14 Time Management Maler for å hjelpe deg med å bli organisert

Time Management er ferdigheten som låser opp alle andre ferdigheter. Pluss, hvis du vil bli bedre, vil tidsstyring hjelpe. Hvis du vil ha et bedre arbeid eller livsbalanse, er tidshåndtering svaret. Hvis du vil føle deg mindre overveldet og mer i kontroll, er det bedre å administrere tiden din bedre. Kjernen til mer effektiv tidsstyring er et tidsstyringssystem og støtter det som er et sett med lister. Disse tidsstyringsmalene kan hjelpe deg med å lage disse lister.

Hvis din beste venn skulle bruke tidsstyringssystemet, hva ville han / hun si?

Leser denne artikkelen du sannsynligvis kommer til å falle inn i en av tre grupper;

• De i Denial - "Jeg er så opptatt, det er ingen måte jeg har tid til å forbedre tiden min."
• De i uvitenhet - 'Min tidsstyringssystem har fungert bra i 15 år.'
• De som trenger - 'Hvis dette kan hjelpe, vil jeg gi det en tur fordi jeg er sikker på at jeg kan gjøre noen forbedringer.'

Tiltalende til gruppen "Disse i nød", vil disse tidsstyringsmalene hjelpe. De er enkle, praktiske, og du kan bruke dem med en gang. Hvis du hadde tiden du ville ha opprettet lignende maler. Det er vanskelig når du er i grøftene.

Min lidenskap er å hjelpe andre og være en ivrig student og trener av tidsstyring i 14 år, jeg ønsket å dele noe av det jeg hadde lært. Lært den harde måten, slik at du ikke trenger å.

Slik bruker du hver av de 14 Time Management mallene

Malerne er utformet i rekkefølge av hvordan de skal brukes. Den første er den tøffeste, Viktige resultatområder (KRA) og så blir de gradvis enklere. For eksempel, "Daglig å gjøre liste", "Prosjektliste" og "Ukentlig vurdering".

1. Viktige resultatområder Time Management Template

Tenk på fotballaget du støtter, eller hvis du ikke har en, et lag som en venn støtter, eller bare en du har hørt om. Mine er Oxford United (Cue the gentle abuse!). Oxford Uniteds KPI (Key Performance Indicator) er sannsynligvis å vinne ligaen. Dette er et lagmål som alle i teamet har som mål å oppnå. Dette målet er ikke for en person. Oxford United kan vinne ligaen, men gjorde hver spiller 'trekke sin vekt'? Dette er hvor KRA er viktige. Et nøkkelresultatområde (KRA) er et individuelt mål. Tanken er at hvis hver person jobber for å oppnå sitt KRA, skal laget oppnå sitt KPI. Kommer tilbake til vårt fotballag, kan målvaktens KRA være et "rent ark". Strikerens KRA er å score ett mål per spill, og forsvarerens KRA skal vinne 80% av de takler. Hva er din KRA?

Handling: Fullfør din KRAs ved hjelp av tidsstyringsmal # 1 slik at du nå hvorfor du er på lønnslisten - KRAs. Reklame

2. Daglig å gjøre liste Time Management Template

Denne tidsbehandlingsmalen er den enkleste å forstå, fordi den bare krever en liste over hva du skal gjøre hver dag. Utfordringen er at mange mennesker skriver en kontinuerlig å gjøre liste og ikke en liste over hver dag. Å ha en å gjøre listen hver dag fokuserer sinnet. Hvis du ikke har en å gjøre listen hver dag, har to ting en tendens til å skje. Først vil du bli sittende fast i e-postboksen din fordi det får oss til å tro at vi jobber hardt og derfor "travle". For det andre vil noen andre fylle dagen med oppgaver hvis du ikke selv har valgt oppgavene. Disse oppgavene kan komme i form av e-post, en saksforespørsel eller handlinger du mottar i et møte. «Planlegg hver dag, eller noen vil ha en for deg». En daglig å-gjøre-liste er grunnlaget for hvert tidsstyringssystem. Bruk denne malen hver dag.

Handling: Fullfør en liste over hva du skal gjøre i morgen ved hjelp av tidsstyringsmal # 2 slik at du har planen din - The Daily To Do List.

