jeg noen ting.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hemmelig # 1: Teknologi er et Choke Point

Jeg tror nesten alle jeg kjenner, er avhengig av teknologi på en eller annen måte for å hjelpe dem med å administrere sine gjøremålslister. Det er noen få papir-og-penn holdouts, men denne typen tilnærming stiller visse begrensninger på oppgavebehandling. Mange har flyttet i det minste så langt som å bruke en tekstfil for å administrere sine oppgaver, hvis de ikke går videre til minst en grunnleggende applikasjon. Teknologien som er tilgjengelig, kan være svært nyttig i ikke bare å organisere oppgaver, men også å hjelpe oss med å fullføre dem. Det er imidlertid også chokelpunktet for å ta på seg større prosjekter og ansvar. Reklame

Det store problemet er at vi forplikter oss til en bestemt applikasjon eller tilnærming til å styre våre oppgaver. Mens det er noen få unntak som spretter mellom RememberTheMilk, Toodledo og hva de finner som å gjøre på sommerfugler, er den generelle tilnærmingen å finne et system som fungerer for deg. Vi har en tendens til å holde fast i systemer til noe tvinger oss til å gå videre. Det er egentlig ikke en dårlig ting: hvorfor rote med noe som fungerer. Problemet er at vi ikke alltid gjenkjenner nøyaktig hva som ikke virker. Vi er tilbøyelige til å holde fast ved vår nåværende oppsett eller søknad så lenge som mulig.

Løsningen er relativt enkel: vi må være villige til å endre teknologien etter behov. Jeg anbefaler ikke at vi alle går med i de ovennevnte sommerfuglene, men det er viktig å innse at når vi skalere oppover, må vi vanligvis bytte verktøy. Ta en titt på alternativene dine og se hvilke som oppfyller dine nye behov: kanskje evnen til å dele oppgaver er avgjørende, eller kanskje du trenger en slags visualisering. Og når du finner verktøyet som gir mening som det neste trinnet, hopp så fort som mulig. Reklame

Hemmelig # 2: Andre mennesker er nå involvert

Hvis du har gått i entreprenørruten, og du har det bra, kan du ansette ansatte eller ta på en virtuell assistent. Selv om du bare administrerer ansatte til andres selskap, skal du få andre folk til å tenke på når det gjelder å styre oppgaver og prosjekter. Som sjef har du muligheten til å pålegge et produktivitetssystem du vil ha, men gjør det kanskje ikke deg til de menneskene du må jobbe med.

Det er verdt en stund å sjekke med disse personene for å se hvordan de liker å håndtere oppgaver. Gjør bruk av innbokser, gjøremålslister og andre systemer de allerede har på plass, når det er mulig. Det er ofte en grunn til at de har brukt et bestemt system: akkurat nå jobber jeg med en forfatter som nettopp ikke har onlineferdighetene til å jobbe med noe som Basecamp. Jeg sender henne hver oppgave eller prosjekt jeg trenger henne til å jobbe med, fordi det er den eneste innboksen hun faktisk vil sjekke. En slik situasjon er ikke alltid ideell, men det fungerer og det er viktig.

Hemmelig # 3: Den må jobbe

Da jeg skjønte at jeg trengte et program som kunne hjelpe meg med å spore større prosjekter, så jeg på flere alternativer. Jeg registrerte meg for en hel stakk prøvekontoer og slo meg med en hel rekke applikasjoner. Det var en eller to som jeg holdt tilbake til - ikke fordi de jobbet spesielt godt med måten jeg opererer på, men fordi jeg visste at et par venner sverger ved dem og finner dem perfekte alternativer. Jeg begynte selv å bruke ett av disse programmene - og alt falt fra hverandre.

Anbefalinger er ikke nok. I stedet må en applikasjon faktisk jobbe med dine personlige metoder for å få ting gjort. Hvis det ikke gjør det, må du ikke betale penger for det og ikke bruke tid på det. Prøv programmer så mye som nødvendig, men prøv dem hvis de ikke jobber for deg.