11 enkle tips til effektiv e-postbehandling

Hvor mye tid bruker du å administrere dine e-postmeldinger hver dag? En time? 30 minutter? Noen timer? Kanskje en halv dag?

Mens e-post er ment å lette kommunikasjonen, mistenker jeg at det noen ganger blir et motproduktivt verktøy fordi vi bruker så mye tid på å administrere e-postene dine! For eksempel tenk på disse tilfellene:

• Har du noen ganger fortsatt å klikke inn i innboksen din, selv om du bare sjekket den bare for 5 minutter siden?
• Bruker du mye tid på å administrere e-postene dine hver dag, for eksempel å søke forbi post, sortering, organisering og sletting av gammel mail?
• Gjør du ofte e-post din første prioritet i stedet for å faktisk få ting gjort?
• Er det dager hvor du bruker mer tid i innboksen enn å gjøre riktig arbeid?

På slutten av dagen er e-post bare et verktøy for å få oppgavene dine ferdige. Nedenfor er det 11 tips for å forbedre e-postadministrasjonen din:

1. Behandle e-posten en gang om dagen

Selv om jeg sjekker posten flere ganger om dagen, bare for å være i løkken (hvis det er noe rart som min nettside går ned, eller hvis det er en snarlig forespørsel), behandler jeg ikke dem med en gang. Jeg gjør det bare en gang om dagen, enten i begynnelsen av dagen eller om kvelden.

Sett til side en daglig tidsluke for å behandle e-postene dine. Hvis du ikke er ferdig i tidsluke, fortsetter du neste dag. Prioritere de viktigste og slippe av resten. (Se nr. 2).

Hvis du er i et arbeidsnivå, hvor du får mange tidsfølsomme e-postmeldinger, kan du fortsatt sette dette i praksis. Poenget er ikke å la e-post løpe over livet ditt. Husk at det er et verktøy som hjelper deg med å gjøre arbeidet ditt og ikke selve arbeidet. Reklame

2. Prioritere 20% e-post; Utsette 80% seg

Ikke alle e-postmeldinger er de samme. Jeg elsker 80/20-regelen fordi den gjelder for hvert eneste område i våre liv. Inkludert e-post. 80/20 regelen er ideen om at 20% av inngangene er ansvarlige for 80% av utgangene i enhver situasjon. For å være effektiv bør vi derfor fokusere på 20% innganger som fører til 80% utganger. På samme måte bør vi fokusere på 20% høyverdig e-post som fører til maksimal produksjon.

Mine 20% e-post er de som gir meg neste gjennombrudd i arbeidet mitt. De kan være medieforespørsler, intervjupunkter, nettverksmuligheter, forretningsledninger, talemuligheter og andre ting som fører til min 20% forretningsmål. Mine 20% e-postmeldinger inkluderer også personer som har investert i arbeidet mitt, for eksempel mine 1-1 coaching klienter, snakkesamarbeid og lesere som kjøpte kursene og produktene mine. Sist men ikke minst faller også korrespondanser med mine gode venner her. Alt annet går inn i 80% posten.

For de 20% e-postene, gir jeg dem betydelig prioritet. Jeg svarer vanligvis på dem umiddelbart (spesielt hvis de møter 1 minutters regel i # 9); Hvis ikke, vil jeg komme til dem om 1-3 dager. For 80% mail tar jeg lengre tid å svare, noen ganger ikke engang å svare også (se punkt 4).

3. Ha en “Svar etter XX dag” mappe

Send posten som trenger svaret ditt i en “Svar etter XX dag” mappe, hvor XX er ukedag. Jeg satt til side 3 dager hver uke for å svare på e-postmeldinger - tirsdag, tors og lør. På denne måten er jeg ikke presset til å svare umiddelbart når jeg får posten. Jeg leser det, mentalt anerkjenner det, og tenker over det til det er på tide å svare (i gjennomsnitt 3-8 dager etter mottak av posten).

4. Realiser at du ikke trenger å svare på hver e-post

Til tross for det du tror, ​​trenger du ikke å svare på hver e-post. Noen ganger kan ikke noe svar etter en viss tidsperiode betraktes som et svar i seg selv også.

Jeg får et høyt volum av leserpost, og for en periode pleide jeg å svare på hver enkelt post som kom inn. Det gjorde ikke noe for meg. Jeg ville tilbringe hele dagen bare svare på e-post, og ved slutten av dagen ville jeg bli tømt ut, ute av stand til å gjøre noe virkelig arbeid. Og interessant, ganske mye, all e-post jeg svarer på, får aldri svar på noe svar (ikke engang en bekreftelse eller takk), selv når jeg legger opp oppfølgingsspørsmål for å hjelpe dem ytterligere. Jeg mistenker at halvparten av posten ikke blir lest, og den andre halvdelen er e-post som folk sender på impuls og svar ikke egentlig betyr noe. Uansett har jeg innsett at det er mye mer effektivt å bruke tiden på mer høyverdige oppgaver, for eksempel å jobbe med høyverdige og innholdsrike produkter, støtte mine 1-1 coachingklienter, nye prosjekter og skrive nye artikler. Reklame

Ikke stress for mye om å svare på hver enkelt post. Svar om det hjelper, men hvis kostnadene ved å svare ikke oppveier fordelene, så er det kanskje ikke verdt å bekymre seg for det. Bare la det være og ting vil sortere seg ut gjennom tiden.