3. Prosjektliste Time Management Template

Svært få mennesker har en "levende og pustende" prosjektliste. Noen har en, men den ble skrevet en gang og har ikke blitt oppdatert siden. En prosjektliste er et middel til å vite hva de store greiene er. De tingene som vil gi størst positiv innvirkning på våre KRAs. Det er sammenhengen mellom dagligdagslisten og årsaken til at du er på lønnslisten, som er de viktigste resultatområdene. Ved å ha en prosjektliste har du åpenhet om de store og viktige greiene. Forskning forteller oss at hver person har mellom 50 og 70 prosjekter på farten hver gang (Hjemme og arbeid). Denne malen ber bare om 14.

Handling: Fullfør en liste over prosjekter som du jobber med, ved hjelp av tidsstyringsmal # 3 for å holde oversikt over de store grepene - Prosjektlisten.

4. Møtehandlinger Time Management Template

Møter er det nødvendige onde for enhver kunnskapsarbeider. Vi kan ikke komme vekk fra dem. De ser ut til å være hvor timene går tapt og ingenting blir oppnådd. En av hovedårsakene til dette er at handlingene enten ikke er fanget, eller ikke fanget bra nok til å gjøre noe vesentlig skje. Selvfølgelig møte mål, de riktige deltakere, fokus, etc., er alle gyldige grunner også. Denne malen starter med å få handlingene fanget. Dette skyldes at ved å få klare handlinger fanget, vil folk ikke få rom til å svinge ved å si, "Jeg trodde han gjorde det", "Eller hva betydde den handlingen?", Eller "Jeg fikk bare handlingene i går. Møtet 2 uker siden '.

Handling: Fullfør tidsstyringsmal # 4 slik at du kan øke sannsynligheten for at handlinger blir fullført - Møtehandlinger.

5. Venter på liste Time Management Template

Du delegerer til folk. Folk over. Folk nedenfor. Folk til siden. Hvordan holder du oversikt over hvem du har bedt om å gjøre hva når? En ventende liste hjelper deg med å holde styr på. Denne malen gir et sted å parkere hva du har bedt om å bli gjort, slik at du ikke holder hounding personen og slik at de var klare når du ønsket at oppgaven ble fullført. Og slik at du selvfølgelig ikke glemmer. Nøkkelen til en vellykket ventende liste er å vurdere den. Dette kan være hver dag mens det er et nytt stykke i ditt tidsstyringssystem. "Lenger nedover veien" kan det bare være i starten og i slutten av uken som du blir komfortabel med å bruke denne malen. Reklame

Handling: Fullfør en venter på å bruke tidsstyringsmal # 5 slik at du har kontroll over hva du har delegert - Venter på liste.

6. Distraksjonsliste Time Management Template

En av de største utfordringene i tidsstyring, og spesielt i et åpent kontor, starter en oppgave og fullfører den. Elevene på vår tidsledelse trening forteller oss at dette er grunnen til at de føler at de ikke får noe gjort. En del av grunnen til dette er at kunnskapsarbeidere må jonglere så mange baller. Delvis skyldes det at vi utskyder fordi vi ikke "liker en oppgave". Hovedsakelig er det fordi de ikke har en strukturert måte å håndtere vandrende tanker på. En distraksjonsliste er en enkel mal som du vil beholde på skrivebordet ditt. Da, når du fokuserer på en oppgave, og når tankene kommer inn i tankene dine, skriver du dem ned, får dem ut av hodet, slik at du kan komme tilbake til oppgaven i hånden. Over 50% tid legges til en oppgave ved ikke å starte og fullføre den på en gang. Skriv ut og hold denne malen på skrivebordet eller hold den åpen på skjermen.

Les neste

Ta 7-ukers Time-Management Challenge

10 enkle strategier for å gjøre livet ditt bedre i dag

30 Best Procrastination Quotes å få deg tilbake til arbeid

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Handling: Komplett Distraksjon List Time Management Template # 6, slik at du kan være fokusert på å fullføre en oppgave fra start til slutt - Distraksjon List.

7. Ukentlige mål Time Management Template

Tenk deg et salgsteam uten salgsmål, eller Oxford Uniteds fotballag går ut for å spille hver lørdag, bare for et spark om. Det er det samme med tidsstyring. Du har sannsynligvis mål (KPI og KRA) for året eller kvartalet. Disse malene utfordrer deg til å ha mål for uken. I begynnelsen av uken spør disse malene, "Hvis du skulle se tilbake i denne uken, hva ville du ha glede av å ha oppnådd?". Ved å skrive ned våre mål for uken, hjelper det oss med å fokusere på det som er viktig når vi blir "fast i grøftene" av e-post, telefonsamtaler og møter. Ideelt sett vil de ukentlige målene ha en positiv innvirkning på de prioriterte prosjektene, som igjen påvirker KRAs, noe som påvirker KPIs. Hvis dette skjer, har du en stålkjede av koblinger som kjører rett gjennom tidsstyringen, og holder den tilkoblet og sterk.

