10 Små ting du kan gjøre for å spare tid på kontoret

Ser du på å spare tid på kontoret uten å måtte gjøre en fullstendig overhaling av din tidsplan eller kalender?

Her er 10 ting du kan gjøre for å barbere minutter fra din vanlige arbeidsrutine:

Opprett en dokumentmal.

Kontroller timeplanen din og e-postmeldingen fra den siste måneden for tips om hvilke dokumenter du bruker mest, og opprett deretter et sett med maler for disse elementene. Begynnervennlige ideer inkluderer: e-postforespørsler og bekreftelser, forslag, kontaktskjemaer, kontrakter, dagsordener, presentasjonsdekk, agendaer og økonomiske rapporter. Reklame

Sett opp mapper og filtre i din e-postboks.

Automatiser e-post sorteringsprosessen ved å sette opp forskjellige mapper og filtre i e-postprogrammet ditt. Du kan få dine e-poster filtrert av personer (klienter, veiledere, kollegaer og leverandører), arbeidsprosjekter (administrative oppgaver, internt arbeid, klientarbeid og forskning) eller e-postabonnementer, og sendes deretter riktig til riktig mappe.

Forbered mini agendaer for uformelle møter.

Få mest mulig ut av dine uformelle møter med veiledere eller kollegaer med en mini-agenda. Dette trenger ikke å være et formelt dokument, bare å oppgi de forskjellige elementene, oppgaver, spørsmål og bekymringer du vil diskutere før møtet ditt. Ikke bare vil du ha en praktisk guide til møtene dine, men du vil også ha en oversikt over prosjekter, oppgaver og gjenstander som diskuteres.

Gi opp mappeflikene.

Er du lei av å kaste bort tiden din flapper med alle de små plastflikene som følger med hengende mapper? Gi opp disse teeny-fanene og merk dem bare på manila-mapper. Gjør det lettere for deg å identifisere filer med et blikk ved å bruke forskjellige fargemanila mapper og / eller hengende filer. For eksempel kan du bruke grønne mapper for økonomiske dokumenter, røde mapper for nåværende prosjekter og så videre. Reklame

Spar deg noen få klikk.

Går du mest mulig ut av arbeidsenhetene dine? Ta et øyeblikk for å sette opp kortnummerfunksjonen på arbeidet ditt eller din mobiltelefon for ofte oppringte numre og sett opp bokmerker på nettleseren din, eller bruk en bokmerke tjeneste for jevnlig besøkte nettsteder. På samme måte, hvis du regelmessig bruker et dataprogram eller -program, kan du lære noen snarveier for å spare tid når du jobber.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Lag en prosess eller oppgave sjekkliste.

Effektiviser rutinemessige prosesser eller oppgaver ved å lage en sjekkliste over må-gjøre-elementer. Dette kan være spesielt nyttig for elementer du gjør hver annen måned eller så, for eksempel kjører rapporter, sikkerhetskopierer filer eller oppdaterer elementer på en nettside eller server. Lag detaljert notater og instruksjoner om de forskjellige oppgavene du må fullføre for prosjektet.

Hold rengjøringsmateriell innenfor rekkevidde.

Ikke kast bort tiden din klatring over alle kontorrekvisita i bakrommet bare for å få en støvduk. Ta ut et mellomrom i en nærliggende skrivebordslåse, skap eller hylle og lager den med kontorrekvisita. Bland og sett sammen en hvilken som helst av følgende, og følg gjerne på å legge til dine forsyninger etter behov: støvduk, duster, lintvals, skjermeneservietter og rengjøringsmiddel, desinfeksjonsduk og / eller gel, et papirpapirrull og vindurengjøringsmiddel . Reklame

Forhåndsplanlegging online lunsj ordre.

Bestiller du jevnlig lunsj på jobben? Noen restauranter og kafeer har elektroniske bestillingssystemer som gjør det mulig å plassere og planlegge måltidsbestillinger hvor som helst fra et par dager til noen uker i forveien. Sjekk favorittlunsjstedene dine for å se om de tilbyr denne tjenesten og spare deg for å måtte legge daglige bestillinger.

Still inn en timer.

Hold arbeidsmøter på sporet ved å sette inn og følge en timer. Du vet nøyaktig hvor mye tid du har brukt på jobben og hvor mye tid du har forlatt tilgjengelig for deg i hver av dine møter. Du vil kanskje også vurdere å sette en timer for forskjellige oppgaver mens du jobber for å bedre spore din egen tid.

Lagre nødmaterialer i en skuff.

Vær forberedt på nødsituasjoner på et øyeblikk. Ryd ut plass i en nærliggende skrivebordslåse og trekk sammen et lite sett med nødmaterialer, inkludert, men ikke begrenset til: en lommelykt, glømpe, liten førstehjelpsutstyr, reservemedisinering, paraply, liten radio, ekstra batterier, energi eller granola barer , og flasker med vann. Reklame

Hvilken liten handling vil du prøve å redde deg selv et par minutter på jobb? Legg igjen en kommentar nedenfor.