5. Opprett malresponser hvis du ofte sender lignende svar

Hvis du ser gjennom din sendte mappe, vil du sikkert finne en trend i ting du svarer på. Posten jeg mottar på nettstedet mitt, kan vanligvis bli klassifisert i en av de få kategoriene (1) tilbakemelding / takk mail (2) 1-1 coaching (3) forespørsler om bok / produktanmeldelser (4) snakker forespørsler (5) andre . For (1) og (2) bruker jeg maler som jeg har skrevet før hånden som jeg bruker i svarene mine. Som jeg svarer, ville jeg tilpasse dem tilsvarende for å passe behovene til den opprinnelige posten. Dette lagret meg store mengder tid, i forhold til tidligere da jeg ville skrive e-post fra grunnen av.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

6. Les kun de e-postene som er relevante

Jeg abonnerer på flere nyhetsbrev - for eksempel om fitness, selvhjelp, blogging og forretninger, men jeg leser ikke alle postene de sender. Jeg sletter heller ikke dem, fordi jeg vet at de har verdifull informasjon. I stedet setter jeg gmail til å arkivere dem automatisk til forskjellige etiketter (mapper). Blog-postmeldinger blir arkivert i bloggingsmappen, treningsmeldinger blir arkivert i helse- og treningsmappe, og så videre. Fra nå har jeg omtrent 30 mapper. Jeg leser dem bare når jeg vil få mer informasjon om emnet.

Du trenger ikke å lese hver eneste post som kommer inn. Velg og velg det som er relevant for deg.

7. Konstruer dine mails i kategorier

Mapper (eller etiketter, hvis du bruker Gmail) er der for å hjelpe deg med å organisere postene dine.

Bruk for det første et relevant navngisystem til det du gjør. Hvis dine største prioriteringer nå er, si, (1) skrive en bok og (2) gå ned i vekt, så navngi dine mapper som det. Reklame

For det andre, bruk hierarkistrukturen. første nivå mapper er for de store kategoriene, og andre nivå mapper er for underkategorier, og så videre. For eksempel har jeg “admin” som en første nivå mappe, og “Back-Up”, “regnskap”, “kontoer”, etc som andre nivå mapper. Hvis det er nødvendig, har jeg mapper på tredje nivå for å segmentere dem videre. Gmail har et tilleggsprogram som lar deg bruke forskjellige tieretiketter (Innstillinger> Labs> Nested Labels)

Bruke filtre (# 8) for å automatisk organisere e-post i mapper virker underverk.

8. Bruk filtre

Filtre er verktøy som hjelper deg med å sortere ut posten automatisk når den kommer inn i e-posten din. Det er 2 grunnleggende ting som kreves for et filter - (1) Begrepet å passe på (2) Handling som skal gjelde hvis begrepet samsvarer. Fra nå av har min gmail omtrent 20 forskjellige filtre satt opp for forskjellige e-postadresser, emnetitler, kroppstekst og hva som ikke er. Avhengig av hvilket filter det er, blir posten automatisk sortert i en respektive mappe / arkivert. Dette minimerer mengden administrative handlinger jeg må gjøre.

Her er videoopplæringen min, hvordan jeg konfigurerer mine e-postfiltre for å oppnå innboks null: 3 enkle tips for å oppnå innboks null ved hjelp av e-postfiltre [Videoopplæring]

9. Bruk 1-minutters regel når du svarer

Hvis det tar innen 1 minutt å svare, svarer du umiddelbart og arkiverer det. Ikke la den sitte i postkassen din i mange år. Det kommer til å ta enda mer innsats, slik at det svinger rundt deg og blir stadig påminnet om at du må svare. Bare vær sikker på at du holder deg til 1-minutters tidsramme når du svarer, så det tar ikke mer tid enn nødvendig. Dette hjelper meg å rydde stor batch av post på kort tid.

10. Angi en grense for tiden du bruker i innboksen

Utover 1 minutters regel, begrens den totale tiden du bruker i innboksen din. Neste gang du sjekker din mail, må du selv. Se hvor lenge du tar for å behandle, lese, svare og sortere gjennom e-posten din. Deretter spør deg selv hvor mye av den tiden som er brukt. Sjansene er at det meste tjente som absolutt ingen hensikt. Reklame

Til tider får du e-postmeldinger som er alarmerende lenge. For disse e-postene, skann gjennom, se om det er noe relevant for deg, og behandl dem deretter. Svar om nødvendig (og bruk 1 minutters regel); arkiver det hvis du ikke har tenkt å svare. Hvis du skal svare, føler du ikke behov for å gå tilbake med en lang mail bare fordi personen skrev en lang mail. Det siste du vil ha, er en e-postutveksling av essays, noe som uheldigvis vil føre til at du faller inn i et svart hull i e-post. Logg inn i innboksen din, gjør hva du trenger å gjøre, og kom deg ut like etter det.

11. (Ruthlessly) Avmeld deg fra ting du ikke leser

Ved cruising rundt på nettet registrerer du sannsynligvis en rettferdig andel av nyhetsbrev og feeds på impuls som du mister interesse for etterpå. Hvis du finner gjentatte ganger å slette e-posten fra abonnementene dine, er det et tegn på at du bare skal abonnere umiddelbart.

Få manifestversjonen av denne artikkelen: [Manifesto] 11 tips til effektiv e-postbehandling

Original Artikkel: 11 enkle tips for effektiv e-postadministrasjon Personlig Excellence

Utvalgt foto kreditt: Businesswoman tegne en e-post konvolutt via shutterstock.com