Handling: Fullfør ukesmålene dine i denne uken, slik at du har identifisert hva du vil oppnå ved hjelp av tidsstyringsmal # 7 - Ukentlige mål.

8. Ukentlig vurdering Time Management Template

I begynnelsen av uken har du fullført «Ukentlige mål» -malen med de 7 tingene du vil oppnå den uken. På slutten av uken er det fornuftig å se hvordan du gjorde det. Ukentlige evalueringsmalen spør om du har oppnådd de ukentlige målene med et enkelt verktøy som heter "PMI" - Positiv, Minus og Interessant. På slutten av uken skriver du 3 ting som var positive om uken, 3 ting som var minus, eller ikke så bra om uken, og 3 ting som var interessante om uken. For eksempel, "P: Flott møte med ny klient ABC", "M: Kun oppnådd 4 av 7 mål", og "Jeg: To av mitt lag er syk". Den siste boksen ber deg om å ta en tidsstyringshandling som har evaluert uken, f.eks. 'Jeg skal planlegge i dagboken 1 time i uken for XYZ-prosjektet.'

Handling: Fullfør ukentlige evalueringen slik at du vet om du oppnådde dine ukesmål ved hjelp av tidsstyringsmal # 8 - Ukentlig evaluering. Reklame

9. Månedlige mål Time Management Template

Ligner på 'Ukentlige mål'. Denne malen ber deg om å skrive de store tingene du vil oppnå den måneden.

10. Månedlig evaluering Time Management Template

Månedlig evaluering 'tidsstyringsmal ber deg om å evaluere målene du skrev i mappen Månedlige mål.

11. Årlige mål Time Management Template

Meldingen "Årlige mål" fullfører serien Mål; Ukentlig, Månedlig og deretter Årlig. Utfordringen med å sette årlige mål er å gjøre dem store nok til å garantere å være et årlig mål, men ikke for store at de kan være "livsmål". Livsmålene blir ikke diskutert i disse malene.

12. Årlig evaluering Time Management Template

Fullført i januar handler årlig evaluering om å se tilbake året rundt. Identifisere hva som fungerte, det som ikke fungerte, og leksjonen lærte å skrive neste års årlige mål.

13. Noen dagers Kanskje Time Management Template

Denne malen er viktig for å oppnå en av de viktigste tankene til en effektiv tidshåndterer. Tankegangen oppsummeres best av uttrykket 'de mest vellykkede menneskene er de som tømmer hodene'. Daglig å gjøre listen og prosjektlisten er flotte maler for å håndtere våre umiddelbare og store oppgaver. Noen dag kan være liste er et sted å sette alle de tingene du vil gjøre, men de er bare ikke haster eller viktige nå. Noen eksempler kan være: "Arkivere alle hjemmedokumenter", "Få pensjon", "Skriv en oppfølgingsplan for selskapet".

Handling: Fullfør Dagens Kanskje Liste, slik at du har et sted å sette 'alt annet' ved hjelp av tidsstyringsmal # 13 - Noen Dag Kanskje Liste.

14. Prosjektstyring Mal

Den gjennomsnittlige kunnskapsarbeideren forvalter prosjekter, og hvis de er ærlige med seg selv, er deres erfaring med å håndtere prosjekter bare det de selv har lært. De har kanskje hørt om store IT-prosjekter som forvaltes med Gantt-diagrammer eller kvalifikasjoner som Prince2. Likevel, lengter de etter noe enkelt som gir dem kontroll uten å være for tungt å bruke. Denne sidemalen hjelper deg å administrere dine viktige prosjekter bedre ved å forberede deg bedre og unngå de viktigste årsakene til at prosjekter feiler. Reklame

Handling: Fullfør prosjekttidsadministrasjonsmalen # 14 for å forberede seg bedre for viktige prosjekter og for å holde dem på sporet - Prosjektmal.

Last ned og bruk disse tidsstyringsmalene

Last ned disse 14 Time Management Maler for å bruke med en penn og papir.

Last ned disse 14 Time Management-malene for å fullføre på skjermen.

Begynn med å inkorporere en av disse malene i tidsstyringssystemet. Så en annen en uke senere, til du bruker malen vanligvis. Det tar 21 ganger å danne en vane. Du kan nå bli mer organisert. Lykke til!

Utvalgt fotokreditt: Sonovate via sonovate.com